Составление и оформление приказов по основной деятельности

СОДЕРЖАНИЕ

Введение………………………………………………………………...................3
Приказ по основной деятельности: характеристики, уровни подготовки и правила
Приказ как административный документ: понятие, виды, назначение………………………………………………………………4
1.2 Описание этапов подготовки приказа по основной деятельности……………………………………………………………….6
Правила размещения приказов по основной деятельности……………………………………………………………8
Заключение………………………………………………………………………12
Список использованной литературы…………………………………………...13

ВВЕДЕНИЕ
Каждый человек сталкивался с оформлением документов, по крайней мере, несколько раз в течение своей жизни, а сотрудники управленческого аппарата постоянно работают с документами: написание и выполнение, обработка, сохранение, поиск и т. д.
Деятельность организации немыслима без сбора, обработки, хранения, поиска и распространения информации. Кроме того, информация все чаще приобретает документальный характер.
Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, с момента рождения до поступления в школу и работы в средне-специальном или высшем учебном заведении. Они документируют брак и развод, уход человека из жизни.
Организация и управление офисной работой требует профессиональных знаний и навыков. Поэтому эта работа проводится в крупных учреждении в специальных подразделениях (офисных службах), а в небольших организациях и компаниях - секретарями.
Решения лидера и его заместителей изложены в определенном порядке в определенных документах. При подготовке и обработке документов должны соблюдаться правила, обеспечивающие их юридическую силу, соответствие действующему законодательству, правильное оформление, качество оформления и возможность быстрого поиска. 
Система документации предполагает наличие определенных требований и стандартов для создания документов. Эти стандарты устанавливаются законодательными актами, инструкциями и ведомственными нормативными документами для делопроизводства. 
Приказ по основной деятельности — это наиболее распространенный тип административного документа, используемого в административной практике.
1. ПРИКАЗ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ: ХАРАКТЕРИСТИКИ, УРОВНИ ПОДГОТОВКИ И ПРАВИЛА
1.1 Приказ как административный документ: понятие, виды, назначение
Одной из основных административных функций является регулирование деятельности. Регулирование обеспечивает непрерывность процесса управления, координацию работы всех органов и связи руководства. Как правило, «нормативные» решения должны выполняться либо немедленно, либо в точно определенный момент времени.  
Решения, принятые в контексте регулирования деятельности, фиксируются в административных документах. В организациях, которые действуют на основе единства команды и весь исполнительный орган принадлежит одному человеку - руководителю (генеральному директору, директору, исполнительному директору, председателю правления, начальнику отдела и т. д.) — это приказ.
Приказ является правовым актом (нормативным документом), выпускаемым руководством организации для решения текущих и будущих проблем организации и имеет юридическую силу.  
Приказ является наиболее распространенным видом административного документа, используемого в административной практике. С помощью приказа руководство определяет основные задачи для сотрудников и показывает пути решения основных проблем. Порядок является обязательным для всех работников этой организации или отрасли.  
Приказы служат для оформления:
- решения и инструкции, касающиеся организации работы, порядка работы компании и других важных вопросов деятельности, которые все еще являются обязательными, а также выполнение важных организационных мероприятий;
- утверждение и внесение в действие положений, уставов, правил, инструкций и т. д. и, при необходимости, решение проблем, связанных с реализацией определенных организационных мер в связи с введением этих документов;
- вопросы реорганизации, создания и ликвидации структурных подразделений;
- результаты деятельности предприятия, объявление результатов проверок.
Посредством приказа руководитель определяет основные задачи для сотрудников и показывает пути решения основных проблем.
Приказы следует издавать только в случаях реальной необходимости. Изменения и дополнения к ним и их отмена могут быть сделаны только через другие приказы. 
Правовой основой для создания приказа являются:
- законы Российской Федерации;
- указы, распоряжения Президента Российской Федерации;
- постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации;
- необходимость правового регулирования и решения основных проблем предприятия.
Приказы организации делятся на две основные группы:
- по основной деятельности;
- по персоналу.
Приказы по основной деятельности включают приказы по:
- об организации компании;
- финансированию;
- планированию;
- отчетности;
- снабжению;
- продаже продукции;
- другим производственным проблемы, например: о распределении офисных площадей; о порядке и условиях ведения бухгалтерского учета; о нарушениях правил перевозки грузов; о создании рабочей группы по проекту; о бонусных выплатах работникам торгового отдела; о мерах по улучшению противопожарной защиты.
1.2 Описание этапов подготовки приказа по основной деятельности
Процедура разработки административных документов в условиях единоличного принятия решения включает следующие этапы:
- выявление проблемы и выбор ее решения в виде выдачи команды, приказа или инструкции;
- сбор и анализ необходимой информации по проблеме;
- составление административного документа;
- согласование текста документа с заинтересованными ведомствами и должностными лицами;
- оформление документов в соответствии с действующими нормами и правилами;
- подписание документа;
- Передача административного документа исполнителям.
Необходимость издать приказ возникает в связи с текущей деятельностью организации, в связи с публикацией новых законодательных актов, постановлений правительства, нормативных документов, решений органов власти или вышестоящих организаций.
Информация, собранная для разработки и принятия качественного решения, должна быть полной и объективной, чтобы найти реальное решение проблемы или разрешить противоречие, мешающее эффективной работе организации.
Проект приказа оформляется на стандартном листе согласно правилам окончательного оформления документа с пометкой «Проект». Проект документа создается ведущими специалистами структурного подразделения от имени руководства организации. 
Согласование текста административного документа может осуществляться со сторонними организациями и их согласование с заинтересованными должностными лицами - руководителями отделов, отдельными специалистами, юрисконсультами организации.
Проект документа будет составлен по результатам согласования на фирменном бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016. На этапе подписания документа руководитель организации решает подписать документ, который преобразует проект документа в правовой акт.
На этапе подачи поручения подчиненным организациям, структурным подразделениям и исполнителям документ тиражируется, при необходимости создаются выдержки из него, информационные бюллетени отправляются или направляются исполнителям по получении.
Проекты приказов по основным видам деятельности разрабатываются специалистами департаментов от имени руководства или в соответствии с функциями, предусмотренными в положениях для этих департаментов. Название подразделения, создавшего проект приказа с визой их руководителя, стоит после обязательной «подписи» перед визой. 
Проекты должны основываться на тщательном анализе поднятых вопросов, чтобы предложения, содержащиеся в проектах:
- были конкретными и реальными, в соответствии с действующим законодательством, компетенциями подразделений организации;
- имели необходимые материально-технические средства и финансовые ресурсы;
- исключается необходимость размещения дополнительных приказов в связи с незавершенностью или отсутствием предыдущего приказа.
В зависимости от важности мер управления, подготовка проекта регламента включает экспертизу законодательных актов, государственных документов, нормативных правовых актов департамента, ранее изданных административных документов по этому вопросу, а также различные справочно-информационные документы компании: отчеты, справки, служебные записки, официальные документы.
Состав текста приказа должен начинаться только после того, как будет достигнута полная ясность по существу темы и достигнуто четкое определение цели и задач публикации приказа. Текст сначала пишется в виде черновика на чистом листе бумаги, редактируется и заранее согласовывается с ответственными должностными лицами и ключевыми исполнителями. Противоречия, возникающие одновременно с исполнением и обеспечением мер, предусмотренных в приказе материальными, техническими и финансовыми средствами, разрешаются на уровне руководства организации.
1.3 Правила размещения приказов по основной деятельности
Приказ на основные виды деятельности выполняется в соответствии со всеми требованиями к оформлению административных документов. Отдельные детали характерны как для приказа, так и для любого другого вида документов. 
Порядок основной деятельности характеризуется следующими деталями:
Название организации-автора документа является обязательным и поэтому должно быть указано во всех документах - внутренних, исходящих, на бланках или на чистом листе бумаги. Название организации должно соответствовать названию, указанному в учредительных документах, и всегда указываться в именительном падеже. 
Название типа документа - ПРИКАЗ - добавляется после названия организации - автора документа.
Датой приказа является дата его подписания, обычно он выполняется в цифровом виде, элементы даты указываются арабскими цифрами в одну строку в порядке дня месяца, месяца, года. Например: 08.03.2020. 
Регистрационный номер - он размещается справа от даты и является серийным номером, который будет присвоен после подписания.
Текст приказа должен иметь заголовок. Название должно быть максимально точным. Название начинается с предлога «О», «Об». Заголовок находится под реквизитами «Дата» и «Регистрационный номер», напечатан через интервал, а не в кавычках, точка в конце заголовка не ставится.
Текст приказа должен быть написан правильно, состоять из простых предложений, быть терминологически правильным и использовать «стандартные» фразы и клише, присущие официальному деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, за исключением общепринятых, без бессмысленных инструкций, таких как «обратить внимание», «усилить контроль» и т. д. 
Инструкции, содержащиеся в проекте приказа, должны быть включены в ранее изданные административные документы: иметь ссылку на них, отменить их или определить их исправление. Упоминание от имени наименования правительственных, административных, организационных, корпоративных и структурных подразделений должно регистрироваться в полном соответствии с их нормативным описанием. Повторные приказы по одному и тому же предмету разрешены исключительно с соответствующими организационными и административными выводами.
Текст приказа по основной деятельности состоит из двух логически связанных частей констатирующей (введения) и распределительной.
Констатирующая часть - введение в тему. Оно должно объяснить, что вызвало приказ. Факты, события и оценки могут быть перечислены здесь. Нередко в повествовательном разделе пересказывается действие вышестоящего органа, при выполнении которого выдается этот административный документ. В этом случае указывается тип действия, его автор, дата, номер, полное имя (название), т.е. все поисковые данные (справочные данные) предоставляются в разделе. 
Можно оформить приказ без указания детали. Это происходит, когда доверенные действия, не требующие специального объяснения.
Основным бременем в административных документах является административная часть, которая представлена ​​в обязательной форме. Он содержит необходимые меры, имена должностных лиц, ответственных за их реализацию, и сроки. 
Административная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), которое печатается заглавными буквами с новой строки в левой части формы. Двоеточие ставится после слова ПРИКАЗАТЬ. 
Поскольку в регламенте часто предусматривается несколько различных мер, его административная часть делится на параграфы, а иногда и подпункты.
Каждый пункт начинается с имени ответственного должностного лица, структурного подразделения или организации, затем требуемые меры указываются в точной, обязательной форме и указываются даты осуществления мероприятий. Последний абзац приказа является официальным структурным подразделением или организацией, ответственной за надзор за исполнением приказа. 
Административная часть приказа должна учитывать следующее:
- Каждый абзац (подпункт) приказа может содержать только одну конкретную задачу с фактическим сроком исполнения. Срок не указывается, если задание еще не выполнено. 
- Количество исполнителей для каждого пункта не ограничено. Однако один из исполнителей несет ответственность за выполнение приказа.
- Если приказ отменяет или частично заменяет ранее выпущенные документы, связанные с рассматриваемой проблемой, они будут перечислены в административной части.
Согласование документа — это предварительная оценка характера проекта документа, его обоснованности, целесообразности и своевременности, а также соответствия применимым законам и нормативным актам.
Внутренняя координация формализуется путем утверждения проекта документа от исполнителей, должностных лиц, заинтересованных в документе, и заместителя руководителя, ответственного за проблему. Виза содержит должность и личную подпись исполнителя, подпись (инициалы, фамилия) и дату подписи. Виза прикрепляется к нижней части оборотной стороны последнего листа оригинального приказа. 
Если есть комментарии и дополнения к проекту документа, они будут перечислены на отдельном листе. Комментарии перечислены на отдельном листе, подписаны и приложены к приказу.
Подпись - обязательное требование приказа, как и любой другой документ.
Должностные лица имеют право подписывать официальные документы в пределах своей юрисдикции, которые обычно изложены в правилах и должностных инструкциях.
Не разрешается подписывать заказ с предлогом «для» или добавлять косую черту перед названием должности. Если чиновник, чья подпись была создана на проекте постановления, отсутствует, он будет перепечатан. 
Если в подписанном документе есть какие-либо неточности или неясности, об этом необходимо немедленно сообщить лицу, подписавшему приказ, для внесения изменений. Изменения и дополнения в заказы после подписи не допускаются без разрешения лица, подписавшего их.
Для проекта заказа подрядчик создаст список рассылки, который должен содержать подразделения и организации, на которые он ссылается.
Подписанные заказы по основному виду деятельности вместе с приложениями, на которые текст содержит ссылки, и список для рассылки направляются в общий отдел (офис) для регистрации, тиражирования и распространения.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Порядок основной деятельности и другие административные документы (приказы, указы, распоряжения, решения) являются важным средством управления подчиненными. Умение правильно и правильно документировать свои решения в соответствии с применимыми нормами и правилами в виде административного документа является одной из характеристик профессионализма старшего менеджера, секретаря или специалиста. 
Легко видеть, что подготовка задания к основному виду деятельности — это прежде всего умение правильно создавать детали. Поэтому в данной работе большое внимание было уделено их оформлению в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003. Единые системы документации. Единая система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.    
Все административные документы (приказы на основные виды деятельности) должны строго соответствовать закону. Ни один из них не может содержать положения, противоречащие законам и правилам.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / В.И. Андреева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: КНОРУС. 2008. -256 с.
2. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. -- 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско- торговая корпорация «Дашков и Ко», 2006. - 520 с.
3. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие.- СПб.: Издательский дом «Бизнес-пресса», 2005.- 240с.
4. Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов: Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2003.- 2-е изд.- М.: МЦФЭР, 2006.- 112с.
5. Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы док. с комментариями. - М.: Омега-Л, 2005. - 288 с. -- (Б-ка типовых документов).
6. Непогода А.В. Семченко П.А. Делопроизводство организации подготовка, оформление и ведение документации. - М.: Омега-Л, 2008.- 506с.
7. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
8. Организационно-распорядительная документация
9. Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря. - М.: Омега-Л, 2010.-152 с.