Эссе на тему: "Информационные технологии управления персоналом"

В данном эссе мне бы хотелось охарактеризовать информационные технологии управления персоналом.

Надо сказать, что в последние годы информационные технологии проникли практически во все сферы жизни человека и общества: государственное и муниципальное управление, экономику, хозяйственную деятельность, научные исследования, образование, медицину и частную жизнь человека. Не является исключением и управление персоналом, деятельность кадровых служб предприятий и организаций. Несомненно, персонал является важнейшим ресурсом любой организации. Этим определяется и  значение специалистов по управлению персоналом. 

Начнем с определения, информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

Процесс управления можно представить как обработку информации, следовательно, чем качественнее обработка информации, тем эффективнее управление.

Как известно, информационные технологии участвуют в совершенствовании управления. В настоящее время на базе информационных технологий решаются важные задачи управления персоналом. Перечислим их:

1. Планирование штанных расписаний с формированием должностных инструкций;

2. Учет персонала (персональные данные о сотрудниках);

3. Подбор новых сотрудников и перемещения;

4. Планирование и учет использования трудовых ресурсов;

5. Расчеты с персоналом (расчет выплат по оплате труда, пособия, контроль выплат, подотчетные лица);

6. Учет подотчетных сумм и депонентов;

7. Систему управления документами;

8. Персонализированный пенсионный и налоговый учет [2; c. 30].

Стоит отметить, что важную роль программного обеспечение играет в защите информации участвующей в управлении персоналом.

Принципы построения информационных систем управления персоналом сводятся к следующим:

-         единая стандартная база данных, содержащая всестороннюю информацию о персонале предприятия.

-         исполнение в архитектуре «клиент-сервер» и в технологии распределенной обработки информации.

-         построение комплексов из клиентских рабочих мест и серверного компонента (базы данных). Клиентская часть и база данных могут быть расположены на одном компьютере или разнесены в локальной сети на различные компьютеры.

-         использование как однопользовательских, так и многопользовательских баз данных. Применение однопользовательской версии возможно при небольшой численности сотрудников или при отсутствии распределенной обработки информации на предприятии

Среди особенностей ИСУП можно выделить такие как: ведение журнала регистрации действий пользователя, документирование базы данных,  единое администрирование базы данных (управление доступом к базе данных, управление доступом к данным и используемым функциям), возможность использования большого количества показателей аналитического учета, использование встроенного и внешнего генератора отчетов.

Поскольку история автоматизации кадровых служб началась практически одновременно с внедрением информационных технологий в управлении, давайте разберемся, какие программные средства есть в арсенале современного кадровика. Все эти программные продукты можно разбить на четыре группы: информационно-справочные системы, программы автоматизирующие отдельные участки в работе кадровой службы, HRM модули в составе комплексного продукта для автоматизации предприятия, специализированные комплексные HRM системы.

Итак, начнем с первой. Информационно-справочные системы нельзя назвать специализированными системами по управлению персоналом, но они активно используются в работе кадровика. В первую очередь это правовые справочные системы. Сегодня в нашей стране существует целый ряд правовых справочных систем: "Кодекс" , "Референт" , "Юридический мир" , "Ваше право" , "Юрисконсульт" , "Законодательство России". Однако самыми крупными являются "Гарант" и "Консультант Плюс". Эти две фирмы создали наиболее разветвленную сеть своих информационных центров в различных регионах России. Помимо информации по законодательству в обеих системах созданы обширные консультационные базы.

Теперь, что касается отдельных программ автоматизации. Это программные продукты автоматизирующие отдельные функциональные задачи. Как правило, это программы кадрового учета, расчета заработной платы, найма персонала, аттестации, тестирования, управления компенсационным пакетом, оценки, обучения, развития и мотивации персонала. Уровень разработки этих программ может быть самый разный - от примитивного до самого продвинутого. Но их объединяет принцип их создания - разработчики этих программ и не ставили перед собой цели разработать комплексный продукт. Это не комплексные системы в процессе разработки, а полностью законченный продукт. Как правило, системные решения, лежащие в основе этих разработок, не позволяют им развиваться как комплексным HRM-системам. Понятно, что такие программы имеют локальное применение и могут быть рекомендованы только небольшим организациям для решения учетно-отчетных задач в конфигурации "Зарплата-Кадры".

Что касается специализированных комплексных HRM систем, то здесь хочется отметить, что эти системы удовлетворяют самым высоким требованиям по HRM-функциональности. Существуют разные точки зрения на вопрос о составе полнофункциональной HRM-системы. Одним из распространенных вариантов можно считать перечень функций, используемый центром Tadviser.

 В его состав входят: организационный менеджмент, кадровый учет, кадровый документооборот, табельный учет, расчет зарплаты, регламентированная отчетность, компенсационный пакет, планирование человеческих ресурсов, планирование фонда оплаты труда, управление компетенциями, оценка персонала,  управление мотивацией,  управление обучением,  электронное обучение,  подбор персонала, управление кадровым резервом, HR-портал, информационное самообслуживание, аналитика по персоналу.

Как видно из этого перечня, современные HRM-системы охватывают все возможные области деятельности службы персонала. Основной отличительной чертой этих программ является наличие единого информационного пространства, которое позволяет использовать в работе каждого модуля все многообразие накопленной в системе информации, построить эффективные аналитические системы и системы поддержки принятия решений. Совершенно очевидно, что специализированные комплексные HRM системы можно назвать стратегическим инструментом развития кадровых служб, рассчитанным на долгие годы эксплуатации.

Рассмотрим HRM модули как составную часть комплексного продукта.

Программы комплексной автоматизации (программы класса ERP или близкие к ним), пожалуй, наиболее развитые и сложные среди средств автоматизации бизнеса. Требования к функционалу HR-модулей этих программных продуктов не отличаются от требований к специализированным комплексным HRM-системам. Более того наибольшей реализованной на сегодня функциональностью обладают именно специализированные модули ERP-систем от Oracle и SAP. Однако интегрированность этих модулей имеет как преимущества, так и определенные недостатки. Бесспорным преимуществом такого решения является полное информационное обеспечение со стороны других подсистем: финансовой, коммерческой и производственной. Но достаточно высокая автономность кадровой информации и кадровых процессов существенно снижает ценность этого преимущества. При этом остаются присущие этим системам недостатки: долгий срок внедрения системы, который может длиться несколько лет, а использовать программу нужно уже сегодня; высокая стоимость владения системой (стоимость закупки ПО, внедрения, эксплуатации и технической поддержки), зависимость кадровой службы от внедрения системы в других подразделениях. Поэтому встречаются варианты построения комплексной системы автоматизации предприятия, когда вместо HRM-модуля Oracle или SAP внедряется система отечественной разработки, например решение от "Компаса".

Как мы увидели, задача автоматизации кадровой службы может быть решена с помощью программ разного класса и разных производителей, но какую бы информационную систему ни выбрала конкретная организация важно, чтобы эта система отвечала современным требованиям к такого рода системам.

Считаю нужным отметить эти требования:

- возможность доступа к данным для множества пользователей, объединенных в локальную сеть предприятия, а зачастую - и для пользователей, удаленных от центрального офиса,

- развитый, дружественный графический интерфейс конечного пользователя,

- режимы обработки оперативной информации, близкие к режиму реального времени,

- средства аутентификации и разграничения прав доступа, позволяющие предоставлять информацию в соответствии с должностными обязанностями пользователя; высокий уровень защищенности от несанкционированного доступа, основу информационной системы составляет промышленная база данных, поддерживающая доступ на основе стандарта SQL, как правило, Oracle или MS SQL Server.

Надо сказать, что, несмотря на то, что большинство информационных технологий, используемых в кадровом менеджменте, изначально не были созданы для данной области управленческой деятельности, потребности современного бизнеса выдвинули новые требования к их функционалу. На сегодняшний день информационные технологии позволяют оптимизировать и ускорить процесс трудовой деятельности специалистов в сфере HR практически на каждом этапе работы с персоналом.

Подводя итог вышеизложенного, можно сказать, что современным компаниям требуются не только высококвалифицированные сотрудники, способные работать с информационными технологии, но и сотрудники, умеющие сформулировать потребность организации в информационных технологиях, так как информационные технологии требуют значительных финансовых вложений, которые, в случае неправильно сформулированной потребности, могут быть потеряны в двойном или тройном размере.