Автоматизированные информационные технологии в экономике

Новосибирский государственный аграрный университет

Экономический институт

Кафедра АОИ

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

Дисциплина:

Информационные системы в экономике

Вариант 14

Новосибирск 2008

Содержание

Условия задачи

1. Организационно-экономическая сущность задачи

2. Входная информация

2.1 Характеристика реквизитов входной информации

2.2 Коды номенклатур признаков

2.3 Характеристика информационных массивов

2.4 Носители исходной информации

2.5 Макеты машинных носителей

3. Выходная информация

3.1 Перечень выходных документов

3.2 Характеристика реквизитов выходной информации

3.3 Эскиз выходного документа

4. Алгоритм решения задачи

Список использованной литературы

Условия задачи

Используя исходные данные таблицы 1, разработать формы входных документов.

Таблица 1

Исходные данные

На основании исходных данных следует составить выходную ведомость взвешивания животных, которая должна содержать следующие реквизиты:

- фамилия и табельный номер телятницы;

- номер животного, закреплённых за телятницей;

- количество голов;

-живая масса на начало месяца, кг;

- живая масса на конец месяца, кг;

- прирост живой массы за месяц, кг;

Подсчитать итоги по ведомости.

1. Организационно-экономическая сущность задачи

Животные, находящиеся на выращивании и откорме, постоянно увеличивают свою массу, а следовательно, и стоимость. Чтобы определить полученный прирост живой массы скота и собственно его дооценить, необходимо систематическое взвешивания животных. Без этого невозможно определить результаты работы хозяйства в отрасли животноводства, нельзя организовать оплату труда и выведение итогов по производству продукции.

Использование ЭВМ обеспечивает выдачу оперативной информации о наличии и движения животных, изменении их живой массы по каждому структурному подразделению.

Вся необходимая информация для расчета живой массы содержится в первичных документах, составленных при взвешивании животных.

На основании данных взвешивания определяется прирост живой массы за месяц путем вычитания из живой массы на конец месяца живую массу на начало месяца.

Поставщиком данных являются зоотехник. Результаты решения задачи используются для принятия решений управленческим персоналом отрасли животноводства.

Периодичность решения – ежемесячно.

2. Входная информация

Экономическая информация служит инструментом управления и одновременно принадлежит к её элементам.

Экономическая информация представляет совокупность данных, отражающих состояние или определённое направление изменения и развитие народного хозяйства и его звеньев.

Входной информацией является вся информация, необходимая для решения задачи и расположения на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера.

Рассмотрим порядок проектирования входных документов:

1. Рассматриваются реквизиты входной информации, выполняется их характеристика, то есть определяется шаблон, стабильность, необходимость кодирования;

2. Разрабатываются кодификаторы экономических номенклатур или указываются принимаемые типовые кодификаторы;

3. Осуществляется характеристика информационных массивов входной информации, необходимых для решения задач;

4. Вычерчиваются эскизы входных документов;

5. Проектируются макеты машинных носителей информации и согласуются с формой соответствующего документа;

6. Окончательно уточняются формы документов, производится расчет размеров граф и самого бланка, выбирается формат бумаги, документ изготавливается на персональном компьютере и передается для размножения.

2.1 Характеристика реквизитов входной информации

Для каждого вида входной информации дается описание всех элементов информации, участвующих в автоматизированной обработке. Описание строится в виде таблицы, в которой присутствуют: наименование реквизитов, их идентификаторы и максимальная разрядность

Реквизит – это наименьшая неделимая информационная единица, сущность которой заключается в односторонней характеристики конкретного объекта управления, либо только с количественной стороны, либо с качественной. Различают реквизиты – основания (количественные) и реквизиты – признаки (качественные).

Наименование реквизита должно соответствовать документу или вытекать из него. Не допускаются даже мелкие погрешности в наименованиях реквизитов, так как в принятой редакции закладывается словарь информационных структур будущей автоматизированной технологии обработки.

Разрядность реквизитов необходима для просчета объёма занимаемой памяти. Она указывается количеством знаков алфавитных, цифровых и алфавитно – цифровых.

Реквизит имеет структуру, то есть способ предоставления его значений. В структуре различают: длину, тип, формат или шаблон.

Для обозначения типа реквизитов используется следующая символика:

- цифровые данные обозначаются литерой – 9

- буквенные данные обозначаются литерой –А

- любой набор символов обозначаются литерой –Х

Размер данных определяется на основе исходной информации, учитывая, что количественно – суммовые реквизиты (основания) могут быть как целые, так и дробные (используется литера Т). Кодирование требуют реквизиты, выраженные в алфавитной или алфавитно-цифровой форме.

Для классификации реквизитов на переменные (оперативные) и условно-постоянные следовало бы рассчитывать коэффициенты стабильности, но для этого необходимо иметь цифровые данные об изменениях в той или иной номенклатуре. Упрощенно к условно- постоянной информации следует отнести алфавитные (алфавитно-цифровые) реквизиты, нормы, расценки.

Таблица 2

Характеристика реквизитов входной информации

2.2 Коды номенклатур признаков

Система классификации и кодирования информации необходима для систематизации номенклатур различных объектов, которые отражаются в автоматизированных информационных системах. Систематизация информации необходима с целью однозначного понимания конкретных форм ее единиц и каждого их значения.

Классификация является основой кодирования. Составление классификаторов выполняется в два этапа: 1 этап – классификация информации; 2 этап – кодирование.

Классификация осуществляется в следующей последовательности. Для начала, выявляются номенклатуры, подлежащие кодированию. К ним относятся те реквизиты – признаки, которые используются для составления группировок. Затем по каждой номенклатуре составляют полный перечень всех позиций, подлежащих кодированию. В каждой номенклатуру предусматривается некоторое количество резервных позиций на случай появления новых объектов. Таким образом, можно отметить, что классификация заключается в распределении элементов множества на подмножества на основании признаков и зависимости внутри признаков.

После составления классификации выполняется кодирование – процесс присвоения условных обозначений объектам классификации и классификационным группировкам.

Цели кодирования:

А) Представление информации в более компактной и удобной форме при записи ее на машинные носители;

Б) Приспособление информации к обработке на ЭВМ и передаче по каналам связи;

В) Упрощение логической и статистической обработки информации.

Кодовым словом или кодом является условное обозначение присвоенное конкретному объекту. Код может состоять из одного знака или системы знаков, образованной по определенным правилам.

К кодам предъявляется ряд требований: они должны охватывать все номенклатуры, подлежащие кодированию; быть едиными для различных задач внутри одного экономического объекта; отличаться стабильностью; иметь резерв свободных номеров; длина кодового обозначения должна проектироваться минимальной.

Назначение кодов заключается в обеспечении группировки информации в машине, подведении итогов по всем группировочным признакам и их печати в свободных таблицах.

Кодирование информации производится по определенной системе – совокупности правил, определяющих построение кода. В настоящее время применяются несколько систем кодирования экономической информации, среди которых наибольшее распространение получили: порядковая, серийно– порядковая, последовательная и параллельная. Выбор метода кодирования зависит от целого ряда факторов, главными из которых являются количество выделяемых признаков в номенклатуре, число позиций в каждом признаке и степень устойчивости номенклатуры.

Для решения данной задачи были использованы последовательный и порядковый методы кодирования.

Порядковый метод кодирования характеризуется тем, что вся номенклатура объекта последовательно становится в соответствии с числами натурального ряда. При появлении новых объектов им в конце ряда присваиваются очередные порядковые номера.

Достоинство метода – малозначность и простота построения.

Недостаток – при появлении новой позиции в номенклатуре может нарушиться ранее принятый порядок кодирования. Коды трудно запоминаются, и не обеспечивается автоматическая сортировка и подсчет итогов, отсутствие в номенклатуре резервных позиций. Поэтому порядковый метод имеет ограниченное применение и используется при кодировании устойчивых однопризначных номенклатур.

Последовательный метод кодирования предусматривает разработку кодов на основе иерархического метода классификации объектов. За каждым признаком закрепляется один или несколько разрядов кодов. Полное кодовое слово образуется путем присоединения коду старшей группы последовательно кодов младших групп признаков.

Достоинство – обеспечивает автоматическую сортировку и подсчет итогов.

Недостаток – многозначность кодов.

К методам кодирования предъявляются следующие требования:

1. Учитывать содержание всей необходимой информации об объектах данной номенклатуры;

2. Код должен быть минимальным по значности, максимально логичным по структуре, легко восприниматься зрительно, запоминаться и быть удобным при кодировании;

3. Четко выделять классификационные признаки;

4. Необходимо обеспечить резерв незанятых кодовых обозначений для включения в номенклатуру новых позиций и их кодирования без нарушения принятой системы;

5. Учитывать эксплутационные возможности технических средств, с помощью которых предлагается обрабатывать информацию;

6. Предусмотреть возможность автоматического контроля ошибок.

Таблица 3

Кодификатор сельскохозяйственного предприятия

Таблица 4

Кодификатор структурных подразделений

Таблица 5

Кодификатор телятницы

2.3 Характеристика информационных массивов

Внутри-машинное информационное обеспечение включает все виды специально организованной информации, представленной в виде, удобном для восприятия техническими средствами. К ним относятся:

-массивы информации;

- базы и банки данных;

- базы знаний, а также их системы.

Информация записывается на магнитных дисках в памяти ЭВМ. Информационное обеспечение должно быстро и в полном объеме удовлетворять информационные потребности всех пользователей информационных технологий.

Под массивом понимается структурная единица информации, представляющая набор данных в форме со всеми их значениями, либо сочетание таких наборов данных, относящихся к одной задаче в подсистеме.

По смысловому содержанию выделяют массивы данных и программные массивы. Программные массивы описывают процессы работы с данными и входят в подсистему программного обеспечения. Массив данных является основной частью внутри-машинного информационного обеспечения.

По роли в машинной обработке и технологии использования массивы классифицируются следующим образом:

1. Поисковые массивы:

- текущие (переменные);

- промежуточные;

- выходные;

- хранимые.

2. Постоянные массивы;

3. Служебные массивы;

4. Лингвистические массивы.

В данной экономической задаче присутствует два вида массива:

Промежуточные массивы возникают на этапах решения задач и выполняют роль механизма передающего информацию от задачи к задаче (внутри) задачи.

Текущие массивы включают переменную информацию, поступающую в систему от управляющего объекта и характеризующую состояние внешней среды и процесс управления объектом. Образуются на основе первичных документов.

Характеристика информационных массивов дается в таблице (см. таблица 6).В первой графе таблицы указывается название массивов, кратко отражающих их содержание. Идентификатор массива отражает тип массива (рабочий, промежуточный), его порядковый номер и принадлежность к участку учета. Целесообразно использовать пятизначную структуру идентификатора массива: первый знак – признак массива – М, второй знак – тип (рабочий – Р, промежуточный – П), третий и четвертый – порядковые номера массива, пятый знак – принадлежность к участку учета.

При заполнение четвертой графы надо подчеркнуть ключевой признак. Ключевой признак справочника – это реквизит, используемый ЭВМ для нахождения нужных данных в справочнике, этот же реквизит должен включатся и в рабочие массивы.

Табельный номер телятницы – ключевой реквизит, обеспечивающий связь массивов в процессе обработки.

Таблица 6

Характеристика информационных массивов

2.4 Носители исходной информации

В системах машинного преобразования информации применяются два вида носителей исходной информации: промежуточные и первичные документы.

Промежуточные массивы возникают на этапах решения задач и выполняют роль механизма передающего информацию от задачи к задаче (внутри) задачи.

Первичные документы являются носителями переменной информации. Они служат источником информации для оперативного, бухгалтерского и статистического учета, контроля за хозяйственными операциями и других целей.

При проектировании форм первичных документов следует учитывать требование ГОСТа 6.13.2-75 на систему первичной учетной документации. Формуляр на систему первичной учетной документации состоит из 3 частей:

А) общая или заголовочная. В этой части размещаются реквизиты действующие на весь документ и включает в себя зоны:

1 зона- зона наименования предприятия, структурных подразделений и их кодов;

2 зона- зона индекса формы документа и грифа его утверждения;

3 зона- зона наименования и значения документа;

4 зона-зона наименования и номера документа, реквизитов-признаков, постоянных для документа или группы документов.

Чаще всего реквизиты в данной части документа размещаются в линейной форме.

Б) предметная или содержательная; В этой части документа содержится существо хозяйственной операции. В ней размещается 5 зона – зона наименования строк и граф, их значения (переменные справочные и группировочные признаки, реквизиты – основания). Реквизиты располагаются по табличной форме размещения реквизитов.

В) оформительская. В оформительской части располагается

6 зона – зона подписей и печати. Здесь содержатся подписи лиц, отвечающих за правильность его составления, а также дату заполнения документа.

В спроектированной форме первичного документа реквизиты, переносимые на машинный носитель, обводятся утолщенной линией.

Таблица 7

Эскиз промежуточного документа

Распределения номеров животных по телятницам

Подпись__________

Таблица 8

Эскиз первичного документа

Ведомость учёта взвешивания животных

Подпись ______________

2.5 Макеты машинных носителей

Процесс создания форм первичных документов связан с дальнейшим порядком размещения данных этих документов в памяти машины. Современный уровень развития технологии автоматизированной обработки информации предусматривает два способа ввода данных в машину.

Первый способ обеспечивает на специальных устройствах подготовки данных предварительный перенос информации с документа на машинные носители: магнитные ленты, магнитные диски.

Второй способ предусматривает применение ПЭВМ, не требующий наличия специальных устройств подготовки данных. Ввод информации здесь осуществляется непосредственно пользователем путем набора данных на клавиатуре, в ходе которого обеспечивается прямая запись информации на магнитные носители (магнитные диски, магнитные дискеты). Ввод информации с первичных документов выполняется по унифицированным макетам.

Макет – это условная система перенесения данных с документа на какой-либо машинный носитель информации.

В макете указывается перечень реквизитов, последовательность перенесения результатов в массив, тип и размер реквизита.

Таблица 9

Макет промежуточного документа МП01П

Таблица 10

Макет первичного документа МР01П

3. Выходная информация

Выходная (результативная) информация является целью обработки планово – учетных данных и представляет собой сведения, полученные в процессе решения задач, и используется работниками для планирования, учета, контроля, анализа, принятия решений.

Виды носителей результативной информации.

1. По форме представления информации:

- цифровое;

- буквенно–цифровое;

- графическое.

2. По назначению:

- основные документы;

- вспомогательные документы.

3. По месту использования:

- внешние;

- внутренние.

4. По периодичности составления:

- ежедневные;

- понедельные;

- ежемесячные;

- декадные;

- квартальные;

- полугодовые;

- годовые.

5. По срочности составления:

- оперативные;

- обыкновенные;

- несрочные.

6. По печати содержащегося в документе материала:

- построчные;

- итоговые.

3.1 Перечень выходных документов

Проектирование выходного документа состоит из двух этапов:

- общий этап;

- проектирование каждого отдельного документа.

На общем этапе определяется перечень результативных показателей, затем они разбиваются на отдельные группы по общности признаков. В дальнейшем они должны представлять собой отдельные выходные ведомости. Затем осуществляется характеристика выходных документов по назначению, периодичности и срокам составления, количеству экземпляров, месту использования и указываются массивы информации, необходимой для получения документа.

Таблица 11

Перечень и характеристика выходных документов

3.2 Характеристика реквизитов выходной информации

Содержание выходного документа определяется его значением. Для удобства проектирования этих документов разрабатывается таблица для каждой выходной ведомости, в которой осуществляется характеристика реквизитов, входящих в данный документ, по типу и размеру, виду, степени итогов, степени постоянства и определяется порядок их размещения в документе. Все это осуществляется на втором этапе проектирования выходного документа – проектирование каждого отдельного документа.

Таблица 12

Характеристика реквизитов выходного документа

3.3 Эскиз выходного документа

На этапе проектирования каждого отдельного документа осуществляется следующее:

1. Составляется вспомогательная таблица с перечнем реквизитов выходной информации, осуществляется их классификация по виду, по степени постоянства, по степени итогов, определяется порядок их размещения в документе;

2. Определяется, какие кодовые обозначения будут распечатываться текстом, определяются пояснительные надписи;

3. Производится согласование ширины граф для записи значения реквизитов и записи наименования граф;

4. Определяется полное название ведомости, печатаемое на титульном листе. Если есть необходимость, то определяется, что печатается на следующей странице документа;

5. Вычерчивается форма ведомости и заполняется либо условно-цифровым материалом, либо графическим;

6. Форма документа согласовывается с заказчиком, окончательно утверждается и передаётся на программирование.

Таблица 13

Эскиз выходного документа

Ведомость № 10 взвешивания животных

Телятница_________

Зоотехник_________

4. Алгоритм решения задачи

Алгоритм решения задачи разрабатывается в формульном виде.

Список использованной литературы

1. Мишенин Н.П. Теория экономических информационных систем/- М.: «Финансы и статистика», 2000.

2. Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике/- М.: «ЮНИТИ», 2000.

3. Черношейкина Н.В. Курс лекции по информационным системам в экономике. Новосибирск, 2005.

4. Черношейкина Н.В. Методические указания по написанию курсовой работы по дисциплине АИТ. Новосибирск, 2004.