Эффективность организации ресурсов в процессе управления: способы описания процессов управления

СОДЕРЖАНИЕ

Введение………………………………………………………………………3

1. Процесс управления: понятие, сущность……………………………..5
2. Способы описания процессов управления……………………………9
2.1 Общие принципы……………………………………………………….9
2.2 Текстовый способ…………………………………………………......10
2.3 Табличный способ…………………………………………………….12
2.4 Графический подход к описанию процессов управления…………….15
Заключение………………………………………………………………..…19
Список используемой литературы…………………………………………21

Введение

Для достижения организацией поставленных целей необходимы
затраты ресурсов внешней и внутренней среды.
Ресурсы организации - это имеющиеся или необходимые средства,
возможности, ценности, запасы, обеспечивающие стабильную работу
организации для достижения ее основных целей [1].
Основными видами ресурсов, которыми владеет организация,
являются следующие:
- человеческие (персонал);
- материальные (сырье, материалы, инвентарь инструменты и проч.);
- энергетические (топливо, энергия);
- финансовые (деньги);
- информационные;
- технологические (технологии, ноу-хау, разработки);
- временные.
Управление ресурсами - это процесс предварительного
планирования, составления графика и распределения ресурсов для
достижения максимальной эффективности [3].
В чем важность управления ресурсами?
Управление ресурсами, как и любое управление, сводится к тому,
чтобы добиться более высокого результата при минимальных затратах, то
есть управление ресурсами непосредственно связано с оптимизацией и
эффективностью. Когда заранее известно, что необходимо для успешной
деятельности организации, всегда можно эффективно спланировать
оптимальный способ использования ресурсов.

Описание процессов управления является одним из способов
эффективного управления ресурсами управления организации.
Описанием процессов управления занимаются во всех современных
организациях. Разница лишь в том, что некоторые делают это стихийно, а
в некоторых организациях подходят к этой деятельности планово, в
соответствии со структурой процессов управления.
От того, насколько понятно и в соответствии с целями описаны
процессы управления, зависит эффективность самого процесса
управления.
Таким образом, рассматриваемая тема весьма актуальна. В данной
работе для раскрытия темы будут рассмотрены следующие вопросы и
решены следующие задачи:
1) описано понятие процессов управления;
2) раскрыты основные способы описания процессов управления.

1. Процесс управления: понятие, сущность

В отличие от организационной структуры, которая, являясь формой
организации, отражает статику управления, процесс управления - это
динамика управления, функционирование системы управления, то есть
все то, что происходит в системе управления организацией во времени.
Процессом управления называют любое действие, которое предпринимает
менеджер (управленец любого уровня) для достижения целей
организации.
Управление – это такой процесс, который комплексно решает
проблемы. Управление - это отслеживание тенденций, постановка целей,
формулирование проблем и возможностей, разработка и выбор
альтернатив, принятие решений, составление программ и бюджетов,
определение направлений и мер по их выполнению [5].
Процесс управления – это комплекс последовательных действий,
которые выполняет руководитель (менеджмент в целом), готовясь и
осуществляя воздействия на объект управления.
Обязательными компонентами процесса управления являются:
1) объект управления, определяющий содержание решаемых в
процессе управления функциональных задач;
2) субъект управления - лицо, принимающее решение. Субъектом
управления может быть как один человек, так и группа лиц;
3) содержание процесса;
4) организация процесса;
5) технология процесса.

Этап процесса управления - это группа действий, которые
отличаются определенностью, однородностью, получением конкретного
промежуточного результата.
Выделяют 4 основных этапа процесса управления:
1) постановка цели.
Цель – это идеальное представление желаемого, необходимого и
возможного состояния или результата деятельности.
С постановки целей начинается каждый процесс управления.
Целеполагание включает и определения критериев, с помощью которых
будет определяться степень её достижения. Критерии позволяют
количественно оценить приоритетность целей и мероприятий, выбрать
наиболее эффективные решения;
2) оценка ситуации.
Ситуация в данном контексте - это текущее состояние управляемой
системы, оцениваемое относительно поставленной цели.
Оценка ситуации производится с помощью информации, системы
показателей и т.п. Ситуации могут быть различными, но их можно
сгруппировать по некоторым признакам. Так, они могут быть типичными
и оригинальными, критическими и нормальными, предвидимыми и
непредвидимыми, временными и постоянными;
3) определение проблемы.
Проблемой называют основное противоречие между текущим
состоянием системы управления и поставленной целью. То есть по
«размаху» проблемы можно понять, насколько цели и задачи организации

расходятся с возможностями их реального выполнения. Считается, что
расхождение в более, чем 20%, означает наличие проблемы;
4) управленческое решение.
Принятие решений – это сознательный выбор среди имеющихся
альтернатив той, которая может привести к достижению поставленной
цели. То есть решение – это организационная реакция на возникающую
проблему, а также продукт управленческого труда.
То, как процесс управления организован, отражается в порядке
взаимодействия различных подразделений и работников при выполнении
последовательных действий и работ. Разделение управленческого труда
необходимо для установления организационных и информационных
связей при выполнении совместных работ.
Основные свойства (характеристики) процесса управления
следующие [2]:
1) непрерывность - отражает связь и единство производства и
управления;
2) дискретность. Управленческий потенциал накапливается при сборе,
анализе информации, разработке решения, а затем реализуется в
форме воздействия на объект управления;
3) цикличность. Процесс управления, являясь набором определенных
действий, является по своей сути циклом;
4) устойчивость. Процесс управления, несмотря на свою сложность,
достаточно устойчив, что обеспечивается структурой процесса
управления, то есть составом действий и взаимодействий, наличием

организационных регламентов, организационной структуры
управления и т.д.;
5) изменчивость (динамичность). С одной стороны устойчивость, а с
другой стороны изменчивость системы, которое характеризуется
способностью системы управления переключаться на новые цели,
проблемы, использовать новые методы управления.
Свойства процесса управления всегда учитываются при
планировании и организации управленческого труда, определении объема
работ, их продолжительности и трудоемкости.

3. Способы описания процессов управления

2.1 Общие принципы

Описание процессов управления - это отражение субъективного
видения реально существующих в организации процессов при помощи
графических, табличных, текстовых способов представления [4].
Существуют различные методы и способы описания процессов
управления. Для каждого процесса подбирается свой способ описания в
зависимости от особенностей процесса управления.
Универсального метода для описания процессов не существует,
поскольку ни один из них не дает полной картины процесса. Все зависит
от сути самого процесса управления.
Главным критерием выбора метода можно считать понимание общей
полезности данного конкретного метода для решения непосредственной
поставленной задачи.
Методы можно подразделить на классические и современные. Для
некоторых из способов описания процессов необходимо специальное
программное обеспечение и специальные знания для их применения, а
некоторые довольно просты в использовании, и их применение может
быть реализовано в любой, даже самой маленькой организации.
Также нельзя думать, что чем сложнее способ описания, тем точнее
будет результат: все зависит от целей.

2.2 Текстовый способ

Текстовый метод описания процесса управления представляет собой
простой словесный способ, то есть сущность процесса описывается
словами, например: «Договоры составляются подразделением-
инициатором и в обязательном порядке согласовываются с юридическим
отделом».
Как правило, текстовый способ описания процесса управления
реализуется через составление определенных регламентирующих
документов, которых на предприятиях составляется довольно много. И
даже если одновременно применяются другие способы описаний,
текстовые варианты все равно будут отработаны и утверждены для
применения. Эти документы представлены в виде различных Положений,
должностных инструкций, регламентов, стандартов и прочих документов.
При кажущейся простоте создания и применения текстовые
документы довольно сложно анализировать и оптимизировать в
совокупности, что и является главным недостатком текстового способа
описания процессов управления. Это связано, помимо всего прочего, и с
устройством человеческого мышления (сложностью чтения как вида
деятельности, потребность в образах, «образных закрепителях» и т. п.).
Поэтому, когда на основании текстовых документов с описанием
бизнес-процессов группа людей пытается принимать решение, это
происходит с довольно низкой производительностью. В данном случае
снижается также и качество принимаемых решений.

Однако, не смотря на это, текстовый способ описания процессов
управления является довольно популярным и наличие этих документов
является обязательным, например, в системе менеджмента качества
предприятия.

2.3 Табличный способ

Табличный способ описания процессов управления более
формализован по сравнению с текстовым способом. Табличная форма
представляет собой разбиение бизнес-процесса по ячейкам
структурированной таблицы, в каждом столбце и строке которой
выражено некоторое определенное значение.
Табличная форма описания бизнес-процессов более эффективна по
сравнению с текстовой. Ее относительно формализованная структура
позволяет использовать ее в качестве приложения к задачам по
автоматизации бизнес-процессов.
Табличный способ описания также достаточно распространен в силу
хорошей пригодности для анализа и относительной простоты составления
и использования.
Чтобы составить описание бизнес-процесса в табличной форме в
первую очередь необходимо описать входы и выходы процесса
(например, поставщиков и потребителей), управляющие воздействия
(внутренние и внешние) и виды ресурсов (человеческие и материальные).
Для этого составляется «Ведомость определения процесса». Помимо
основных бизнес-процессов описываются субпроцессы, а также виды
сопроводительной документации и риски срыва процесса.
Каждый бизнес-процесс представляется в виде блок-схемы. Блок-
схема – это совокупность определенных фигур, каждая из которых несет
смысловую нагрузку: прямоугольники - это сущности бизнес-процесса,

стрелки – это отношения между сущностями, которые и задают
последовательность выполнения функций процесса.
Каждая блок-схема содержит описание владельца процесса, условия
начала процесса, заказчика процесса и ожидаемые выходные результаты.
При получении выходных данных происходят оценка процесса и анализ
фактических показателей. Затем формируются требования к
дополнительным ресурсам для улучшения деятельности процесса и
определяются виды ресурсов.
Логика процесса может быть представлена и в виде таблицы, где в
столбцах будут содержаться действия, содержание, ответственный
исполнитель и участники.
Действия соответствуют этапам процесса, таким образом, в каждой
строке будет свой этап.
Все вместе этапы составляют алгоритм исполнения процесса в виде
блок-схемы, в которой действия – это прямоугольники, а условные
переходы - ромбы.
В содержании отражаются действия, присущие каждому этапу
процесса. Это могут быть различные документы для данного этапа, а
также анализ пройденных этапов, оценки, запросы и пояснения.
На каждом этапе обязательно есть свой ответственный исполнитель
и перечень участников.
Описанный в данном разделе способ описания процессов
управления, несмотря на простоту составления и использования, имеет
ряд недостатков:
- минимальная наглядность для пользователей процесса;

- каждое внесение изменений в процесс требует ручного
редактирования соответствующих текстовых документов;
- отсутствует унификация представления блок-схем алгоритмов и
моделей процессов, что затрудняет создание описаний, соответствующих
общепринятых стандартам оформления бизнес-процессов.
Таким образом, очевидно, что на современном этапе развития науки
менеджмента и способов автоматизации информации целесообразно
говорить о переводе разработанных таким образом процессов в
специализированную инструментальную среду моделирования.

2.4 Графический подход к описанию процессов управления

В настоящее время наибольшее развитие и применение при
описании бизнес-процессов получают графические подходы и методы.
Общепризнано, что они наиболее результативны при решении задач по
описанию, анализу и рационализации деятельности предприятия [6].
Научно доказано, что когда человеку информация представлена в
виде графических образов, то его возможности для анализа и принятия
решений значительно возрастают.
Любую организацию (бизнес) можно представить в виде черного
ящика – вместилище бизнес-процессов, на выходе которого находится
прибыль. Входы этого черного ящика и то, что протекает внутри него –
все это можно описать, только составив все бизнес-процессы данной
организации. Черный ящик – это модель.
Чтобы разработка модели бизнес-процессов была оправдана, а сама
модель впоследствии эффективно применима, необходимо чётко
сформулировать её цели, точку зрения, границы предметной области и
глубину детализации.
При составлении модели бизнес-процессов происходит поиск
ответов на следующие вопросы:
1) какие процедуры (функции) должны быть выполнены для
получения заданного конечного результата;
2) какова последовательность выполнения данных процедур;
3) как осуществляется контроль и управление внутри описываемого
бизнес-процесса;

4) кто является исполнителем процедур бизнес-процессов;
5) какие документы/информация являются входящими для каждой
процедуры бизнес-процесса;
6) какие документы/информация будут исходящими для каждой
процедуры бизнес-процесса;
7) какие ресурсы необходимы для выполнения каждой процедуры
бизнес-процесса;
8) какой документацией/условиями регламентируются процедуры;
9) какими параметрами характеризуется выполнение процедур и
бизнес-процесса в целом.
Для построения моделей бизнес-процессов и описания бизнес-
процессов используют методологии SADT, семейства IDEF, DFD, UML,
ARIS и другие.
Формализация и документирование бизнес-процессов - отправная
точка для их реинжиниринга и оптимизации, внедрения информационных
систем, процедур внутреннего контроля (например, в соответствии с
требованиями Sarbanes-Oxley Act, SOX), постановке управленческого
учета и бюджетирования.
1. SADT (Structured Analysis and Design Technique) - методология
структурного анализа и проектирования, интегрирующая процесс
моделирования, управление конфигурацией проекта, использование
дополнительных языковых средств и руководство проектом со своим
графическим языком. Процесс моделирования разделяется на несколько
этапов. На первом этапе происходит опрос экспертов, затем создаются
диаграммы и модели, потом происходит распространение документации,

оценивается адекватность моделей и происходит их принятие для
дальнейшего использования.
Этот процесс хорошо отлажен, потому что при разработке проекта
специалисты выполняют конкретные обязанности.
Одна из частей SADT положена в основу стандарта
функционального моделирования и описания бизнес-процессов IDEF0.
2. IDEF0 (Integration Definition for Function Modeling) -
методология и стандарт функционального моделирования бизнес-
процессов и описания бизнес-процессов. Это графический язык, с
помощью которого изучаемая система предстает в виде набора
взаимосвязанных функциональных блоков. Использование IDEF0 обычно
является первым этапом изучения системы.
3. IDEF3 (Integration Definition for Function Modeling) –
инструмент, с помощью которого описывается логика выполнения
действий. IDEF3 может использоваться самостоятельно и совместно с
методологией IDEF0.
4. DFD (Data Flow Diagrams) - диаграммы потоков данных,
которые описывают внешние по отношению к системе источники и
адресаты данных, логические функции, потоки данных и хранилища
данных к которым осуществляется доступ. Как показывает практика, это
один из самых простых, доступных и наглядных стандартов для описания
бизнес-процессов.
5. UML (Unified Modeling Language) – это объектно-
ориентированный графический язык для визуализации,
специфицирования, конструирования и документирования систем. UML

был создан для определения, визуализации, проектирования и
документирования по большей части программных систем.
6. ARIS (Architecture of Integrated Information Systems) - методология
и программный продукт компании IDS Sheer для моделирования бизнес-
процессов и описания бизнес-процессов компании.
Для описания бизнес-процессов предлагается использовать около 80
типов моделей, каждая из которых принадлежит тому или иному аспекту.
В ARIS имеется мощная репрезентативная графика, что делает модели
особенно удобными для представления руководству.
Сегодня на рынке представлен широкий спектр программного
обеспечения, позволяющего выполнять моделирование бизнес-процессов
и описание бизнес-процессов на основе перечисленных выше стандартов.

Заключение

Любая организация в процессе своего функционирования использует
различные ресурсы. Для всех ресурсов предприятия существует своя
определенная классификация, каждый ресурс занимает свое «почетное»
место в системе управления.
Но для того, чтобы ресурсы взаимодействовали эффективно, чтобы
предприятие получало результат от своей деятельности, к ресурсам
применяется процесс управления: все ресурсы должным образом
организуются для достижения максимального эффекта.
Эффективность организации ресурсов в процессе управления
достигается путем описания процессов управления.
Управление – это комплекс действий, посредством которых
происходит воздействие на объект управления и через которое этот объект
управления меняет свои параметры до тех, которые установлены
менеджментом.
Описание процессов управления – это наглядное отражение этих
процессов.
Существуют различные способы описания процессов управления.
Основные из них это:
1) текстовый;
2) табличный;
3) графический.
Первые два способа – наиболее простые, распространенные, но при
этом имеют определенные недостатки.

Третий способ в настоящее время обретает популярность и довольно
распространен, но для многих вариантов его применения необходимо
разработанное программное обеспечение, и, на мой взгляд, персонал,
который будет применять его на практике, должен быть специально
обучен.
Описание процессов управления необходимо и обязательно, но к
нему нужно подходить обдуманно, используя именно тот способ,
который необходим для описания того или иного процесса с точки зрения
достижения целей управления.
Итак, все задачи, поставленные в начале работы, решены, цели
достигнуты. В работе рассмотрены все заявленные вопросы.

Список использованной литературы

1. Басовский,Л.Е. Менеджмент [Текст]: Учеб.пособие для вузов/2-е
изд., перераб.и доп. – М.: ИНФРА-М, 2014.-256 с.
2. Батурин В. К. Общая теория управления. М.: Юнити-Дана, 2012.
https://online.muiv.ru/lib/books/84122/
3. Бурганова Л.А. Теория управления: Учеб. пособие. — 3-е изд.,
перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2014. — 160 с.
4. Гапоненко А.Л. Теория управления: Учебник для вузов. – М.:
Юрайт, 2014. – 342 с.
5. Коробко В. И. Теория управления. М.: Юнити-Дана, 2012.
https://online.muiv.ru/lib/books/57388/
6. Громов, Ю.Ю. Основы теории управления : учебное пособие /
Ю.Ю. Громов,  Драчев В.О.,  Иванова Ольга Геннадьевна. - 2-е изд, стер. -
Тамбов: Издательство ФГБОУ ВПО «ТГТУ», 2011. - 240 с.
https://online.muiv.ru/lib/books/98446/