Подготовка к деловой беседе

Санкт-Петербургская Академия

управления и экономики

Алтайский институт экономики

Контрольная работа

по: Психологии Делового Общения.

Тема: Подготовка к деловой беседе.

Выполнила студентка группы 2-9331/5-3

5 курса Дорофеева Евгения Сергеевна

Контактный телефон: 8 (38532) 72 1 67

89059894811

Проверил: Н.Г.Руденко

Оценка:_________________________

Содержание

I. Введение

II. Деловая беседа – это …

- определение «Деловой беседы»;

- отличие от других форм обмена информацией беседы.

III. Подготовка к деловой беседе

- первый шаг. Цель деловой беседы;

- второй шаг. Составления «портрета» собеседника;

- третий шаг. План беседы;

- четвертый шаг. Репетиция деловой беседы;

- пятый шаг. Выбор места и времени для деловой беседы.

IV. Заключение

V. Список литературы

I. Введение.

Искусство подготовки и построение деловой беседы – это неотъемлемая часть специалистов, которые работают с типом «человек-человек». Деловая беседа подразумевает под собой речевое общение между собеседниками, в котором происходит обмен опытом, решение конкретных проблем, обсуждение планов связанных с производством и т.д. Не маловажную роль в деловом общении несет подготовка к ней. Это важный аспект, от которого зависит дальнейшее развитие фирм, предприятий, организаций. Так как, при подготовке к деловой беседе существует множество нюансов влияющих на итог беседы. Самым главным нюансом является формирование цели и конкретных задач беседы. Вторым шагом будет, анализ собеседника, его предпочтения, психологический портрет. Третий шаг, планирование, стратегия беседы. Следующим не маловажным шагом может стать репетиция беседы. От выбора места и времени для беседы зависит атмосфера, окружающая собеседников. Заключительным шагом будет, является анализ проведенной беседы, выявления ошибок и дальнейшее исправление их. Таким образом, специалист может отточить свое мастерство общения в налаживание полезных контактов для организации, предприятия, фирмы.

Таким образом, это тема актуальная на сегодняшний день, так как в России этот вопрос только с недавнего времени начал изучаться. Залогом успеха «Деловых» организаций является компетентность сотрудников в подготовке к деловым беседам.

II. Деловая беседа – это …

Определение деловая беседа — это форма обмена информацией между двумя или несколькими лицами в “узком кругу”; - это процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающим достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели.Под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

Деловое общение можно условно разделить на прямое (непосредственный контакт) и косвенное (когда между партнерами существует пространственно-временная дистанция). Прямое деловое общение обладает большей результативностью, силой эмоционального воздействия и внушения, чем косвенное, в нем непосредственно действуют социально-психологические механизмы.

В целом деловое общение отличается от обыденного (неформального) тем, что в его процессе ставятся цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения. В деловом общении мы не можем прекратить взаимодействие с партнером (по крайней мере, без потерь для обеих сторон). В обычном дружеском общении чаще всего не ставятся конкретные задачи, не преследуются определенные цели. Такое общение можно прекратить (по желанию участников) в любой момент. Деловое общение реализуется в различных формах: деловая беседа; деловые переговоры; деловые совещания; публичные выступления.

От совещаний и собраний она отличается не только количеством участников, но и более свободным характером, как в отношении проблематики, так и последствий: официальные решения по итогам бесед принимаются не всегда, но при этом для них создается необходимая почва (участники получают информацию для раздумий, за которыми могут последовать, а могут и не последовать соответствующие действия).

Беседы являются необходимым составным элементом таких управленческих процедур, как оформление на работу или увольнение сотрудников; аттестация работников; прием посетителей; консультирование; деловые переговоры; неофициальные встречи и т. п.

По характеру беседы могут быть официальными и неофициальными, так называемыми “рабочими”; по направленности — целевыми (преследующими конкретные задачи) и свободными (например, ознакомительными); регламентированными, то есть осуществляющимися по определенным правилам и в предписанной последовательности (анкетирование) и нерегламентированными, бессистемными (дружеский разговор). В отличие от других форм обмена информацией беседы характеризуются высокой степенью тесноты контактов, непосредственностью общения, обязательностью обратной связи. В результате беседы создают благоприятные условия для развития неформальных, личных отношений.

III. Подготовка к деловой беседе.

Цикл деловой беседы состоит из трех этапов: подготовительного, основного и заключительного. Первый шаг. Подготовка деловой беседы начинается с определения цели, которую с ее помощью необходимо достичь, и соответственно круга обсуждаемых в связи с этим вопросов с учетом интересов партнера.

Второй шаг на этом этапе (если это необходимо) — составление предварительного портрета партнера на основе данных о его служебном положении, политических взглядах, отношении к окружающим, общественной деятельности и заслугах, любимых и запретных темах для разговоров.

Такую информацию обычно получают у знакомых, партнеров, клиентов, журналистов и т. п. В то же время к ней необходимо относиться осторожно, поскольку она находится под влиянием ряда субъективных обстоятельств, в частности: степени знакомства с тем, о ком идет речь; независимости или зависимости от него; предвзятости или непредвзятости по отношению к нему; степени развитости у характеризующего тех качеств, о которых он говорит; ситуацией, в которой эти качества наблюдались.

Третий шаг будет состоять в выработке стратегии беседы и ее плана, а также различных тактических “заготовок”, нужда в которых может возникнуть по ходу дела. План беседы включает схему изложения материала, предопределяющую во многом ее структуру; причем, этой схемой допустимо пользоваться открыто. Однако насколько близко ей следовать, определяется, исходя из значимости беседы, числа ее участников, запаса времени, а также опыта проведения подобного рода мероприятий. Помимо плана на подготовительном этапе составляется предварительный текст выступления, состоящий из набора ключевых понятий и слов, а также детально разрабатываются, осваиваются его отдельные фрагменты, включающие полные формулировки деловых предложений, которые должны быть сделаны партнерам.

Четвертым шагом подготовительного этапа беседы может быть ее репетиция сначала наедине с собой, а затем, возможно, с кем-нибудь из коллег. Репетиции предшествует осмысление материала, запоминание очередности его изложения и отдельных фрагментов текста, так чтобы им можно было бы свободно оперировать и при необходимости точно воспроизводить по памяти (особенно это касается цифровых данных и цитат).

Пятый шаг подготовительного этапа беседы состоит в определении времени и места ее проведения; при этом необходимо учитывать их возможное влияние на ее результат. И все это обязательно согласовывается с партнерами. Если участниками беседы являются сотрудники одной организации, то место беседы зависит лишь от того, где проще устанавливаются контакты. Это может быть кабинет руководителя, рабочее место подчиненного, специальная комната для заседаний, а также внеслужебная обстановка. С посторонними лицами беседы проводятся либо в кабинете пригласившего их, либо в специальной комнате для гостей. В любом случае желательно, чтобы помещение для беседы было светлым, с теплой окраской стен. Освещение хорошо иметь регулируемое, чего можно добиться за счет применения нескольких видов светильников (в конце дня, например, яркое освещение не рекомендуется).

Беседу лучше проводить, сидя в креслах у небольших столиков (большие столы разделяют, а не сближают партнеров, особенно при размещении друг против друга, а на стуле невозможно принять расслабленную позу. При неблагоприятном развитии беседы некомфортная обстановка может привести участников в агрессивное состояние). Кресла (или стулья) должны быть одинаковой высоты, что подчеркивает равенство сторон. Участники должны иметь свободный доступ к карандашам, бумаге для записей, а также к пепельнице (но курить можно только с согласия всех присутствующих). В целом вся обстановка должна настраивать на дружеский деловой лад.

Второй этап цикла — сама беседа — начинается с приветствия и осмысления первых впечатлений о партнерах, включая их настроение, во многом обусловливающее результат. Основы восприятия партнеров, как уже было показано, закладываются на предварительном этапе и в целом формируются после первого контакта под влиянием таких обстоятельств, как "гало-эффект” (целостная оценка человека как приятного или неприятного), стереотипы, настроение в момент встречи, доминирующая потребность, защитные механизмы и т. п. При этом нужно учитывать, что большинство людей, что вполне объяснимо, пытаются теми или иными способами скрыть свое “Я”. Чаще всего, как показывают исследования, это делается путем использования различного рода “масок”. Одни становятся “черепахами”, прячущими за непробиваемым панцирем свой внутренний мир от окружающих; другие - ощетинившимися “дикобразами”, об иглы которых легко уколоться; третьи - грозно рычащими “львами”, стремящимися всех напугать; четвертые - “хамелеонами”, быстро приспосабливающимися к собеседнику и изменению обстановки; пятые оказываются вовсе “бесцветными”, так что идентифицировать их вообще невозможно.

Следующим шагом после приветствия и оценки партеров является выяснение реального запаса времени, которым располагает каждый участник беседы, чтобы по ходу дела внести необходимые коррективы в ее предполагаемый ход и содержание. После этого в случае, если беседа проводится с посторонними заранее приглашенными лицами, могут быть поданы кофе, чай, сухая выпечка. Собственно беседа начинается со вступительной части, объем которой может занимать до 15% общего времени. Ее задача состоит в снятии психологической напряженности и установлении контактов с собеседниками. Достигается это путем создания атмосферы взаимопонимания, проявления искреннего сочувствия к личности и делам партнеров, подчеркивания приоритетности интересов последних, одновременно привлекая их внимание к своим. Обычно инициатива здесь принадлежит хозяину или старшему по возрасту.

После снятия психологического напряжения переходят непосредственно к самой беседе.

Этот переход может быть прямым, без вступления, и начинаться с краткого изложения сути дела, что в основном присуще кратковременным малозначительным контактам между руководителем и подчиненным. Он может начинаться с постановки ряда проблемных вопросов, относящихся к теме беседы. Он может, наконец, отталкиваться от упомянутых в разговоре на общую тему фактов и событий, которые прямо или косвенно связаны с обсуждаемой проблематикой.

В главной части беседы активной стороной обычно является инициатор (исключение составляет отчетная беседа с подчиненным). Он старается от начала до конца придерживаться выбранного основного направления, ведущего к намеченной цели. Это достигается последовательной постановкой вопросов в заранее определенном порядке и проведением собственной основной мысли.

Высказываться и формулировать вопросы в процессе беседы нужно в ясных, простых выражениях, одновременно внимательно вслушиваясь в смысл слов собеседника и пытаясь понять, что за ними стоит. В процессе беседы важно выяснить, почему собеседник воспринимает ситуацию именно так, а не иначе, поэтому ему необходимо дать возможность полностью выговориться, в нужные моменты, делая замечания или задавая вопросы, однако избегая при этом вступления в дискуссию. После того, как собеседник выскажется, ему необходимо продемонстрировать собственный взгляд на вещи, показав проблему с другой стороны. Делать это нужно спокойно, доброжелательно, аргументирование, не уличая его в ошибках и не настаивая безоговорочно на собственном мнении — чем больше человек хочет в чем-то убедить другого, тем меньше он должен утверждать, особенно в начале разговора.

Беседу необходимо вести так, чтобы партнер мог в конечном итоге сам опровергнуть свои ошибочные суждения. В конце беседы хозяин или инициатор подводит ее итоги, показывает, как может быть использована полученная в ее процессе информация, призывает собеседников к ее осмыслению и дальнейшим активным действиям. Если время беседы специально не регламентировалось (что чаще всего имеет место при приеме посетителей), это является сигналом для завершения встречи. Для непонятливых партнеров разработан специальный комплекс приемов вежливости, дать им понять, что беседа завершена и у хозяина имеются другие дела.

Третьим этапом цикла беседы является ее критический разбор на основе сделанных записей, позволяющий ответить на вопросы: насколько четкими были формулировки; все ли было сказано; всегда ли удавалось получить удовлетворительные ответы; не инспирированы ли были последние желанием угодить хозяину; могли ли быть собеседники более откровенными; не оказывалось ли на них излишнее психологическое давление; насколько непринужденно, комфортно они себя чувствовали; можно ли считать результаты беседы удовлетворительными; необходимо ли, а если да, то когда, продолжить обсуждение данных вопросов.

IV. Заключение

Подводя итоги надо заметить, что деловое общение играет важную роль в управлении любой организации. Деловые разговоры и подготовка к ним, со знанием дела, приносит определенный положительный эффект в работе коллектива, в управлении. Вполне естественно, что общение только лишь с использованием специфической деловой терминологии в течение 100% рабочего дня может просто утомить работника и привести к какой-либо ошибке. Поэтому требуются определенные психологические разгрузочные паузы, как перерыв на кофе и т.д., во время которых можно расслабиться, обменяться шутками.Все это в комплекте принесет ожидаемый положительный результат в работе организации.

V. Список использованной литературы.

1. Бороздина Г.В. Психология Делового общения. – Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2000.

2. Психология и этика делового общения. – М., 1997.

3. Вечер Л.С. Секреты делового общения. – М., Высшая школа, 1996.

4. Кабанов А.Ф. Основы управления персоналом. – М., ИНФРА-М., 2002.

5. Крупник Е.П., Сирова Т.Б. Теоретические аспекты психологической культуры межличностных взаимоотношений // Мир психологии. – 2001 . № 3, с. 40