Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

ВведениеВ процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие денежные средства из кассы авансом для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды.Практика показывает, что наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.Актуальность темы заключается в том, что расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны: приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов; оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу, представительские расходы.Цель курсовой работы - исследование учета расчетов с подотчетными лицами.Реализация поставленной цели достигается путем решения следующих задач:- исследовать обзор различных источников и нормативных документов по учету расчетов с подотчетными лицами;- исследовать синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами- рассмотреть порядок оформления первичных документов.Исходными данными для написания курсовой работы послужили первичные учетные документы, регистры аналитического и синтетического учета, отчетность предприятия.Методологическую основу данной работы составили: законодательные акты, инструктивные материалы, учебники, учебные пособия, специальная литература.Глава 1. Теоретические аспекты бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами1.1 Нормативное регулирование учета. Задачи бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицамиСуществует целый ряд нормативных документов, регулирующих расчеты с подотчетными лицами, в первую очередь это: - Трудовой Кодекс РФ; - Налоговый Кодекс РФ; - Гражданский Кодекс РФ; - Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета. Существенную роль в регулировании учета расчетов с подотчетными лицами в каждой организации играют внутренние нормативные документы, в первую очередь, Учетная политика. Расчеты с подотчетными лицами могут быть разнообразны. Основные направления расходования подотчетных средств: - хозяйственные расходы; - командировочные расходы; - представительские расходы. Рассмотрим нормативную базу, регулирующую расчеты с подотчетными лицами.В первую очередь, Федеральный закон «О бухгалтерском учете» содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов. Разрешает составлять документы на машинных носителях. Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные документы по операциям с денежными средствами. В соответствии со ст. 217 п. 3 Налогового Кодекса РФ, суммы возмещения работнику командировочных расходов в пределах норм включаются в совокупный годовой доход работника. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749, содержит : определение служебной командировки; правила документального оформления; предельные сроки командировок; необходимость ставить в командировочном удостоверении отметки о дне прибытии и дне выбытия из места командировки; формы журналов по ведению учета работников, отбывающих в командировки; указание на выплату работникам суточных; перечень расходов, возмещаемых командированному работнику; дату пересечения границы; другие положения относительно командировок. Дата пересечения границы определяется по отметке в загранпаспорте работника. Налоговый Кодекс РФ, ст. 264 п. 2 содержит целый ряд положений, касающиеся расчетов с подотчетными лицами, а именно:: определение представительских расходов; порядок включения представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг). Установление правил ведения кассовых операций относится к юрисдикции Банка России (ст. 34 закона РФ от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О ЦБ РФ»). На сегодняшний день существует 2 действующих документа, разработанных Банком РФ и регулирующих эти правила:Предназначенное для банков Положение о порядке ведения кассовых операций в РФ, утвержденное документом Банка РФ от 29.01.2018 № 630-П.Созданное для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей указание Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».В отношении юридических лиц и индивидуальных предпринимателей Центробанк устанавливает следующие правила кассовых операций: порядок организации ведения кассовых операций и оформления кассовых документов, порядок приема, выдачи и хранения денег, а также порядок отчета подотчетных лиц.Бланки первичных документов, применяемых при оформлении кассовых операций, утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Несмотря на то что действующий федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ отменил обязательность применения унифицированных форм при оформлении учетных операций (п. 4 ст. 9 закона РФ от 06.12.2011 № 402-ФЗ), в отношении кассовых операций эти документы по-прежнему должны оформляться на бланках, установленных Госкомстатом (информация МФ РФ № ПЗ-10/2012 к закону РФ № 402).К данным документам относят:Приходный кассовый ордер (Унифицированная форма N КО-1) (ОКУД 0310001)  Расходный кассовый ордер (Унифицированная форма N КО-2) (ОКУД 0310002) Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (Унифицированная форма N КО-3) (ОКУД 0310003) Кассовая книга (Унифицированная форма N КО-4) (ОКУД 0310004)  Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Унифицированная форма N КО-5) (ОКУД 0310005) Авансовый отчет (Унифицированная форма N АО-1) (ОКУД 0302001)Объявление на взнос наличными (Форма 0402001) (ОКУД 0402001).Как отмечает Е. Диркова [30] При выдаче денег под отчет необходимо учитывать следующие требования:- выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;- лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;- выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;- передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.Исходя из этих требований, в организации должен быть приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, в котором определены:- перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет;- срок, на который выдаются подотчетные суммы;- порядок представления и утверждения авансовых отчетов.Работники организации, имеющие право получать под отчет деньги, должны быть ознакомлены с данным приказом под роспись.Кроме того, с работниками, включенными в список подотчетных лиц организации, работодателю необходимо заключить договор о полной материальной ответственности.Это следует из ст. 243 Трудового кодекса РФ [3], согласно которой материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника при недостаче ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.Порядок выдачи и списания подотчетных сумм одновременно может быть прописан в приказе об учетной политике.1.2 Организация расчетов с подотчетными лицамиДокументы учету расчетов с подотчетными лицами во многих предприятиях подразделяются на три вида. 1. Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии организации до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха. К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер. Приказ является основанием для направления работника в командировку (форма №Т–9). В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет выполнении (форма №Т–10а,). Также предприятие может выписать командировочное удостоверение (форма №Т–10). Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчётом на основании заявления сотрудника суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО–2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание . 2. Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно время нахождения в командировке с или при приобретении ТМЦ, оплаты работ, услуг. К ним относятся: проездные документы, чеки ККМ, товарные чеки и оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица счет, накладная, акт, бланк строгой отчетности, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет–фактура. При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек или товарный чек (накладную). Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца; идентификационный номер (ИНН) заводской номер ККМ; порядковый номер чека; дату и время покупки; стоимость (цену) покупки; признак фискального режима. Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ. Организации, находящиеся на ЕНВД, вправе выдавать товарный чек, который будет являться подтверждением оплаты приобретенных товаров (работ, услуг).Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать следующие реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются); должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца. В счёте–фактуре должны быть указаны:порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки; наименование продавца в соответствии с учредительными документами; идентификационный номер продавца (ИНН); наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес; идентификационный номер покупателя (ИНН); наименование товара (работы, услуги); стоимость (цена) товара (работ, услуг); налоговая ставка; сумма налога на добавленную стоимость; страна происхождения товара. Счёт-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.Третий вид – итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки, обязан после окончания командировки по приказу представить в бухгалтерию авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств. С 1 января 2002 года постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 года №55 введена в действие унифицированная форма первичной учетной документации №АО–1 «Авансовый отчет», которая применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений. На оборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету. После проведения хозяйственно - операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимаются к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.К итоговой документации относятся: авансовый отчет и отчет о результатах командировки (рис. 1).Рисунок 1. – Отчетные документы по расчетам с подотчетными лицамиВ случае с утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения в учете: работник по авансовому отчету отражает неиспользованную сумму и возвращает её в кассу организации;утверждение целесообразности произведенных расходов в авансовом отчете и списание их для целей бухгалтерского учета в расходы организации. Однако для уменьшения налогооблагаемой базы налогу на прибыль расходы без первичных документов не принимаются. Согласно п.3 ст.217 главы 23 НК РФ соответствующие суммы включают в доходы физического лица, подлежащие с обложению налогом на доходы. Глава 2. Организация учета расчетов с подотчетными лицами 2.1. Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицамиВ бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". На счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" собирается вся информация о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.Таблица 1 – Структура счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использованием средств. Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, отчеты – на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые с ордера – на расхождения в суммах, полученных и израсходованных. Ежемесячно итоги из журнала – ордера №7 переносятся в главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс. Движение документов представлено на рисунке 2.Рисунок 2 – Схема движения документов при расчетах с подотчетными лицамиПодотчетные суммы, не возвращенные работниками в кассу в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Далее эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).При выдаче работнику наличных денег из кассы организации на хозяйственные расходы в бухгалтерском учете производится запись:Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами", субсчет "ФИО", Кредит 50 "Касса".При утверждении авансового отчета по данной подотчетной сумме производится списание израсходованных подотчетных сумм, что отражается записью:Дебет 44 "Издержки обращения", 10 "Сырье и материалы", 08 "Внеоборотные активы", Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами".Если организация является плательщиком НДС, то суммы налога, уплаченного поставщикам товаров (работ, услуг), собираются на счете 19 "Налог на добавленную стоимость". Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается записью:Дебет 19 "Налог на добавленную стоимость", Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами".Если подотчетное лицо не использовало всю сумму выданного аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция должна быть отражена записью:Дебет 50 "Касса", Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами".Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей":Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами".В дальнейшем, если сумма неизрасходованного аванса удержана из заработной платы работника, то в бухгалтерском учете делается запись:Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".При погашении работником суммы долга по подотчету можно также использовать счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки, в бухгалтерском учете производятся записи:Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", Кредит 50 "Касса".Так как в настоящее время достаточно широкое применение получают расчеты с применением пластиковых карт, подотчетные лица нередко оплачивают командировочные или представительские расходы с помощью такого платежного средства. Для того чтобы иметь возможность рассчитаться карточкой, организация должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке. При этом в учете делаются записи:Дебет 55 "Специальные счета в банке", Кредит 51 "Расчетный счет" (52 "Валютный счет") - переведены денежные средства на специальный карточный счет,Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами", Кредит 55 "Специальные счета в банке" - перечислены денежные средства работнику для оплаты командировочных (представительских) расходов.Одной из основных задач бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении. В бухгалтерском учете в составе дебиторской задолженности числится счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".Выявление не погашенной своевременно дебиторской задолженности осуществляется обычно в ходе инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации. Инвентаризация расчетов с дебиторами непосредственно заключается в проверке правильности и обоснованности числящихся на счетах бухгалтерского учета сумм дебиторской задолженности.По итогам проведенного анализа выявляют две группы обязательств:- задолженности, которые будут погашены;- долги, нереальные для взыскания.Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.Как активы, так и обязательства отражаются в бухгалтерском балансе.Таким образом, одним из условий, обеспечивающих достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности, является инвентаризация. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение). Прежде всего, проверяется, представило ли подотчетное лицо в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах по истечении срока, на который аванс был выдан. При проверке отчетов комиссия проверяет наличие первичных документов, подтверждающих расходы, произведенные подотчетным лицом.2.1.1 Учет командировочных расходовОформление документов, на основании которых нужно вести бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в этом случае, должно проводиться в соответствии с постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749.Выдача денег для поездки в командировку рассчитывается исходя из стоимости проезда туда и обратно, расходов на жилье и суточных.При этом нужно учесть, что:днем выезда и днем приезда считаются даты, зафиксированные в транспортных билетах;расходы за проживание должны будут учитываться по факту на основании предоставленных подотчетником документов;суточные могут быть установлены и выданы в соответствии с внутренними документами, регламентирующими их размер, например, положением о командировках (ст. 168 ТК РФ).Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.Работник представляет в бухгалтерию:авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);первичные документы, подтверждающие расходы.В принципе, механизм проверки авансового отчета по командировке тот же, что и в случае закупок для хозяйственных нужд. Но есть ряд особенностей, на которые следует обратить внимание при контроле подтверждающих документов.Билет на проезд является бланком строгой отчетности, подтверждающим расходы. Важно помнить, что с 1 июля 2019 года изменились требования к БСО – типографские бланки применять нельзя. После этой даты бланки должны быть напечатаны только через онлайн-кассу в фискальном режиме (ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, в редакции от 03.06.2016). Это касается также авиакомпаний и железнодорожного транспорта.Если работник приобрел электронный билет, при возвращении из командировки он прилагает к авансовому отчету его распечатку, а также подтверждает оплату билета.Форма электронного билета зависит от вида транспорта:маршрут/квитанция для авиатранспорта (п. 2 приказа Минтранса от 08.11.2006 № 134);контрольный купон электронного билета для железнодорожного транспорта (п. 2 приказа Минтранса от 21.08.2012 № 322);квитанция электронного многоцелевого документа для всех видов пассажирского транспорта (п. 2 приказа Минтранса от 18.05.2010 № 116).Оплату билета подтверждает один из документов:чек ККТ;слипы, чеки электронных терминалов при оплате банковской картой, держателем которой является командированный сотрудник;подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета;другой документ об оплате поездки, который оформлен на утвержденном бланке строгой отчетности.Если работник отправился в командировку на самолете, то в дополнение к билету необходимо потребовать с него посадочный талон с отметкой о досмотре для перелета.Такой вывод следует из пункта 84 Правил, утвержденных приказом Минтранса от 28.06.2007 № 82, и писем Минфина от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214, от 01.09.2016 № 03-03-07/50992, от 19.06.2015 № 03-03-07/35548.С 1 июля 2019 года применять типографские БСО вместо кассового чека гостиницы не вправе. Они должны применять ККТ или автоматизированную систему БСО. Если гостиница применяет ККТ, то документом, подтверждающим расходы на проживание, будет кассовый чек. В него гостиница может включить часть реквизитов БСО (например, даты заезда и выезда).Дополнительно к чеку гостиница может выдать и типографский БСО. Если гостиница использует бланки строгой отчетности, то они должны быть отпечатаны с помощью онлайн-ККТ или автоматизированной системы БСО в фискальном режиме (ст. 4, 4.2, абз. 3 п. 1 ст. 4.3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).Таким образом, бухгалтер должен проконтролировать, чтобы документы гостиницы соответствовали новым требованиям законодательства.Порядок и размер (норматив) возмещения суточных коммерческая организация устанавливает самостоятельно, оформив это приказом руководителя или закрепив в коллективном (трудовом) договоре (ст. 168 ТК РФ). Каких-либо законодательных ограничений на размер суточных нет. Суточные – это дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства. Их командированный работник тратит по своему усмотрению, никаких требований и запретов нет. Чаще всего сотрудники тратят суточные на питание.Суточные – не целевой расход, за который нужно отчитаться. Соответственно, работник не должен предъявлять никаких документов о том, на что он потратил суточные. Такой порядок следует из статьи 168 ТК и положения, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.Есть нормы, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ и взносами: 700 руб. – для командировок по России и 2 500 руб. – для загранкомандировок (пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина от 16.06.2016 N 03-04-06/35135, ФСС от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).Суточные сверх норм облагаются НДФЛ и взносами в части превышения.2.1.2 Учет хозяйственных расходов Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет. Денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные расходы. Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на операционные нужды. Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться: либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы; либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации. В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. При приобретении товарно-материальных ценностей делаются проводки:Если сначала выдаются денежные средства под отчет: Дебет 71 Кредит 50(51) – на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка; Дебет 10 Кредит 71 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности; Дебет 19 Кредит 71 - отражена сумма НДС, указанная в счете фактуре по приобретенным ТМЦ; Дебет 50 Кредит 71 - возвращены в кассу неизрасходованные денежные средства. Если работник закупает ТМЦ за свой счет, а организация возмещает затраченные средства: Дебет 10 Кредит 60 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности; Дебет 19 Кредит 60 - отражена сумма НДС по приобретенным ТМЦ; Дебет 60 Кредит 71 - отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета; Дебет 71 Кредит 50 - погашена задолженность перед подотчетным лицом по приобретению ТМЦ. Если работник заключает договор о предоставлении организации возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретенных товаров: Дебет 71 Кредит 73 - отражена оплата физическим лицом ТМЦ за организацию (момент предоставления ссуды); Дебет 10 Кредит 71 - оприходованы приобретенные с товарно-материальные ценности; Дебет 19 Кредит 71 - отражена сумма НДС по приобретенным ТМЦ; Дебет 73 Кредит 50 - работнику из кассы возмещены расходы по приобретению ТМЦ. Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций. 2.1.3 Учет представительских расходов Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими. Очень часто возникают вопросы, что считать представительскими расходами, а что нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты на размер расходов. К представительским расходам относят расходы на: официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также с участников, прибывших на заседания совета директоров или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий; проведение официального приема для указанных лиц, а также официальных лиц организации – налогоплательщика, участвующих в переговорах; транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно; буфетное обслуживание во время переговоров; оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. Состав представительских расходов налогоплательщика определен п. 2 ст. 264 НК РФ. По сравнению с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в целях бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов ограничены: в них не включаются оплата гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство права относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий. Согласно п.2 ст.264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. Руководитель предприятия должен издать приказ, в котором будет определен круг лиц, занятых приемом участников деловых встреч. Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны предприятия, величина расходов. Если деньги на представительские расходы выдаются физическому лицу под отчет на основании приказа руководителя предприятия с установлением срока их возврата и эти расходы подтверждены документально, то такие суммы являются доходом физического лица Не следует забывать, что сотрудник, которому в соответствии с приказом по предприятию разрешено расходовать представительские средства, как правило, получает их из кассы по расходному кассовому ордеру. Тем самым выступает по отношению к предприятию как обычное подотчётное лицо, которое должно отчитываться за расходование подотчетных сумм в установленном законодательством порядке. Таким образом, подотчетное лицо, взявшее в кассе предприятия наличные деньги на представительские цели, должно подтвердить свои расходы предъявлением в бухгалтерию товарного чека, счета, накладной на отпуск товара, а также чека кассового аппарата или корешка приходного кассового ордера с печатью (а не штампом) предприятия. Исключением из вышеизложенного правила могут служить расходы, которые подтверждены предъявлением документов строгой отчетности по формам, утвержденным Министерством финансов России (билеты, талоны, знаки почтовой оплаты и т.д.). В бухгалтерском учете представительские расходы будут отражены в данном случае следующим образом: Дебет 71 Кредит 50 - выдано под отчёт на представительские с расходы; Дебет 26 Кредит 71 - списаны представительские расходы по предъявленным документам, Дебет 44 Кредит 71 – отражены представительские расходы; Подтверждая документально произведённые представительские расходы, необходимо помнить, что принимать к исполнению можно только первичные документы, соответствующие Положению о бухгалтерском учёте и отчётности в РФ. Поэтому не являются документами, подтверждающими расходование наличных средств, акты, служебные записки, приходные кассовые с ис те мы ордера без печати, товарные чеки без чека ККМ, счёт по проведению официального приёма. В случае непредставления подотчётным лицом соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведённые расходы, такие суммы подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход работника на общих основаниях. Необходимо также обратить внимание на тот факт, что нормативы устанавливаются исходя из расходов налогоплательщика на оплату труда за год. На предприятии может возникнуть ситуация, когда большая часть представительских расходов потрачена, например, в первом квартале текущего финансового года. Подведя итоги деятельности за первый квартал, на себестоимость реализованной продукции следует отнести представительские расходы в пределах нормы, исходя из размера оплаты труда за первый квартал. Сумму превышения отражается на счёте 97 «Расходы будущих периодов» и в последующих кварталах данного финансового года производим списание суммы представительских расходов Дебет 26 Кредит 97 - в пределах нормы за полугодие (девять месяцев). И только тогда по результатам годового баланса затраты по данной статье превышают установленный норматив, фактическая прибыль для целей налогообложения увеличивается на величину такого превышения. Для целей налогообложения к представительским расходам относятся затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранные), прибывших для переговоров, проводимых в месте расположения организации, осуществляющей их прием, с целью установления и поддержания взаимного сотрудничества. Суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по представительским расходам, относимым на себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, подлежат возмещению из бюджета согласно Налоговому Кодекса РФ гл.21. Таким образом, необходимо проверить, не было ли во время командировок произведено «представительских расходов». Данные расходы могут быть возмещены командированному работнику из суточных либо за счет прибыли предприятия. Если указанные расходы возмещены за счет прибыли предприятия, следует эту сумму включить в совокупный доход работника для удержания НДФЛ. .ЗаключениеИзучив различные источники по учету расчетов с подотчетными лицами, сделаны следующие выводы.Подотчетное лицо - это доверенный человек предприятия, на которого фирмой возложены функции по обеспечению организации какими-либо материальными ценностями, услугами, работами. Как правило, подотчетные лица получают деньги для оплаты небольших расходов. Средства выдаются на основании письменного заявления сотрудника с визой руководителя организации.После того как компания дает подотчетнику задание (например, покупка канцтоваров), его направляют на предприятие, которое занимается продажей подобной продукции. Затем доверенное лицо передает приобретенный товар закупающей организации. Документы на получение и оплату приобретенных материальных ценностей отправляются в бухгалтерию. Туда же следует сдавать бумаги, подтверждающие командировочные расходы. В частности, к ним относится отчет об использовании полученных денежных средств. В таком документе подотчетник указывает возврат остатка не использованных по назначению наличных или отмечает перерасход денежных средств.Самый главный аспект взаимоотношений организации с доверенным лицом - материальный. Поэтому между организацией и сотрудником, уполномоченным организацией приобретать для нее подотчетные товары, заключается соответствующий договор о полной материальной ответственности.Наибольшее количество ошибок в отношениях с подотчетными лицами, как правило, происходит именно при оформлении документов. Это ошибки в приказах, служебных заданиях и командировочных удостоверениях. Также часто встречаются недочеты в первичной документации.Основным документом, регламентирующим взаимоотношения с подотчетниками, является приказ руководителя фирмы. В нем должен быть прописан перечень лиц, которые имеют право получать "наличку" под отчет. Многие директора грешат тем, что не прописывают в этом документе четкие размеры и сроки выдачи денежных средств на руки доверенным лицам.Работая с подотчетниками, организация должна следовать правилам, установленным Положением о порядке ведения кассовых операций (утв. Банком России от 12.10.2011 г. № 373).Доверенное лицо фирмы обязано представить авансовый отчет. Документ об израсходованных суммах должен быть предъявлен в бухгалтерию предприятия.Список используемой литературыПоложение о порядке ведения кассовых операций в РФ, утвержденное документом Банка РФ от 29.01.2018 № 630-ПУказание Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации"Бухгалтерский управленческий учет : учебное пособие / Костюкова Е.И., под ред., Бобрышев А.Н., Гришанова С.В., Ельчанинова О.В., Манжосова И.Б., Татаринова М.Н. — Москва : КноРус, 2021. — 269 с. — ISBN 978-5-406-03875-8. — URL: https://book.ru/book/936633 (дата обращения: 27.10.2021). — Текст : электронный.Шевелев А.Е. Бухгалтерский учет и анализ : учебник / Шевелев А.Е., Шевелева Е.В., Шевелева Е.А., Зайончик Л.Л. — Москва : КноРус, 2021. — 474 с. — ISBN 978-5-406-04178-9. — URL: https://book.ru/book/936643 (дата обращения: 27.10.2021). — Текст : электронный.