Эссе на тему: "Подготовка к переговорам. Правила организации переговоров"

Успешность деловой активности имеет прямую зависимость от умения и навыков ведения переговоров. Когда переговоры имеют колоссальный успех, то в выигрыше остаются все участники – партнеры, клиенты и др. Поиск взаимоприемлемого решения, с избеганием крайних форм проявления конфликта и есть цель деловых переговоров.
Переговоры есть совместный труд всех участвующих в них. Если каждый из участников настроен на сотрудничество и преследуется одна и та же цель, то они придут исключительно к положительному результату. Главное в процессе переговоров - найти точки соприкосновения. Как говорил Ф. Рузвельт «Лучшим символом здравого смысла для меня всегда был мост».
Проведение переговоров необходимо тогда, когда необходимо договориться о чем-то сторонам этого процесса. Именно в процессе переговоров обсуждается проблема, представлявшая взаимный интерес, а также вырабатываются совместные решения.
Организация коммерческих переговоров происходит по инициативе одного из участников путем личной договоренности при личной встрече, обмене письмами, по телефону и т. п.
Но, важно понимать, что процесс переговоров запускается задолго до его официального протекания. Уже только на стадии зарождения идеи о переговорах должна начинаться грамотная подготовительная работа. Если ваши партнеры из другого города, желательно к их приезду забронировать номер в гостинице, разработать культурную программу на время, которое они пробудут в вашем городе. Совсем необязательно, что они воспользуются ею, но сам факт того, что была проявлена забота и внимание настроит их на доброжелательный лад и может помочь устранить возможные конфликты еще до их появления.
Подготовка к переговорам включает два основных направления работы: [2, c. 252]
решение организационных вопросов;
проработка основного содержания переговоров.
Как правило, любые переговоры ведут к подписанию договора. Договор - это в первую очередь юридический документ, который не только заранее прорабатывается, но и выверяется специалистами.
В переговорах необходимо соблюдать временные рамки, которые зависят от продолжительности самого процесса, значащегося не более 2 часов. В связи с чем, начало переговоров лучше всего назначать в первой половине дня на 9:30-10:00. Это связано с максимальной человеческой активностью в это время. Но, если нет возможности проведения переговоров в первой половине дня, то максимально поздний час их проведения 17:00-17:30. При проведении переговоров нужно иметь в виду, что первый спад активности участников наступает примерно через 35 минут после их начала.
Особое внимание на стадии подготовки уделяется содержательной стороне дела, предполагающей проработку переговорного процесса. Такая проработка включает: [5, c. 91]
анализ проблемы;
формулирование общего подхода к переговорам, целей, задач и собственной позиции на них;
определение возможных вариантов решения;
подготовку предложений и их аргументацию;
составление необходимых документов и материалов.
При анализе проблемы необходимо обратить особое внимание на интересы сторон. Интерес - это одно из ключевых понятий переговорного процесса. На основе интересов участников переговоров формируются общий подход к переговорам и собственная позиция на них, а также определяются возможные варианты решения.
Важно решить вопрос о полномочиях того, кто в них участвует. В зависимости от степени важности переговоров, их сложности и сроков, в них от фирмы участвует один человек или команда. В любом случае нужно помнить, что, если у одного из оппонентов большая команда, полезно обеспечить баланс один к одному. При этом необходимо перед каждым участником переговоров поставить конкретную задачу.
Очень полезно, чтобы в переговорах с инициативной стороны участвовали не только руководители, но и владеющие конкретной информацией и практическими знаниями технические эксперты, даже если они и не занимают крупных постов. Типичная ошибка многих отечественных предпринимателей заключается в том, что для контактов с иностранными партнерами за рубеж отправляются только руководители, привыкшие к общим решениям и общим договоренностям. [4, c. 244]
На чьем «поле» следует встречаться: в офисе, дома, на территории оппонента, на нейтральной территории? В «своем доме», безусловно, и стены помогают. Если представители второй стороны соглашаются на переговоры на территории первой, значит, они имеют больший интерес к предполагаемой сделке. Если одна из сторон боится утечки конфиденциальной информации, переговоры можно проводить на «нейтральной полосе». Вместе с тем, если деловой партнер в течение подготовительной стадии все время «напрашивался» на встречи в офисе противоположной стороны, необходимо понимать, что преследуется какая-та цель. Может быть это фирма-однодневка, у которой просто нет офиса. Поэтому рекомендуется хотя бы одну встречу провести на территории делового партнера.
Кроме того, становится общепризнанной практикой обязательная проверка делового партнера силами собственной службы безопасности. Проверив историю фирмы, принимается решение о начале работы с ней. О дне и часе переговоров стороны, как правило, договариваются заранее по телефону, факсу, электронной почте и т. д.
Получив согласие партнера на встречу, желательно неукоснительно соблюсти точность - прийти в назначенное время, не заставляя другую сторону ждать.
Нарушение этого правила рассматривается как неуважение к принимающему лицу, а это может повлиять на ход последующего разговора. Конечно, в больших городах не исключены всевозможные непредвиденные обстоятельства, связанные как с транспортом, так и с другими причинами, но в случае предполагаемой задержки хорошо бы найти возможность принести соответствующие извинения. Это важно еще и потому, что принимающий имеет полное право, прождав гостя положенные в этом случае четверть часа, заняться другим важным для себя делом, перепоручив переговоры своим помощникам, или вообще в этот день отказаться от встречи.
Собираясь на встречу, нужно соблюдать все требования к внешнему виду, принятые в определенной стране и обществе. Дипломаты используют для визитов специальный «визитный» костюм. Деловые люди приходят на встречу в обычном, повседневном деловом костюме, но уж никак не принято быть в джинсах и свитере. Самый «переговорный» цвет костюма - синий. Деловой человек в синем костюме вызывает к себе большее доверие. [3, c. 107]
Если партнеры приезжают в страну или в город специально для переговоров с конкретной фирмой, их необходимо встретить в аэропорту и разместить в гостинице, проявить заботу об их благополучии. Это выражение почтения призвано подготовить благоприятную почву для предстоящих деловых переговоров. Встречать приезжающих в аэропорту следует руководителю или кому-либо из его заместителей. По международному этикету, здесь важно соблюсти паритетность соответственно рангу гостей. Причем делегации из Азии и Ближнего Востока нельзя поручать встречать женщине, так как в этих странах к женщинам относятся по-другому. Секретарь (или служба протокола) должна узнать рейс и время прилета (своевременность вылета), обеспечить необходимый транспорт, заказать гостиницу.
Сторона-хозяева должны сделать все возможное, чтобы досадные мелочи не испортили впечатление гостей от первых минут на российской земле. Это касается, в частности, организации быстрого получения багажа, отправки приезжих в гостиницу. Теплоту и радушие гости должны ощущать в течение всего периода пребывания.
Успех деловых переговоров очень часто предопределен первым впечатлением гостей об организационных способностях партнера. Нельзя упускать даже мелочей. Например, размещение гостя в автомобиле. Главного гостя следует посадить на заднее сидение по диагонали от водителя. Рядом с водителем может сидеть встречающий гостей сотрудник фирмы или сам хозяин.
Встречать гостей в офисе могут секретари или другие сотрудники фирмы. Они помогут гостям осмотреться, освоиться, на какое-то время займут их непринужденной беседой в комнате, где ведутся переговоры. Это может быть, как специальная комната, так и кабинет руководителя. В переговорной комнате желательно иметь соответствующую для этого удобную мебель - большой стол, стулья или кресла. Перед встречей необходимо подготовить помещение, на столах не должно быть никаких лишних документов, сейфы и шкафы должны быть закрыты. На столе должны лежать блокноты, карандаши, бумага. Может стоять вода, фужеры. Хозяин может посадить главного гостя как по правую руку от себя, так и напротив себя. Второй вариант более употребителен, ведь чаще всего в переговорах принимают участие помощники и другие лица, т. е. несколько человек с обеих сторон.

Рисунок 1 - Схема рассадки на переговорах [1, c. 69]
При работе с иностранными деловыми партнерами важным моментом является выбор языка переговоров, что, безусловно, влияет на конкурентоспособность позиций партнеров.
На важных переговорах целесообразнее не ограничиваться услугами секретаря или полагаться на собственные знания руководителя. Предпочтительнее пригласить переводчика. В этом случае руководитель сможет сосредоточиться на деловых моментах, а не тратить дополнительные усилия на ведение переговоров на «чужом» языке. Кроме того, приглашая специалиста-переводчика, фирма демонстрирует клиенту свое внимание к нему и готовность к сотрудничеству.
Здесь хотелось бы обратить внимание, что российские предприниматели, как правило, сами представляют переводчиков на переговорах с иностранными деловыми партнерами на территории России. Однако по международному этикету переговоры ведутся на языке принимающей стороны. Именно поэтому большинство воспитанных иностранных бизнесменов приезжают на переговоры со своим переводчиком.
Естественно, что даже в штате достаточно крупных фирм невозможно, да и не требуется иметь переводчика «на все случаи жизни». Однако достаточно знать, откуда и какого переводчика лучше пригласить, чтобы быть уверенным в его компетентности. А также будет не лишним заранее отобрать всех сотрудников, которые достаточно владеют нужным языком. Сделать это не сложно, учитывая, что в личных карточках сотрудников эта информация должна быть указана.
Так, например, в филиал «Афипэлектрогаз» приехали испанцы для заключения сделки на поставки комплектующего. По какой-то причине их переводчик добирался отдельно от них и опаздывал. Филиал также не продумал этот момент и не пригласил переводчика. Когда проблема была обнаружена, главный инженер, который встречал гостей узнал в отделе кадров кто так или иначе владеет достаточным уровнем английского или испанского. Такой человек нашелся. Это был оператор лазерной установки с базовым уровнем испанского языка. Это не помогло бы в переговорах, но было достаточным, чтобы объясниться с гостями и предложить им отобедать, в ожидании переводчика.
Чтобы в процессе переговоров не было ошибки в понимании полномочий всех присутствующих, в том числе переводчика, особенно если на переговорах присутствует большое число специалистов, следует расставить на столе переговоров соответствующие таблички с указанием фамилий, имен и должности участников переговоров.
Следует также учитывать, что многие из иностранцев хорошо владеют русским языком (во всяком случае, понимают его). Однако в ходе переговоров предпочитают не показывать это знание до поры до времени, стараясь получить дополнительную информацию из реплик отдельных членов русской делегации.
Сам переговорный процесс включает в себя: [1, c. 98]
представление участников; первым участников представляет глава принимающей стороны;
обмен визитными карточками;
«разминка» - период обсуждения вопросов, не касающихся предмета переговоров.
Запрещенными темами являются: политические взгляды, партийная принадлежность, отношение к религии, размер получаемых доходов, личное здоровья, личные проблемы. Нельзя плохо отзываться о Родине, критиковать порядки в стране нахождения. Рекомендуемые темы: погода, спорт, дети, культура, искусство, отдых, история страны, увлечения. Наиболее подходящие темы для разговора с французами - спектакли, книги, выставки, туризм, достопримечательности страны и города. Особенно ценится в собеседнике знание вопросов культуры и искусства. С англичанами - разговор лучше всего начинать с чисто человеческих проблем - погода, спорт, дети. Так можно показать, что, несмотря на деловую встречу, общечеловеческие ценности также важны. Австралийцы очень любят спорт и беседы о нем, отдых. Вы должны уметь поддержать разговор о скачках, футболе, серфинге и др. Расскажите вашим партнерам, как вы отдыхаете у себя дома.
От российского стандарта отличается и само начало деловых переговоров. Западные предприниматели гораздо больше внимания уделяют вопросам, чем докладам. Вместо вступительных речей достаточно широко применяется показ короткого (7-10 мин.) видеофильма о своей организации, компьютерная презентация. После этого идут ответы на вопросы. По-видимому, западные фирмы руководствуются правилом: лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать.
Инициатива начала и ведения беседы всегда принимающей стороне, это принято по сложившимся законам гостеприимства - именно хозяин следит за тем, чтобы в разговоре не было длинных пауз и перерывов, иначе наступившее молчание гостями может быть понято как намек на окончание визита.
Зачастую деловые переговоры проводятся в ресторанах или в форме различных мероприятий культурных программ. Поэтому крайне важно знать менталитет и деловой этикет зарубежных партнеров. В некоторых странах, например, в Японии, отсутствие приглашений на подобные мероприятия даже может служить сигналом того, что сделка, скорее всего, не состоится и что хозяева прозрачно намекают на отсутствие интереса к продолжению контактов. Если же приглашение состоялось, то обычно все расходы несет принимающая сторона или та, которая выступает инициатором сделки. Не следует злоупотреблять «бесплатными» приглашениями. Непреложным правилом деловых отношений в рыночных условиях является: делить все расходы поровну. Поэтому если одна из сторон у себя на Родине не в состоянии оказать партнеру такие же знаки внимания, какие были оказаны ей, то лучше тактично отказаться от участия в предлагаемых мероприятиях.
Необходимое условие хорошей встречи - удачно составленная программа проведения свободного времени. Помимо обычных визитов в театры, на концерты, в цирки и рестораны, можно включать в программы такие интересные для гостей и недорогие для хозяев мероприятия, как посещения необычных выставок, старых улиц, зданий, парков, соборов, церквей и т. д. Не мешает предложить гостям и покататься на лодке, поиграть в теннис, походить на лыжах, половить рыбу и т. д. Не стоит бояться показать гостям и негативные стороны жизни; причем лучше сделать это первым самим и дать необходимые пояснения, чем если гость побывает там сам и, не получив пояснений, поймет суть превратно. [3, c. 127]
В нашей стране в течение долгого времени той стороне делового общения, которая связана с психологией и технологией ведения деловых бесед и переговоров вообще не уделяли внимания, полагая, что здесь и учить-то нечему. Сейчас времена изменились. Во-первых, значительно расширился круг лиц, связанных по роду своей деятельности с зарубежными партнерами. Чтобы успешно вести дела, им необходимо знать общепринятые правила и нормы делового общения, уметь вести переговоры и беседы. Во-вторых, становясь частью единого делового мира, мы все в большей мере переносим существующие общие закономерности на нашу действительность, требуя и от отечественных партнеров цивилизованного общения.
Очень важны и психологические аспекты делового общения. Вопрос, с которым постоянно сталкиваются деловые люди, как построить беседу, переговоры. Важно понимать общие закономерности делового общения, что позволит анализировать ситуацию, учитывать интересы партнера, говорить на общем языке. Мастерство в любом деле приходит с практикой, и деловое общение не является исключением.
Список литературы
Гравицкий, А. Основы деловой этики / А. Гравицкий. – СПб.: Феникс, Северо-Запад, 2017. – 190 с.
Коноваленко, М.Ю. Деловые коммуникации: Учебник для бакалавров / М.Ю. Коноваленко, В.А. Коноваленко. - М.: Юрайт, 2017. - 468 c.
Фишер, Р. Переговоры без поражения. Гарвардский метод / Р.Фишер, У.Юри, Б.Паттон; пер. с англ. Т. Новиковой. – 4-е изд. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2015. –259 с.
Шатило, Ю. П. Коммуникативные навыки ведения переговоров как важный аспект профессиональной деятельности будущих специалистов в сфере международного бизнеса / Ю. П. Шатило. - Текст: непосредственный // Молодой ученый. - 2014. - № 15 (74). - С. 244-247. - URL: https://moluch.ru/archive/74/12638/ (дата обращения: 15.06.2020)
Яскевич, Я.С. Переговорный процесс в социально-экономической деятельности: учебное пособие / Я.С. Яскевич; ЭБС Znanium. – Мн.: Вышэйшая школа, 2018. – 367 с.

Эссе на тему: «Этапы переговорного процесса и их психологическое содержание»
Еще во времена античности зародилась наука, которая раскрывала секреты успешных переговоров, их правила и нюансы, способы достигать своего и отстаивать свою точку зрения. С помощью таких наук как риторика и софистика умные эллины, с помощью умений и навыков донесения своих мыслей и обхождении партнеров по переговорам достигали реального богатства и власти. Сегодня знания о том, как правильно и продуктивно вести переговоры является исключительно важным в деловой жизни, так как теперь это единственная альтернатива военным действиям из прошлого.
В связи с чем, необходимо разобрать искусство переговоров по этапам и определить, как именно вести переговоры о сотрудничестве с партнерами, как преодолевать трудности в переговорах, как уметь убеждать самых важных игроков в бизнесе - инвесторов.
В последнее время тема динамики переговоров активно исследуется рядом исследователей в самых различных бизнес - направлениях. Связано это с тем, что переговоры выступают сложнейшим процессом, который неоднороден по задачам, динамичен и имеет ряд этапов. Последнее следует изучить более подробно, опираясь на подход М. Лебедевой. [5, c. 221]
Собственно, переговоры начинаются с того момента, когда стороны приступают к обсуждению проблемы. Для того чтобы ориентироваться в ситуации переговоров, необходимо хорошо понимать, что представляет собой процесс взаимодействия при ведении переговоров, из каких этапов он состоит.
Рассматривая непосредственно процесс ведения переговоров, многие исследователи отмечали, что он - в зависимости от задач, которые решают его участники, - может быть подразбит на несколько этапов. Даже в тех случаях, когда партнеры совершенно искренне стремятся найти совместное решение обсуждаемой проблемы, на пути к конечному результату им надо пройти эти этапы. В противном случае существует опасность либо завершить переговоры неудачным решением, либо вообще упустить возможность выйти на договоренность.
Разумеется, выделенные этапы следуют не строго друг за другом.
Можно говорить о трех этапах ведения переговоров: [1, c. 74]
В ходе уточнения интересов, концепций, точек зрения и позиций участников снимается информационная неопределенность по обсуждаемой проблеме. Находится «общий язык» с партнером по переговорам. Обсуждая вопросы, необходимо убедиться, что под одним и тем же термином стороны понимают одинаковые, а не разные вещи. Этап уточнения проявляется в изложении сторонами позиций (внесение официальных предложений) и предоставлении разъяснений по ним. Внося предложения, стороны тем самым определяют свои приоритеты, свое понимание возможных путей решения проблемы, стороны могут согласовывать сразу ряд вопросов или отстаивать свою точку зрения (возможно, организовав для этого специальные рабочие органы - экспертные группы), а в конце переговоров участники могут вновь перейти к уточнению отдельных элементов своих позиций. Однако в целом последовательность в решении указанных задач должна сохраняться. Ее несоблюдение может вести к значительному затягиванию переговоров, а то и их срыву. [4, c. 28]
Этап обсуждения (обоснования своих взглядов и предложений, аргументации) направлен на то, чтобы максимально понятно обосновать собственную позицию. Он приобретает особое значение, если стороны ориентируются на решение проблемы путем компромисса. Во время обсуждения оппоненту показывают, на что и почему сторона не может пойти. Обсуждение является логическим продолжением уточнения позиций. Стороны путем выдвижения аргументов в ходе дискуссии, высказывания оценок в адрес предложений партнеров показывают, с чем и почему они принципиально не согласны или, напротив, что может быть предметом дальнейшего обсуждения. Если стороны стремятся решить проблему путем переговоров, то результатом этапа аргументации должно быть определение рамок возможной договоренности.
Согласование позиций и выработка договоренностей. Выделяют две фазы согласования: сначала согласование общей формулы, а затем - деталей. При выработке общей формулы соглашения, а затем и при ее детализации стороны проходят как бы все три этапа: уточнение позиций, их обсуждение и согласование. [3, c. 28]
Конечно, выделенные этапы не всегда следуют строго друг за другом. Уточняя позиции, стороны могут и согласовывать вопросы или отстаивать свою точку зрения, образовав для этого специальные экспертные группы. В конце переговоров участники могут вновь перейти к уточнению отдельных элементов своих позиций. Однако в целом логика переговоров должна сохраняться. Ее нарушение может вести к затягиванию переговоров и даже их срыву.
Заключительным периодом переговорного процесса является анализ результатов переговоров и выполнение достигнутых договоренностей. Принято считать, что, если стороны подписали некий документ, значит, переговоры были не впустую. Но наличие соглашения еще не делает переговоры успешными, а его отсутствие не всегда означает их провал. Субъективные оценки переговоров и их результатов являются важнейшим индикатором успеха. Переговоры можно считать удавшимися, если обе стороны высоко оценивают их итоги.
Другой важнейший показатель успешности переговоров - степень решения проблемы. Успешные переговоры предполагают решение проблемы, однако участники могут по-разному видеть, насколько проблема решена. [2]
Третий показатель успешности переговоров - выполнение обеими сторонами взятых на себя обязательств. Переговоры закончились, но взаимодействие сторон продолжается. Предстоит выполнение принятых решений. В этот период складывается представление о надежности недавнего оппонента, о том, насколько строго он следует договоренностям. Выше отмечалась важность такого фактора на переговорах, как репутация. Добавим, что репутация - это та сфера явлений, которая может сохраняться достаточно долго несмотря даже на то, что факты могут противоречить ей. Поэтому нарушение выполнения договоренностей может негативно сказаться не только на дальнейшем взаимодействии с этим партнером, но и с другими, поскольку информация о степени надежности партнеров быстро распространяется.
После завершения переговоров необходимо провести анализ их содержательной и процессуальной стороны, т. е. обсудить: [2, c. 252]
что, какие действия способствовали успеху переговоров;
какие возникали неожиданности и трудности, как они преодолевались;
что не было учтено при подготовке к переговорам и почему;
каково было поведение оппонента на переговорах;
какой опыт, какие принципы ведения переговоров можно использовать в дальнейшем.
Часто на анализ переговоров просто не остается времени. В лучшем случае подводятся итоги содержательной части: что было сделано. Вопросы же о том, как были достигнуты договоренности, участники переговоров зачастую не рассматривают вообще. Такое игнорирование анализа процессуальной стороны может впоследствии обернуться неудачами и содержательного плана.
Для ведения переговоров необходимо понять, что это вид совместной с партнером деятельности, как правило, направленной на решение проблемы, предполагающий, по крайней мере, двух участников, интересы которых частично совпадают, а частично - расходятся. В иных случаях мы имеем дело совсем с другими видами взаимодействия. При полном совпадении интересов сторон обсуждение не требуется, участники просто переходят к сотрудничеству. При полном их расхождении мы наблюдаем в наиболее явном виде конкуренцию, состязание, противоборство, конфронтацию.
Таким образом, переговоры можно интерпретировать как состязание в риторике, веселую игру, жестокую войну или дружеские посиделки. То есть отношение каждой из сторон может быть совершенно различным. Но соблюдение правил и принципов переговоров должно быть строгим. Наличие уважения и внимания к партнеру, твердое намерение добиться своего, готовность к диалогу – это обязательно. Когда переговоры закончатся необходимо каждой стороне «взять паузу», все осмыслить, проанализировать отбросив эмоции и послевкусия от встречи, еще раз изучить результаты и только потом продолжать работать в этом направлении с этими партнерами.
Список литературы
Бороздина, Г.В. Психология делового общения: учебник / Г.В. Бороздина; ЭБС Znanium. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2017. – 295 с.
Горбунова О.В актуальные приёмы ведения деловых встреч и переговоров. Деловые связи // Формула менеджмента. - 2019. - №4 (11). - URL: https://cyberleninka.ru/article/n/aktualnye-priyomy-vedeniya-delovyh-vstrech-i-peregovorov-delovye-svyazi (дата обращения: 14.06.2020)
Данилова, С. В. Деловые переговоры как основная форма деловой коммуникации / С. В. Данилова. - Текст: непосредственный // Филология и лингвистика в современном обществе: материалы IV Междунар. науч. конф. (г. Москва, июнь 2016 г.). - Москва: Буки-Веди, 2016. - С. 112-115. - URL: https://moluch.ru/conf/phil/archive/178/9733/ (дата обращения: 15.06.2020)
Нужный, А. А. Особенности ведения деловых переговоров / А. А. Нужный. - Текст: непосредственный // Молодой ученый. - 2017. - № 6.2 (65.2). - С. 28-30. - URL: https://moluch.ru/archive/65/10861/ (дата обращения: 15.06.2020)
Спивак, В. А. Деловые коммуникации. Теория и практика: учебник для академического бакалавриата / В. А. Спивак, ЭБС Юрайт. - М.: Издательство Юрайт, 2017. - 460 с.