Анализ и совершенствование бизнес-процесса «закупочная деятельность торгового предприятия «ИП Судейко С.Н.»

Задание на курсовую работу получил «__»______20__г. подпись студентаФИО студентаВведениеВ качестве темы курсовой работы была выбрана Анализ и совершенствование бизнес-процесса, где рассматривается «закупочная деятельность торгового предприятия ИП Судейко С.Н.». В современных условиях непостоянной внешней среды главной задачей предприятия становится быстрое реагирование на изменения и соответствующее внедрение адекватных мероприятий в организации и осуществлении собственной предпринимательской деятельности.Конкурентоспособность предприятия тогда выше, когда лучше оно умеет учитывать не только текущую рыночную конъюнктуру, но и анализировать и предусматривать будущие условия функционирования, реагируя на изменения окружающей среды, обеспечивая соответствие внутренней организации требованиям рынка. При этом изменения не рассматриваются как исключительное явление: потребность в них возникает неуправляемо и не зависит от используемых на предприятии методов управления, а продиктовано ускорением ритма современной жизни и изменчивостью окружающей среды. Таким образом, предприятие, стремящееся выжить или улучшить свое положение на рынке, должно постоянно совершенствовать технологии производства и способы организации бизнес-процессов. Поэтому тема курсовой работы актуальна.Цель курсовой работы - научиться анализировать бизнес – процессы, разобраться в их управлении и совершенствовании.Задачи курсовой работы: Исследовать предметную область бизнес-процесса «закупочная деятельность торгового предприятия» Описать предприятие, на котором осуществляется рассматриваемый закупочная деятельность торгового предприятия Определить сферу деятельности предприятия, на котором происходит рассматриваемый процессОписать основные функции отделов, представленных на организационной структуреСделать краткую характеристику теоретических моделей и положений, описывающих закупочную деятельность торгового предприятия. Описать технологии выполнения выбранного процесса с учетом специфики предприятияРаздел 1. Исследование предметной области закупочной деятельности торгового предприятия «ИП Судейко С.Н.»Торговое предприятие — это имущественный комплекс, используемый организацией для купли-продажи товаров и оказания услуг торговли. Торговое предприятие обладает всеми основными признаками, характерными для предприятия вообще. Правовые нормы деятельности торговых предприятий заложены в ГК РФ (ст. 52).Основная задача торговых предприятий — обеспечить возможность покупки какого-либо товара при соответствующем качестве торгового обслуживания. Реализовав товар и получив заданную прибыль, торговое предприятие достигает своей цели.Стратегическое управление предприятием заключается в плановом процессе разработки и поддержания стратегического соответствия между целями, возможностями, конкурентоспособностью предприятия в постоянно меняющихся рыночных условияхЗакупочная логистика — это управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами. Процесс приобретения материальных ресурсов (товаров) в производственной деятельности обычно называют закупками, в государственном секторе - снабжением, в розничной торговле и складской хозяйстве - покупками. Часто этот же процесс определяют как "логистика на входе" или "внутренняя логистика".Стандартное определение общих целей функции закупок таково, что компания должна получать необходимое по качеству и количеству сырье в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно отвечающего по своим обязательствам, с хорошим сервисом (как до осуществления продажи, так и после нее) и по выгодной цене.Эффективность закупочной деятельности определяется одновременно экономией денежных средств, высоким качеством закупаемых товаров, работ, услуг и соблюдением требований законодательства.Совмещая в себе две основные функции – обеспечение производства материально-техническими средствами и контролирование бюджета закупок, закупочная деятельность способствует преобразованию материального потока в конечный продукт готового к реализации.При рассмотрении процесса закупок как функции предприятия, можно выделить следующие тенденции– отбор и оценка поставщиков занимают значительную долю в организации процесса закупок; – роль информационного обеспечения возрастает и вместе с этим – прозрачность закупочного процесса; – эффективность преддоговорной и договорной деятельности повышается; – ценовой фактор является определяющим при организации закупок, но не единственным; – операционная деятельность закупщиков становится автоматизированной.Общая характеристика «ИП Судейко С.Н.»Торговое предприятие «ИП Судейко С.Н.» осуществляет свою торговую деятельность на потребительском рынке г. Сочи. Дата создания – май 2016 года.Предприятие «ИП Судейко С.Н.» начало предпринимательскую деятельность с момента постановки на учет физического лица в налоговом органе на территории Российской Федерации, имеет самостоятельный баланс и печать.Общество, как физическое лицо, имеет право от своего имени заключать гражданско-правовые сделки, в том числе хозяйственные договора, контракты, совершать сделки по всем видам торговой деятельности, возможность выступать в роли истца и ответчика в суде, пользуясь при этом правами, установленными гражданским законодательством, самостоятельность в уплате налогов, возможность нанимать работников в соответствии с трудовым законодательством в целях осуществления предпринимательской деятельности.Предметом деятельности предприятия является формирование и развитие рынка торговли. Форма торгового обслуживания: продажа товаров через прилавок. Основными функциями предприятия являются: реализация товаров; изучение покупательского спроса на товары; формирование ассортимента. Магазин имеет торговое помещение и склад. По своему назначению площадь торгового зала магазина подразделяется на такие основные зоны: площадь, занимаемая оборудованием для выкладки и демонстрации товаров; площадь, занимаемая товаром; площадь проходов для покупателей.Торговое предприятие «ИП Судейко С.Н.» начинало свою работу на новом «не раскрученном» месте и не в летний сезон, поэтому первоначальная прибыль была очень низкая. Ближе к лету, прибыль начала возрастать. Это обусловлено не только сезонностью продаж, а также тем, что люди узнавали о новой торговой точке, сообщали об этом своим друзьям и соседям.Уровень прибыли носит сезонный характер. Летом, во время отпусков, прибыль увеличивается, и начинает опускаться ко второму месяцу осени. А также прибыль возрастает в предпраздничные и праздничные дни.«ИП Судейко С.Н.» реализует продовольственные товары. В таблице 1 приведен ассортиментный перечень товаров, реализуемый данным предприятием. Из данной таблицы можно сделать вывод, что торговое предприятие «ИП Судейко С.Н.» реализует достаточной широкий ассортиментный перечень продовольственных товаров.Группа товаровКоличество разновидностейКонсервы27Масложировая продукция30Масло растительное12Соки и воды30Соусы15Макаронные изделия 12Крупы 14Чай37Кофе35Чипсы, сухарики45Специи, приправы65Кондитерские изделия36Сопутствующие товары29left113030Таблица 1.00Таблица 1.Таблица 1.Таблица 1.Организационная структура предприятия:left2762250Рис 1.00Рис 1.Рис 1.Рис 1.Описание функции отделов:Бухгалтерия - формирование учетной политики в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете и исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости.Склад - Прием, хранение и отпуск товарно-материальных ценностей, их размещение с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчение и ускорение поиска необходимых материалов, инвентаря и т.п.Сбыт и продажи - продавец является сотрудником магазина, подчиняется непосредственно директору магазина и товароведу, подотчетен и подконтролен им. В своей деятельности руководствуется: настоящей должностной инструкцией, правилами торговли, устными и письменными приказами и распоряжениями администрации магазина. Продавец должен знать и выполнять правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты, нормы производственной санитарии и гигиены. Цель работы продавца – обеспечение максимального объема продаж посредством создания оптимальных условий покупателям для выбора и оплаты товара.Примерный перечень основных участников: Заведующий складом, кладовщик, главный бухгалтер, бухгалтер, зам. директора по сбыту, продавец, поставщики.Система процессов закупочной технологии: Процесс закупки представляет собой цепочку взаимосвязанный действий. Начинается он с составления заявок, а заканчивается практическим поступлением требуемых товаров в нужном количестве с соблюдением качества в заданные сроки, а самое главное, что может оказаться лимитирующим фактором - на приемлемых условиях.Эффективность закупок во многом зависит от правильного выбора источников поступления и поставщиков, поэтому коммерческим службам предприятия следует уделить этому вопросу много внимания.Главная проблема при выборе поставщика - отсутствие единичного критерия оценки поставщика. Осуществляя коммерческую деятельность при поиске поставщиков «ИП Судейко» руководствуется следующими принципами:Процессы:Закупка материалов и услуг. Разработка стратегии сорсинга:Разработка плана закупок, уточнение требований к закупке, разработка стратегии запасов, сравнение потребностей и возможностей поставщиков, анализ профиля затрат компании, поиск возможностей для повышения эффективности и стоимости, совместная работа с поставщиками по определению возможностей сорсингаВыбор поставщиков и разработка/ подписание контрактов:Выбор поставщиков, сертификация и проверка поставщиков, заключение контрактов, управление контрактами.Заказ материалов и услуг:Процесс/обзор заявок, подтверждение заявок, запрос/отслеживание цен поставщиков, создание/распределение заказов на поставку, ускорение выполнения заказов и заявок, запись факта получения товаров, изучение/ решение невыполненных заявок.Оценка и развитие поставщиков:Мониторинг/управление информацией о поставщиках, подготовка/анализ закупок и деятельности поставщиков, поддержка процессов инвентаризации и производства, мониторинг качества доставки.Раздел 2. Анализ закупочной деятельности торгового предприятия «ИП Судейко С.Н.»Иерархический нумерованный список процессов:Оценка и выбор поставщиковФормирование пула поставщиковРазработать критерии оценки поставщиковЗаказ товаровФормирование заявки покупателя и договора поставки Приёмка товара Работа с несоответствующей продукциейЗаведение новой номенклатуры и расценка оборудованияИнвентаризация Сверка факта к закупкам на период Работа с пересортицейСхема 1 – Дерево подпроцессов процесса «Закупочная деятельность»Таблица 2.1. Определение ресурсных потоков (входов/выходов) БПНаименование подпроцесса (работы, операции)ОсновныеОбеспечивающие ресурсыПреобразуемыеПреобразованные ресурсыОценка и выбор поставщиковФормирование пула поставщиковСписок поставщиковПеречень альтернативных поставщиков категорий A-D в соответствии с выбранными критериямиПрограммные продукты HYPERLINK "https://www.microsoft.com/ru-ru/microsoft-365" Microsoft Office, информационная система: 1СРазработать критерии оценки поставщиковСтатистика по обработанным заказам поставщикомАналитический отчет за период Информационная система 1С, Excel – аналитик – директор магазина (управление)Заказ товаровФормирование заявки покупателя и договора поставкиЗаявка покупателя и договор поставкиСогласованная заявка покупателя и подписанный договор поставкиИнформационная система : 1С, исполнитель – закупщик, подписант – директор магазина (управление)Приёмка товараНакладные, товар Сверенная накладная , оприходованный товарИС – 1С, работник зала магазинаРабота с несоответствующей продукцией Несоответствующая продукция, акт несоответствия (претензия)Возврат средств , подписанный акт несоответствияПрограммные продукты HYPERLINK "https://www.microsoft.com/ru-ru/microsoft-365" Microsoft Office, информационная система : 1С , исполнитель – работник зала Заведение новой номенклатуры и расценка оборудованияТоварная накладнаяЗаведена и расценена согласно категориям новая позиция в системеИС : 1С, исполнитель - закупшикИнвентаризацияСверка факта к закупкам на периодОпись фактически расположенного на полках товарах – (в сравнении с фактически закупленным товаром)НедостачаРаботник зала исполнитель, ИС – 1С Работа с пересортицейПересортица Разложенные по категориям товарыРаботники зала, на основании информации из описи Таблица 2.2. Описание ресурсовРесурсТип Краткое описаниеПрограммные продукты HYPERLINK "https://www.microsoft.com/ru-ru/microsoft-365" Microsoft Office, Материальный - поддерживающий (информационные системы и продукты)В Excel заносится перечень всех поставщиков, с которыми были проведены сделки, для наполнения полей – осуществляется выгрузка базы поставщиков из 1С. Также в Excel формулами выставляются коэффициенты к оценке поставщика. Таким образом происходит Информационная система : 1СМатериальный - поддерживающий (информационные системы и продукты)В данной информационной системе ведётся учет, заведение и оприходование номенклатуры - основные бухгалтерские процессы протекают в данной ИСДиректор магазинаНематериальный ( человеческий ресурс)Ресурс, осуществляющий управлениеЗакупщикНематериальный ( человеческий ресурс)Ресурс, выполняющий функции по закупке товара Работник зала Нематериальный ( человеческий ресурс)Ресурс, выполняющий функции по приёмке товара, раскладке по продуктовым полкам, выявлению несоответствий и проведению инвентаризации Инициирующее событие – Формирование заявки покупателя потенциальному поставщикуЗавершающее событие – Товар на складе и готов для реализацииТаблица 2.3. Определение границ БПНаименование процесса, подпроцессаИнициирующее событиеЗавершающее событиеОценка и выбор поставщиковЗаведение нового поставщикаПул поставщиков обновлен и разбит по критериям оценки на категории A-DФормирование пула поставщиковЗаведение нового поставщикаПул поставщиков обновленРазработать критерии оценки поставщиковНеобходимо собрать квартальную аналитику по поставщикамКритерии оценки поставщиков перестроеныЗаказ товаровРазмещение заявки покупателюТовар отгружен, соответствует требованиям, готов к реализации Формирование заявки покупателя и договора поставкиНеобходимо запустить процесс контратации с поставщикамиДоговор на отгрузку согласован и подписанПриёмка товараНеобходимо завести номенклатуру Товар принят к реализацииРабота с несоответствующей продукциейНесоответствующий товар обнаруженНесоответствующий товар возвращен поставщику , возврат средств осуществлёнЗаведение новой номенклатуры и расценкаНеобходимо обогатить номенклатурный перечень Номенклатурный перечень обогащенИнвентаризацияНеобходимо актуализировать товарный остатокТоварный остаток актуализированСверка факта к закупкам на периодНеобходимо провести сверкуГотова опись сверки Работа с пересортицейНеобходимо и исключить пересортицуПорядок на продуктовых полках и в базе 1СТаблица 2.4. Определение роли участников БП (оперограмма БП)*Наименование процесса/подпроцессовЗакупщик Работник торгового залаДиректорОценка и выбор поставщиковXXИФормирование пула поставщиковXXИРазработать критерии оценки поставщиковXXИЗаказ товаровИХК*контрольФормирование заявки покупателя и договора поставкиИХКПриёмка товараХИКРабота с несоответствующей продукциейХИКЗаведение новой номенклатуры и расценкаИХКИнвентаризацияХИКСверка факта к закупкам на периодХИКРабота с пересортицейХИКФункция управления вынесена в таблицу под сокращением К –контролировать выполнение.Таблица 2.5 Участники БПУчастникВыполняемые операции, действия, задания, подпроцессыЭтап процесса , исполнителем которого являетсяДиректор Занимается подбором поставщиков и их оценкой в соответствии со стратегией и планом продаж на периодПодготовительныйЗакупщикФункциональная роль, в которой могут находиться завхоз , либо кассир магазина – в зависимости от загруженности – занимается не только оформлением заявки поставщику, согласованием договоров поставки и организацией подписания, также заводит новую номенклатуру , актуализирует ее, готовит документацию для бухгалтерской отчетностиОсновнойРаботник торгового залаОсуществляет приёмку товара, раскладку товара на торговых полках, проверку на соответствие требованиям качества и упаковки, выполняет инвентаризацию товараПоддерживающийСхема 2 – модель бизнес – процесса «Закупочная деятельность»Раздел 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА «закупочной деятельности торгового предприятия ИП Судейко С.Н.»Метод эффектного использования материалов – Канбан:Канбан (Kanban) — часть agile-философии и метод улучшения рабочих процессов путём визуализации и активной работы над незавершёнными задачами.Для визуализации работы в Kanban используют специальную доску (неотъемлемую часть любой agile-методики) и набор карточек или стикеров. Доска может быть реальная (магнитная, пробковая, деревянная) и виртуальная (есть много сервисов, которые дают возможность работать с досками — WEEEK, Trello и так далее).Пространство на доске разбивают на колонки (или столбцы - как угодно), отражающие этапы рабочего процесса — стадии, которые проходит задача на пути к завершению. Самый простейший вариант (используется в Scrum): Нужно сделать, В работе, Сделано.Но описать можно буквально любой рабочий процесс: от подготовки статей в журнал до производства магистральных труб или бытовой техники.Колонок может быть сколько угодно, но важно соблюдать их последовательность. Только так можно поддерживать поток задач — главную ценность Канбана.Задачи пишут на карточках или стикерах и прикрепляют в первую колонку. По ходу работы стикеры перемещают между колонками, пока работа не завершится. Если на каком-то этапе рабочего процесса есть проблема, команда это сразу видит и может исправить дело. Это называется управлением потоком.Этот метод отлично подходит к процессу закупочной деятельности торгового предприятия, потому что он отлично структурирован.У метода есть девять основных ценностей: сотрудничество, сбалансированность, прозрачность, клиентоориентированность, лидерство, поток, согласие, уважение, понимание.А ещё есть три основных принципа: Использовать то, что есть сейчас. Развивать и совершенствовать рабочий процесс. Поощрять развитие лидерства.Бесперебойное снабжение вашего производстваБлагодаря системе «kanban» снабжение производства осуществляется бесперебойно, так как стеллаж с размещенными на нем контейнерами наполненными комплектующими находиться непосредственно на сборочном участке или на вашем складе.Отпадает необходимость отслеживать складской запас. В то время, когда запас в одном контейнере заканчивается, происходит дозаказ. До того, как запас в полном контейнере заканчивается, на производственную линию уже возвращается заполненный контейнер с комплектующими.Компании, использующие подход «точно-в-срок» имеют значительное преимущество перед своими конкурентами, использующими более традиционный подход.Излишние материальные запасы занимают производственные площади и замораживают денежные средства. Как следствие повышается стоимость производства и в конечном итоге стоимость самой производимой продукции. Их следует свести к минимуму или по возможности вообще устранить.В департамент закупок поступает большое количество разных типов запросов. Все их нужно обработать так, чтобы вовремя закрыть нужды производства.В компании хорошо налажен процесс обработки типовых запросов. Даже если закупается оборудование и запасные части стоимостью в сотни миллионов рублей. Для новых (нетиповых) запросов закупочная процедура нуждалась в существенной оптимизации для получения приемлемых сроков поставки.Внедрение метода Канбан помогло сотрудникам закупки сфокусироваться на интересах потребителей. Входящие запросы разделили на классы сервисов. Дополнили существующую и хорошо работающую закупочную процедуру отдельными процессами для нетиповых запросов.Теперь все входящие задачи распределяются по нескольким параллельным процессам в соответствии с классами сервисов. Это позволило увеличить скорость поставки и оперативно реагировать на изменения потребностей производства.Этот метод отлично подходит к процессу закупочной деятельности торгового предприятия, потому что он отлично структурирован.ЗаключениеБизнес-процессы предприятия представляют собой структурированный, размеренный комплекс мероприятий, которые циклично осуществляются различными структурными подразделениями предприятия и в комплексе учредительных актов хозяйственной деятельности, организованных с целью достижения результатов предприятия с помощью удовлетворения потребностей заказчика.Анализ этих процессов позволяет отслеживать их основные показатели, тенденции изменения для повышения эффективности этих процессов и принятия оптимальных управленческих решений для обеспечения их устойчивого развития.Бизнес-процессы разнообразны и классифицируются по самым разным признакам. Мы исследовали предметную область бизнес-процесса «закупочная деятельность торгового предприятия». Описали предприятие, на котором осуществляется рассматриваемый закупочная деятельность торгового предприятия. Определили сферу деятельности предприятия, на котором происходит рассматриваемый процесс. Описали основные функции отделов, представленных на организационной структуре. Сделали краткую характеристику теоретических моделей и положений, описывающих закупочную деятельность торгового предприятия. Описали технологии выполнения выбранного процесса с учетом специфики предприятияДля выполнения курсовой работы использовались источники:Показатели эффективности закупочной деятельности http://olgagryaznova.ru/bsc. Воронов, А.А. Показатели и методы оценки эффективности организационно-экономического механизма управления промышленным предприятием [Текст] / А.А. Воронов, В.Ф. Катичев // Менеджмент в России и за рубежом. – 2004. № 4. – С. 98-108.Алексеев, В. Как оценить и повысить эффективность цепочки поставщиков [Текст] // Стандарты и качество. – 2003. - № 10. – С. 106-110.https://scrumtrek.ru/blog/kanban/1360/chto-takoe-kanban-metod-maksimalno-korotko/