Эссе на тему: "Виды, назначение и состав кадровой документации"

Кадровые документы играют огромную роль в жизни нынешних компании, учреждений и организаций. Они считаются подтверждением факта, явления, события, связанного с трудовыми взаимоотношениями между работником и работодателем (прием, переезд, увольнение и др.).
Обязательные кадровые документы обязаны храниться всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, области деятельности и количества персонала. Все эти документы прямо или косвенно названы в Трудовом кодексе.
Таким образом, кадровая документация – это комплект документов, которые регламентируют трудовые и связанные с ними отношения между работником и работодателем. [2, с. 45]
Основная цель кадровой документации - повысить прозрачность трудовых отношений. Вся система кадровой документации определяет конкретные правила, в соответствии с которыми работникам гарантируется устойчивость, а администрация легче управляет сотрудниками. Наиболее точное регулирование круга обязанностей и прав с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых взаимоотношений.
Каждый работодатель должен иметь кадровую документацию. Это, в частности, определено в Трудовом кодексе. Так, к примеру, необходимость в трудовых договорах с сотрудниками предусмотрены статьями 56 и 67 ТК РФ, вести учет трудовых книжек - статьей 66 ТК РФ, устанавливать правила труда - статьей 189 ТК РФ. [1] Формирование или ведение прочих кадровых документов могут быть предусмотрены и иными законами (в частности, положение о персональных данных – ФЗ от 27.07.2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» или Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей - Постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»).
Кадровую документацию можно распределить на несколько видов. [2, с. 47]
1. По степени обязательства:
* обязательные документы - для проведения во всех организациях независимо от области деятельности, количества персонала и организационно-правовой формы;
* рекомендательные документы - имеющие рекомендательный характер;
* специфические документы - в зависимости от специфики определенного учреждения.
2. По целевой принадлежности:
* документы по учету персонала работников (приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска, переводе на другую работу, увольнении, личной карточке сотрудника и др.);
* документы, связанные с выполнением функций управления сотрудниками и организации труда.
3. По функциональному назначению:
* внутренние локальные положения - обусловливают общие принципы организации и являются непременными для всех работников организации, к деятельности которых они относятся (инструкции, положения, постановления и др.);
* информационные и расчетные документы - они содержат информацию, на которой основаны расчеты различного характера внутри организации, или документы, служащие для сохранения данных, необходимых для работы (графики, расчетные ведомости, таблицы и др.);
* документы, подтверждающие трудовую деятельность персонала. По пенсионному и трудовому законодательству данные документы считаются подтверждением трудоустройства;
* административные документы - документы, выданные работодателем для передачи конкретных распоряжений персоналу организации (распоряжения, приказы, положения, инструкции);
* контрольные и бухгалтерские журналы - журналы (книги) учета и регистрации документов, служащие для установления определенного регистрационного индекса на документы и придания юридической силы кадровым документам в трудовых спорах.
Документы, которые должны быть доступны, включают в себя [4]:
- трудовой договор (контракт);
- штатное расписание;
- личная карточка (форма Т N-2);
- приказ (приказ) о приеме на работу (форма N Т-1);
- приказ (приказ) о переводе на другую работу (форма N Т-5);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма N Т-6);
- приказ (распоряжение) о расторжении трудового договора (контракта) (форма N Т-8);
- график отпусков (форма N Т-7);
- табель учета использования рабочего времени (форма N Т-13);
- табель за использование рабочего времени и заработной платы (форма N Т-12);
- положение о защите персональных данных работника;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- трудовая книжка;
- местные акты по охране труда.
Большинство кадровых документов обязаны храниться и не уничтожаться в течение 75 лет. [3]
Важность кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основой совокупности соответствующих прав и обязанностей работника и работодателя. Так, к примеру, должностная инструкция - это документ, подтверждающий полномочия должностного лица выполнять юридически значимые действия, включенные в его служебные обязанности.
Кроме этого, с помощью конкретных кадровых документов, применяемых в качестве значимых письменных доказательств, работодатель может доказать свое дело в суде.
Так, к примеру, организация может представить следующие кадровые документы для подтверждения налоговых льгот по подоходному налогу и налогу на имущество: ведомости заработной платы, штатное расписание, приказы о персонале, табели учета рабочего времени и копии трудовых книжек. [3]
Огромное количество кадровых документов содержат сведения высокой социальной значимости. Потому отношение к работе с подобными документами должно быть крайне ответственным. Так как правильность заполнения кадровых документов имеет зависимость от подтверждения конкретных юридических фактов, на основании которых имеются конкретные права работника.
Таким образом, весь пакет кадровых документов, выработанный в итоге регулирования трудовых взаимоотношений, считаются взаимовыгодным как для работодателя, так и для работника.
Таким образом, я бы сказала, что управление кадровым делом разрешает результативно решать сразу несколько задач:
* Документирование трудовых взаимоотношений, оформление кадровых процедур у конкретного работодателя.
* Создать целостную систему управления персоналом, которая отвечает стратегическим целям управления.
* Регулировать взаимоотношения между работником и работодателем.
* Создать организационные и правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны, кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой - направляют его на недопущение игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно оформленных кадровых документов взаимовыгодно для обеих сторон трудового договора.
* Разрешать трудовые споры. Нередко от правильно оформленного кадрового документа зависит успеха позиции работодателя в случае конфликтных обстановок, особенно когда кадровая документация выступает в виде одного из письменных доказательств при рассмотрении трудовых споров.
Список использованной литературы
"Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 02.12.2019)
Быкова Т.А., Вялова Л.М., Максимович Г.Ю., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник для вузов / Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2017. - 544 с.
Кадровое делопроизводство: состав и виды кадровой документации. Режим доступа: https://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/44149.htmlПеречень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения/ сост М.П. Жакова. - М.: Росархив, ВНИИДАД, 2018. - 152с.