Документы, содержащие первичную информацию о персонале, и их использование в кадровой работе

Введение
Заявления, автобиографии, резюме
1.2Анкеты и их разновидности

1.3Характеристики, рекомендательные письма и иные виды документов
Методы проверки представляемых документов
Роль тестирования в кадровой работе
3.1 Типы тестов
4. Заключение
Список используемой литературы

Введение.
К документам, содержащим первичную информацию о персонале, можно отнести заявления, автобиографии, анкеты, резюме, рекомендательные письма, характеристики, дипломы, аттестаты, свидетельства, сочинения, фотографии и проч. Их анализ во многом облегчает принятие кадровых решений, связанных с оформлением на работу, аттестацией, должностными перемещениями, увольнениями, повышением квалификации и прочие. Методы такого анализа зависят от бюджета, стратегии, культуры организации, а также относительной важности должности, которую занимает или на которую претендует соответствующий субъект.В то же время из документов можно получить лишь ограниченное количество информации, в чем состоит главный недостаток данного источника кадровой информации.
Заявления, автобиографии, резюме.
Установление первичных контактов между претендентами и кадровой службой работодателя может осуществляться как заочно, так и очно.В первом случае это делается с помощью резюме, которое используется всегда, за исключением случаев, когда этого явно не требуется. Его назначение двоякое: службе персонала изучение резюме облегчает отбор претендентов, а последним дает шанс заинтересовать в себе работодателей.
Резюме содержит сжатое описание сильных и слабых сторон специалиста и бывает:  хронологическим, функциональным.
В блоки резюме входит:
- Личные данные (ФИО, возраст, гражданство, семейное положение, адрес, контактный телефон);- Цели соискания должности (23 строки);- Трудовой опыт (перечисление в обратной хронологической последовательности мест предыдущей работы, занимаемых должностей, достигнутых успехов и причин увольнений);- Сведения об образовании в обратной значимости (учебные заведения, специальности, дополнительное образование, приобретенные навыки);- Дополнительная информация (знание языков, компьютера, наличие водительских прав, членство в общественных организациях, публикации, изобретения; особенности характера, важные для работы; фамилии тех, кто может дать рекомендации);- Резюме должно быть четким, конкретным, кратким, иметь объем не более одной страницы А4 (больший свидетельствует о недостаточной избирательности и неумении составлять документы). В то же время отсутствие стандартной формы такого документа затрудняет сопоставление кандидатов, допускает возможность намеренно или случайно опустить важную информацию.
Идеальное заявление является серьезным деловым письмом и одновременно сжатым пакетом продажи собственного дела.
Вербовочная анкета, с которой часто совмещается заявление, содержит вопросы о предыдущей работе, заработной плате, причинах увольнения, об интересах, опыте предпринимательства, преподавания, о научной деятельности, участии в общественных организациях, наградах, почетных званиях, публикациях, а также о лицах, которые могут что-то сообщить о личности претендента.Примерная схема вербовочной анкеты:
- Должность, на которую претендует субъект;- Готовность приступить к работе;- Личные сведения;- Адрес;- Ограничения по здоровью;- Служба в Вооруженных силах;- Образование;- Дополнительное образование;- Опыт работы (адрес фирм, руководители);- Желаемый оклад;- Согласие на запрос (если нет причины);- Работа в общественных организациях;-Опыт и навыки, делающие возможность работы в данной организации;
-Судимости.
Специальные анкеты создаются крупными фирмами с большим числом работников и частыми акциями по массовому набору кадров.По результатам изучения такого рода анкеты претендента можно приглашать на собеседование. Делают это как можно быстрее, пока человек не передумал (то же относится и к сообщению о найме после него).Приглашение может быть предварительно сделано по телефону, но обязательно должно быть подтверждено письменно. Правила хорошего тона требуют приложить к приглашению схему расположения офиса организации и кадровой службы.
Распространенным документом для первичной характеристики кандидата является автобиография. Оптимальный ее объем составляет 1,5 страницы формата А4. Она может иметь табличную форму: слева даты, справа описание событий, быть отпечатанной на компьютере или аккуратно написана от руки. Содержание автобиографии целесообразно представлять 910 пунктами: ФИО, дата и место рождения, место жительства, семейное положение, образование, характер обучения и успеваемость в учебном заведении, профессиональная деятельность, знание языка, повышение квалификации.Хотя автобиография и субъективна, ибо соискатель, вполне понятно, будет стремиться приукрасить себя (субъективизм могут проявить также и те, кто будет ее оценивать), но все же содержит важную информацию для последующего собеседования.
Как считают специалисты, при анализе автобиографии надо обращать внимание на следующее:
1. Оформление: Внешний вид документа дает представление о личности нанимаемого, серьезности намерений. В частности, речь идет:
О способе выполнения. Желательно, чтобы автобиография была написана разборчиво от руки, что позволяет проводить графологическую экспертизу (правда, для этого нужен довольно длинный текст). Текст, набранный на компьютере или отпечатанный на принтере, может быть написан кем-то другим, свидетельствовать о лени и недобросовестности заявителя.  Характере оформления. Речь идет о четкости и ясности формулировок, правильной компоновке материала, об умении кратко изложить важнейшие факты, не нуждающиеся в комментариях, отсутствии крайностей в высказываниях и оценках, о чистоте, аккуратности и даже виде бумаги. Неряшливо оформленная автобиография может свидетельствовать о серости, эгоистичности заявителя, низкой заинтересованности в работе (в то же время представители некоторых профессий, а также творческие личности этим моментам не придают значения).
2.Содержание. Может информировать о кандидате с позиций требований должности, показать образ мысли, желание и возможности работать, целеустремленность, настойчивость, успехи в профессиональном развитии.
3.Точность информации. Данные, приводимые заявителем, должны быть проверяемыми, особенно в отношении образования, опыта, имевшихся на прежнем месте трудностях и проблемах.
4.Стиль изложения. Динамичный стиль характеризуется частым употреблением глаголов; статичный существительных и нагромождением придаточных предложений. Деловой стиль предполагает разумные, сжатые предложения. Крайне динамичный стиль может свидетельствовать о дисгармонии, статичный однообразии мышления, упрямстве.Стиль может быть напыщенным, скромным, свободным и т. п.При анализе текста необходимо обращать особое внимание на смену мест работы, сфер труда, профессий.
В результате можно построить модель становления претендента, отражающую его социально-психологический портрет, общий фон и тенденции его развития, субъективные психологические элементы. В автобиографии не должно быть неясностей и пробелов, особенно в отношении прошлой занятости. У того, кто не все говорит, есть что скрывать (длительная болезнь, безработица, судимость, недисциплинированность и т. п.). 
1.2 Анкеты и их разновидности.
Анкеты предназначены прежде всего для работников высшей квалификации (анкетировать можно и работающих сотрудников). Они позволяют выявить соответствие качеств субъекта существующим требованиям при приеме на работу или аттестации.Достоинствами анкеты как документа для отбора кадров являются стандартность, наглядность, контролируемость, создание основы для последующего собеседования. В то же время анкета ограничивает свободу самовыражения претендентов, поэтому хорошую анкету непросто создать.Анкеты необходимы, поскольку в заявлениях и автобиографиях не освещаются все интересующие организацию вопросы.
Существует несколько видов анкет: стандартные, собственные, специальные, выпускников учебных заведений, о последней должности, по судимости, биографическая, вербовочная. Анкеты заполняются в присутствии интервьюера, дома самостоятельно, работником кадровой службы со слов претендента (смешанные).Они сравниваются по пунктам с установленными критериями отбора, что позволяет выявить соответствие уровня образования и практического опыта характеру должности, наличие ограничений любого вида на выполнение должностных обязанностей, готовность к дополнительным нагрузкам, например командировкам, круг поручителей, а также обнаружить факторы, которые могут помешать будущей работе.Но окончательное решение в сложных ситуациях не должно основываться только на анкете, ибо ответы на нее могут быть сфальсифицированы.
1.3Характеристики, рекомендательные письма и иные виды документов.
Характеристики и рекомендации пригодны в основном для руководящих должностей. Обычно они бывают двух видов: содержат суждения только о деловых и профессиональных качествах либо детальное или обобщенное реноме.
Еще в недалеком прошлом письменная характеристика была едва ли не основной формой проверки лиц, поступающих на работу или подлежащих аттестации.  К характеристике предъявлялось требование создать объективный образ живого человека с его сильными и слабыми сторонами, что облегчало принятие конкретных решений, позволяло предсказать будущее поведение. Для этого характеристика должна минимально оперировать оценками и доказательствами, но содержать описание кандидата и наиболее яркие примеры его деятельности. В результате должностное лицо, не имевшее возможности лично познакомиться с кандидатом, могло принять решение, касающееся его судьбы.
Другими видами документов, на основе которых можно принимать кадровые решения (предварительные или окончательные), являются дипломы (свидетельства) об образовании и квалификации. Они считаются довольно серьезным подтверждением личностных и деловых качеств кандидата, особенно молодого.Первоначально документы об образовании и квалификации представляются только в копиях; после принятия окончательного решения в подлиннике.Хорошие оценки позволяют выявить область интересов, плохие свидетельствуют о лени.В то же время необходимо различать две категории учащихся: всесторонне одаренные и прилежные (последние достигают больших успехов в дисциплинах чистой зубрежкой, например, языка, хорошие оценки по которому часто свидетельствуют лишь о силе воли).Свидетельства о квалификации можно проверять, зная прежнюю фирму, сопоставляя с другими документами, экзаменуя кандидата с его согласия.
Чем больше различных свидетельств предоставляется, тем точнее оценка.Специфическим документом является фотография. Она облегчает ориентировку в других документах, играет определенную роль в формировании целостного восприятия человека, помогает первичному отбору лиц, которые будут работать с людьми. По фотографии можно сделать некоторые выводы о культуре, эстетике, аккуратности, чувстве цвета, высокомерии (по позе, повороту головы), экстравагантности, небрежности. Поэтому сегодня в западных фирмах, которые могут себе позволить такую роскошь, иногда осуществляются физиогномические экспертизы. Правда, результаты их не считаются достаточно надежными.
Методы проверки представляемых документов.
Представляемые документы могут потребовать дополнительной проверки (особенно тех кандидатов, которые претендуют на высокие должности, исполнение которых связано с большой ответственностью). Проверка происходит путем запросов, сопоставления с другими источниками, чтения между строк, для чего проверяющих специально обучают.В настоящее время широкое распространение получило целенаправленное наведение справок о претенденте, причем источник информации (лиц, знающих его по совместной работе или учебе) он может назвать сам.Обычно фирма сразу оговаривает право на независимую проверку отзывов и рекомендаций кандидата путем письменного или устного запроса. Запросы на прежнее место работы делают заблаговременно, прежде всего в отношении тех, кто прошел предварительный отбор и включен в сокращенный список лиц для последующей работы.Основу запроса составляет информация о новом месте работы и специфике предполагаемой должности, а цель заключается в выяснении степени соответствия им качеств претендента.Для этого в организацию, где он в последнее время работал (работает), в надежде на объективный ответ направляется специальная анкета.
В ней могут быть следующие вопросы:
- о продолжительности пребывания в организации; - характере, объеме и качестве выполнявшейся работы (постоянные обязанности или разовые поручения);- профессиональной пригодности, знаниях, навыках, особых способностях;- сферах и уровне ответственности;- достоинствах и недостатках;- оплате, премиях;- взаимоотношениях с подчиненными и администрацией, стиле руководства;- трудовой дисциплине (видах, характере и причинах имевших место нарушений);- добросовестности, исполнительности (закончил ли кандидат порученные ему работы);- причинах увольнения;- состоянии здоровья;- сильных и слабых сторонах (с точки зрения будущей должности), пригодности к ней.
Роль тестирования в кадровой работе.
Анализ документов считается довольно надежным источником информации о работнике (кандидате), однако характеризует лишь его прошлое. Представление о личности (в целом и об отдельных сторонах), а также о возможном поведении в будущем могут дать различные тесты, которые считаются результативным способом оценки людей.В то же время надо иметь в виду, что ответы на многие тесты находятся под влиянием национального, социального и культурного опыта, поэтому в чистом виде лучший тест лишенная всего этого математическая задача.Под тестом понимается система заданий, позволяющих выявлять, измерять и характеризовать уровень развития определенных качеств личности (до 400), ее реакции, а также осуществлять межличностные сопоставления или сравнение человека с самим собой в разные периоды жизни.Слово «тест» было введено в научный оборот в 1890 г. в статьях Дж. Кеттела.В России тестирование применялось еще в Первую мировую войну для отсева умственно отсталых офицеров.Разновидностью теста является опросник, с помощью которого можно обнаружить интересы людей.Практическое использование теста, или тестирование, представляет собой метод психодиагностики  системы мер по выявлению наличия и степени выраженности определенных признаков в психике человека (другие методы  беседы, интервью, экспертные оценки, социометрия).
Тестирование предполагает обращение к психике человека с помощью специальных методик интервью, анкетирования, решения задач. Сегодня тестирование применяется при найме, отборе кандидатов на важные должности, расстановке кадров, планировании работы с молодежью, формировании трудовых коллективов, развитии персонала и организации.Тестированию не подвергаются лица либо очень низкой, либо очень высокой квалификации, с большим опытом.Для тестируемых необходимо создавать комфортные условия, снимать психологическое напряжение, вызываемое боязнью ошибиться, не уложиться во времени. Это позволит показать типичное поведение, которое требуется зафиксировать и измерить.
Тесты должны быть: объективными, надежные, экономические.
3.1Типы тестов.
Тесты могут быть классифицированы:
По способу преставления:- вербальные;
- невербальные;
- имитационные.
2. По способу постановки задач:
- стандартизированные;
- не стандартизированные.
3. По способу представления задания:
- прямые;
- косвенные.
4. По характеру требований к ответу
5. По степени полноты охвата объекта.
6. По содержанию.
Тесты на двигательные физические способности (силу, быстроту реакции) используются по отношению к должностям, не требующим квалификации, но предполагающим затраты ручного труда. Они могут быть элементом предварительного испытания на рабочем месте, когда кандидат попадает в реальную обстановку предлагаемой работы.Другим вариантом проверки физических возможностей является соответствующим образом составленный вопросник, учитывающий требования рабочего места.Тесты на свойства личности: интересы, характер, общительность, хладнокровие, устойчивость, агрессивность, честность, способность к лидерству, квалификацию, опыт, умственные способности, стремления, ожидания.Тесты на достижения (оценка знаний, успехи в тех или иных областях).Тесты на интеллект и общие способности. 
Заключение.
Вступление в силу ТК РФ обязывает специалистов кадровых служб пересмотреть сложившуюся систему работы с кадровой документацией. Документирование процессов управления персоналом занимает важное место в трудовом законодательстве, которое во многом по-новому трактует порядок письменного оформления тех или иных процедур, выполняемых кадровой службой.
Документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.
Список используемой литературы.
1.Гордеева, О. Г. Учет и анализ в условиях ценностно-ориентированного управления / О.Г. Гордеева, Т.Ю. Серебрякова. - М.: ИНФРА-М, 2017.
2. Архипова, Н.И. Управление персоналом организации. Краткий курс для бакалавров / Н.И. Архипова, О.Л. Седова. - М.: Проспект, 2016
3. Исаева, О.М. Управление персоналом: Учебник и практикум для СПО / О.М. Исаева, Е.А. Припорова. - Люберцы: Юрайт, 2016.
4. Лукьянова, Т.В. Управление персоналом. Теория и практика. Управление инновациями в кадровой работе / Т.В. Лукьянова и др. - М.: Проспект, 2015.
5. Мелихов, Ю.Е. Управление персоналом: портфель надежных технологий: Учебно-практическое пособие / Ю.Е. Мелихов, П.А. Малуев. - М.: Дашков и К, 2015.
6. Моргунов, Е.Б. Управление персоналом: исследование, оценка, обучение: Учебник для академического бакалавриата / Е.Б. Моргунов. - Люберцы: Юрайт, 2016.
7. Оксинойд, К.Э. Управление социальным развитием и социальная работа с персоналом организации: Учебно-практическое пособие / К.Э. Оксинойд. - М.: Проспект, 2014.
8. Брагина Зинаида Управление персоналом; КноРус медиа - М., 2015
9 . Дементьева А. Г., Соколова М. И. Управление человеческими ресурсами. Теория и практика. Учебник; Аспект пресс - М., 2015. 
10. Рофе А. И. Организация и нормирование труда. Учебное пособие; КноРус - М., 2016.