Создание архива компании, его пополнение и порядок использования документов на предприятии (в организации)

ВведениеДеятельность каждого предприятия основана на оформлении документации, поскольку каждый процесс и факт, происходящий на предприятии, фиксируется тем или иным документом. Данный документ должен быть заверен руководством, поскольку лишь после этого он обретает юридическую силу и значимость. Каждый день при ведении деятельности на предприятиях разрабатывают сотни документов, которые могут быть как внутреннего, так и внешнего пользования. Например, это могут быть транспортные накладные, приказы о взыскании материального ущерба с работников, приказы о принятии на работу и т.п. На основании этого требуется обрабатывать и систематизировать документацию и делопроизводства в компании. Каждый документ обладает свое особенностью и имеет свою значимость. Вопросы правильного и грамотного хранения документов в организациях являются одними из актуальных на сегодняшний день. Это обусловлено тем, что документы являются носителями информации, связанной с жизнедеятельностью предприятия, а также потребность в них может возникнуть спустя определенное время. Грамотная организация хранения документов позволяет не только не потерять важные документы, но также оперативно находить требуемые из большого объема хранящихся документов. Все документы, которые поступают в организацию или создаются в процессе ведения деятельности, должны быть систематизированы и обработаны. Целью курсовой работы является исследование сущности архива компании и порядка хранения и использования документации на предприятии. На основании сформированной цели были разработаны задачи курсовой работы:- исследование понятия и значения архива организации;- рассмотрение этапов создания архива организации;- исследование характеристики предприятия ООО «Солнечный апельсин»;- описать текущее состояние кадрового делопроизводства и системы хранения документации в ООО «Солнечный апельсин»;- разработать мероприятия по улучшению системы хранения документации в ООО «Солнечный апельсин».Объектом курсового исследования является ООО «Солнечный апельсин». Предметом курсового исследования является текущее состояние системы хранения и использования документации в ООО «Солнечный апельсин».1 Теоретические аспекты создания архива компании и порядка использования документов Понятие и значение архива организацииПод архивом понимают совокупность архивных документов, а также специальное учреждение или подразделение предприятия, которое занимается приемом и хранением документации предприятия. Архив создается на предприятии для своевременного приема архивной документации от структурных подразделений и иных источников комплектования. Архив обеспечивает учет, сохранность, упорядочение и подготовку документов на постоянное хранение. [18, с. 104]В зависимости от объема документации предприятия архив может быть создан, как в самой организации, так и передан службе документационного обеспечения, которая занимается приемом и хранением архивных документов предприятий. При этом существует несколько видов архивов, которые могут быть созданы. Они представлены на рисунке 1.Рисунок 1 – Виды создаваемых архивов [8]Можно выделить основные задачи архива. Они представлены на рисунке 2.Рисунок 2 - Основные задачи архива предприятия [16 с. 229]Для того чтобы выполнять все свои функции и задачи архив организации имеет право требовать от подразделений компании своевременную передачу в архив документов, контролировать правила работы с документацией в них, запрашивать у них необходимые сведения.Сотрудники архива вместе с руководством предприятия являются ответственными за соблюдение условия обеспечения сохранности документации, за соблюдение правил использования документации и предоставлении доступа пользователей к документации. Сотрудники архива несут ответственность за нарушение условий хранения документации, за утрату и уничтожение документов, а также отказ от приема на хранение документов постоянного хранения. [24, с. 104]На основании законодательства существуют определенные сроки для хранения тех или иных видов документации. Данные сроки представлены на рисунке 3.Рисунок 3 – Сроки хранения документации предприятия в архиве по видам документов[9, с. 155]Комплектование архива предприятия представляет собой пополнение архива документами, которые предоставляют структурные подразделения предприятия, а также иные организации, которые могут комплектовать архив предприятия. Комплектование архива состоит из определения источников, состава документов и организации их передачи в архив. Основными источниками комплектования архива предприятия являются структурные подразделения компании, подведомственные компании, а также физические лица. Архив организации комплектуется делами постоянного хранения, а также делами по личному составу. Дела временного хранения передаче в архив не подлежат, а хранятся в структурных подразделениях компании и по истечению сроков хранения уничтожаются. Документы личного состава передаются в архив по заявлению собственника документов, а затем они передаются в государственный архив на постоянное хранение. [15, с. 304]Одним из основных элементов формирования архива организации является номенклатура дел. Она представляет собой систематизированный перечень наименований дел, которые заводятся в организации. Также в ней указывают срок их хранения. Номенклатура является базой для составления документации, а также определения описей для постоянного и временного хранения. Также номенклатура является основным учетным документом в делопроизводстве, на основании которого организуется хранение документации в архиве предприятия. В номенклатуре закрепляется систематизация дел, которая затем используется для формирования картотеки документов. Существует типовая, примерная и индивидуальная номенклатура. Их характеристика представлена на рисунке 4.Рисунок 4 – Виды номенклатур документов и их характеристика[11, с. 57]Номенклатура оформляется на бланке организации и утверждается руководителем архива или лицом, кто ответственен за архив, а также подписывается руководителем службы, которая ответственна за документационное обеспечение управления. В последнем квартале текущего года составляется номенклатура дел на предстоящий календарный год. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки о разделах номенклатуры, которые затем используют в работе. На основании номенклатуры дел происходит их формирование, то есть группировка исполненной документации. В дело сшивают документы, соответствующие наименованию дела. При этом нельзя вкладывать в дела дубликаты и черновые экземпляры документов, а также документы, которые подлежат возврату. Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости - и соответствующего государственного архива.При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования, представленные на рисунке 5.Рисунок 5 – Требования к формированию дел[23, с. 111]Документы внутри дела располагаются так, чтобы по содержанию они могли осветить те или иные вопросы последовательно. При этом документы располагаются в хронологическом порядке или по алфавиту. Приложения к документам присоединяются к ним. Существует полное и частичное формирование дел, основанное на сроках их хранения. Полное оформление проводится для дел постоянного хранения и по личному составу. Оно предусматривает переплет, нумерацию листов, составление листа заверителя, составление внутренней описи, внесение уточнений в реквизиты обложки дела. Дела временного хранения частично оформляются, то есть может не проводиться систематизации документации в деле, листы могут быть не пронумерованы. Для обеспечения комплектования архива предприятия на все завершенные дела составляется архивные описи, которые представляют собой архивный справочник, который содержит систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда.Описи составляются отдельно на дела постоянного и временного хранения, дела по личному составу, а также на дела характерных только для компании документов. [13, с. 387]В каждом структурном подразделении компании ежегодно составляют описи под руководством архива, когда происходит передача документации в архив. Данные описи служат базой для составления сводной описи дел компании, которую готовит архив и по которой дела сдаются на постоянное хранение. Описи содержат порядковые номера дел, их индексы, заголовки, даты, количество листов и сроки хранения. Таким образом, архив играет важную роль в делопроизводстве в организации, являясь главным его элементом, связанным с хранением и использованием документации на предприятии. Этапы создания архива в организацииНа сегодняшний день каждая компания при ведении своей деятельности сталкивается с вопросами хранения документации. Некоторые документы по законодательству должны храниться свыше 5,10 и 20 лет. Архив организации является структурным подразделением или учреждением, которое занимается хранением, комплектованием, учетом и использованием документов. Архивы предприятий могут быть передающими в архивные учреждения документы и не передающими свои документы в архивные учреждения. Формирование в организации архива происходит при соблюдении определенных этапов. Рассмотрим данные этапы более подробно.На первом этапе происходит исследование нормативного регулирования архивного хранения. Данный этап важен для формирования локальных актов по созданию и работе архива предприятия. Руководство исследует Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», на основании которого происходит регулировка вопросов хранения, комплектования, учета и использования документов. При помощи данного федерального закона работник кадровой службы получает представление о принципах организации архива в компании. [6, с. 18]Также обязательно следует исследовать Перечень типовых управленческих документов, которые образуются в деятельности предприятия с указанием сроков хранения. В данном перечне содержатся документы, которые образуются в деятельности любой компании, независимо от ее вида и формы собственности. В данном перечне указывается срок хранения документации. Важным документом являются Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Данные правила распространяются на все архивы организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов. Важным также выступает применение ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28). Данный документ устанавливает термины и определения в сфере делопроизводства и архивного дела. [7, с. 287]В компании должен быть разработан локальный акт, регулирующий деятельность архива компании. Он называется Положение об архиве организации. В данном Положении отражают пункты – общие положения работы архива, состав документов архива, его функции и задачи, права и ответственность лиц, возглавляющих архив компании. Помимо этого формируется Регламент выдачи документации из архива по заявлениям сотрудников компании и сторонних пользователей. Второй этап создания архива связан с принятием управленческого решения о выделении штатной единицы архивариуса или создания отдельного структурного подразделения. При создании архива пересматривается штатное расписание, в которое вносятся корректировки, а именно добавляются должности, которые будут занимать сотрудники архива. Также формируются должностные инструкции сотрудников, в которых указываются их права и обязанности, трудовые функции. Третьим этапом является формирование помещения для архива и соблюдение в нем всех условий. Помещение для хранения документов должно быть специально оборудовано и оснащено средствами, которые бы обеспечивали режим хранения документации. В таком помещении не допускается наличие труд водоснабжения и канализации, а также вывод воды. Помещения оборудуются пожарной и охранной сигнализацией. При этом над архивными помещениями и смежными с ними комнатами нельзя располагать установки вентиляционного оборудования, бойлерные установки, компрессоры и холодильные машины. Помещение архива должно быть изолировано от бытовых и складских помещений, а также не иметь общих вентиляционных ходов с такими помещениями. В помещении должны быть созданы оптимальные условия для хранения документации, что предотвращает повреждение документов и вредных воздействий. Для помещений архива установлены свои требования к световому, температурно-влажностному и санитарно-гигиеническому режиму. Архивные документы хранятся в темноте, а естественное освещение допускается при наличии защитных штор и жалюзи. Для защиты документации от света ее хранят в закрытых шкафах в картонных коробках или контейнерах. Все виды работ с архивной документацией проводятся при ограниченных уровнях освещения. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп. [3, с. 100]Для контроля уровня температуры и влажности в архиве используют специальные приборы. Они устанавливаются на проходе в архив, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания с приборов фиксируют в журналах учета. Также в архиве не допускаются резкие колебания температуры и влажности. При длительном повышении влажности воздуха принимают меры по нормализации условий хранения документации. помещение архива соблюдается в чистоте, а также в нем обеспечивается свободная циркуляция воздуха. На четвертом этапе создания в организации архива происходит техническое обеспечение архива компании. Для этого закупаются металлические шкафы для хранения документации, которые устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами. Стеллажи не размещают вплотную к наружным стенам здания из-за риска промерзания, а также вплотную к источникам тепла. При этом есть специальная методика расчета площади под размещение архива. Используют данные представленные на рисунке 6.Рисунок 6 – Данные для расчета площади под размещение архива[20, с. 11]Порядок расположения документации в хранилище основан на плане размещения. Все стеллажи и полки нумеруются сверху вниз, слева направо, от входной двери по часовой стрелке. Помимо этого составляют постеллажные указатели, в которых содержатся места размещения документов. Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и прикрепляются на его торцевой стороне.Пятый этап основан на передаче дел в архив. Подготовка дел кадровой службы делится на стадии, представленные на рисунке 7.Рисунок 7 – Стадии подготовки дел кадровой службы для передачи в архивДокументы с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком хранения формируются в тома, следует учитывать, что в каждом томе должно быть не более 250 страниц.Таким образом, формирование в компании архива проходит на протяжении основных пяти этапов, которые начинаются исследованием нормативной базы по созданию архивов и заканчиваются передачей дел в архив. 2 Анализ архива компании и порядка использования документов на предприятии ООО «Солнечный апельсин»2.1 Общая характеристика предприятия, анализ состава и динамики персонала ООО «Солнечный апельсин»Общество ограниченной ответственности ООО «Солнечный апельсин», именуемое в дальнейшем «Общество», учреждено в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации, Федеральным законом № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1998 года, другими нормативными актами, регулирующими создание и деятельность предприятий на территории Российской Федерации и решением о создании Общества.Общество является юридическим лицом и строит свою деятельность на основании Устава и действующего законодательства Российской Федерации. Зарегистрировано по юридическому адресу г. Санкт-Петербург, проспект Энгельса, д. 133 корп. 1 литера А часть ком. №2Размер уставного капитала - 20 000 рублей.Основной вид деятельности - Деятельность туристических агентств, также указано 11 дополнительных видов. Организация присутствует в реестре Малого и среднего бизнеса (МСП) как микропредприятие.ООО «Солнечный апельсин» осуществляет свою деятельность на основе документов:Федеральный закон «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» от 24.11.1996 N 132-ФЗ (последняя редакция);Постановление Правительства РФ от 18.07.2007 N 452 (ред. от 30.11.2018) «Об утверждении Правил оказания услуг по реализации туристского продукта»;Устав.Организационная структура данной фирмы представлена на рисунке 8.Рисунок 8 – Организационная структура ООО «Солнечный апельсин»ООО «Солнечный апельсин» занимается с продажей билетов связанная:с железнодорожным транспортомс автомобильным транспортомс воздушным и космическим транспортомООО «Солнечный апельсин» заключает договора по перевозке пассажиров: договоры с клиентами (агентский договор); договоры с партнерами по бизнесу прочие договоры, необходимые для организации и функционирования предприятия.Проанализируем состав и структуру персонала ООО «Солнечный апельсин» в таблице 1.Таблица 1 - Состав и структура персонала предприятияКатегории персонала2018 год2019 год2020 годЧел.%Чел.%Чел.%Среднесписочная численность работников, всего710071008100В том числе - руководители228,57228,57225,00- рабочие457,14457,14562,50- специалисты114,29114,29112,50На основании представленных в таблице 1 данных можно сделать вывод о том, что за анализируемый период численность персонала увеличилась на 1 человека. Увеличение произошло за счет увеличения численности рабочих, которые составляют основную долю в структуре персонала. Рассмотрим состав и структуру персонала по уровню образования в таблице 2.Таблица 2 - Состав и структура персонала по образованиюУровень образования2018 год2019 год2020 годЧел.%Чел.%Чел.%Высшее228,57228,57225,00Среднее профессиональное571,43571,43675,00Всего7100,007100,008100,00На основании представленных в таблице 2 данных можно сделать вывод, что основная доля приходится на персонал со средним профессиональным образованием. При этом его численность увеличилась на 1 человека. При этом многие сотрудники ООО «Солнечный апельсин» совмещают учебу и работу, переходя потом в категорию персонала с высшим образованием.2.2 Описание текущего состояния обеспечения кадрового делопроизводства и архива на предприятииДокументация кадровой службы ООО «Солнечный апельсин» состоит из разного вида документации. Совокупность данных документов отличается по назначению. Их группировка представлена на рисунке 9.Рисунок 9 – Виды документации кадровой службы ООО «Солнечный апельсин»Обязательными документами являются документы первой группы. К ним также относятся локальные нормативные акты и документы, которые создаются кадровой службой при ведении своих обязанностей. Документы, которые создаются кадровой службой ООО «Солнечный апельсин», представлены на рисунке 10. Рисунок 10 - Документы, которые создаются кадровой службой ООО «Солнечный апельсин»Отдел кадров ООО «Солнечный апельсин» ведет учет работников предприятия. В данном отделе на каждого работника заведено личное дело и личная карточка, где содержатся сведения о работнике и о его деятельности на данном предприятии, а также сведения о прохождении программ повышения квалификации и т.п. Каждый работник имеет свой табельный номер, который проставляется в табеле учета рабочего времени, документах по выработке и т.п. На каждого работника открыт лицевой счет, используемый для начисления пенсий, пособий и расчета среднего заработка. Рабочее время учитывается в Табеле учета рабочего времени, который заполняется руководством структурного подразделения. Руководитель контролирует приход и уход работников, занося все данные в табель, представляющий собой поименный список работников, объединенных по категориям. Такой список включает табельные номера, отметки об отработанных работником днях, а также отработанных работником смен в выходные дни и ночное время суток, неявки по уважительным причинам и без причин. Отметка о неявках по уважительной причине делается на основании предоставленных работником справок, листов временной нетрудоспособности и иным документам. Сверхурочные работы записывают в отдельный табель, содержащий список лиц, отправленных на такие работы. Список данных лиц составляет и подписывает руководитель компании. Хранению кадровых документов в ООО «Солнечный апельсин» уделено особое внимание, поскольку данные документы обладают высокой социальной значимостью. Они служат подтверждением прав работника на социальное обеспечение и подтверждением его трудового стажа. Кадровая документация обладает длительным сроком хранения. Кадровые документы в ООО «Солнечный апельсин» поделены на текущие и последующие. Хранение и использование документов с момента их создания для формирования дела являются текущими документами. Оно также имеет два подвида: хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов.В ООО «Солнечный апельсин» нет как таковой службы архива организации. Кадровая документация независимо от срока хранения хранится в отделе кадров компании. Документы на исполнение хранятся в отдельных папках, которые подписаны определенным образом. Исполненные документы подшиваются и хранятся в делах в специальном шкафу в кабинете отдела кадров. Текущее хранение документации связано с хранением подлинников. Все приказы руководства хранятся в подлинниках, а их копии дополнительно размещаются в делах.Порядок организации текущего хранения личных дел в ООО «Солнечный апельсин» представлен на рисунке 11.Рисунок 11 - Порядок организации текущего хранения личных дел в ООО «Солнечный апельсин»Текущее хранение кадровой документации осуществляется в помещении отдела кадров ООО «Солнечный апельсин», где оборудован специальные шкафы для хранения документации. Копии номенклатуры дел, размещенные на шкафах, а на корешках обложек дел - номера дел в соответствии с номенклатурой облегчают поиск документов.Трудовые книжки сотрудников ООО «Солнечный апельсин» хранятся в кабинете руководителя компании, где хранят печати, бланки документации, ключи от сейфов и т.п. Работникам кадровой службы, выходя из помещения, запрещено оставлять документы и служебные записи на рабочем столе, а также включенный компьютер. В конце рабочего дня работники отдела кадров ООО «Солнечный апельсин» помещают все массивы документов, находящихся в исполнении, в шкаф, закрывают и опечатывают его. Черновики и редакции документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого применяется специальная бумагорезальная машина. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.Документы, которые должны храниться свыше 10 лет, а также документы постоянного хранения хранятся в сейфе в кабинете руководителя. При этом они не хранятся в архиве, так как таковой не предусмотрен на предприятии. 2.3 Разработка мероприятий по совершенствованию кадрового делопроизводства и архива на предприятииНа основании проведенного исследования было выявлено, что у ООО «Солнечный апельсин» нет специального архивного подразделения. Все документы хранятся в подразделениях компании в специальных шкафах, что нарушает требования к хранению документации. Организация хранения документов это целая система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания фонда пользования, восстановления первоначальных или близких первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.На основании этого следует предложить ООО «Солнечный апельсин» сформировать в офисе компании помещение под архив, назначить архивариуса и передать документы компании на хранение в данный архив.Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться комплексы мер, представленные на рисунке 12.Рисунок 12 - Комплексы мер для обеспечения сохранности документов в архивеСистема мер по организации хранения в архиве ООО «Солнечный апельсин» должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива.Хранилище должно быть размещено в изолированном помещении. ООО «Солнечный апельсин» обладает таким помещением, которое на данный момент не используется. Данное помещение оборудовано пожарной сигнализацией, при этом оно имеет запасный выход и в нем отсутствуют газовые и водонесущие магистральные трубопроводы. В данном помещении нет окон, но существует система вентиляции. Электропроводка в данном помещении скрытая, штепсельные розетки - герметичны. Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Далее рассмотрим режимы хранения документов, которые должны быть соблюдены в ООО «Солнечный апельсин» при формировании архива. Рисунок 13 - Режимы хранения документов, которые должны быть соблюдены в ООО «Солнечный апельсин» при формировании архиваДокументы в хранилище размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Порядок расположения документов в архиве определяется планом или схемой их размещения. Хранилище должно быть оборудовано стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения применяют металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.п.2.4 Оценка эффективности предложенных мероприятийНа основании рассмотренных мероприятий по формированию в компании архива в свободном подходящем помещении следует рассмотреть затраты на создание данного помещения.В таблице 3 представлены затраты на обустройство помещения архива.Таблица 3 - Затраты на обустройство помещения архиваНаименование предметаКоличествоЦена, руб. Итого, руб.Стеллажи для хранения документов 5600030 000 Кондиционер, система пожарной безопасности и охраны16000060 000Организация правильного освещения в помещении11500015 000Приобретение контрольно-измерительного оборудования 1203000203 000Итого 308 000Реализация данных предложений позволит сделать хранение документации в компании более правильной, без ущерба для документации предприятия. Определим затраты на реализацию мероприятий по созданию архива в целом.Таблица 4 – Затраты на реализацию мероприятий Статья затратСтоимость, руб.Количество,шт.Общая сумма, руб.Разработка Положения об архиве предприятия Распечатка разработанных документов Заработная плата разработчикам 5000150015000150001500 15000 Итого 21500 21500 Найм сотрудника в качестве работника подразделения архива компании- подбор сотрудника- заработная плата сотрудника в месяц5 00020 0005 00020 000Итого25 00025 000Итого46500 46500ВСЕГО46500Обобщение затрат на предлагаемые мероприятия приведено в таблице 5.Таблица 5 – Обобщение затрат на предлагаемые мероприятия МероприятиеЗатраты руб.Оформление помещения под архив308000Разработка Положения об архиве предприятия Распечатка разработанных документов Заработная плата разработчикам 21500Найм сотрудника в качестве работника подразделения архива компании- подбор сотрудника- заработная плата сотрудника в месяц25000ВСЕГО354 500 Таким образом, формирование в компании архива обойдется в 354 500 тыс. руб. Затем в год затраты на содержание сотрудника архива будет составлять 240 тыс. руб. в год.Создание архива позволит компании хранить документацию по требованиям законодательства, обеспечит оперативный доступ к нужным документом без затрат на поиск того или иного документа. ЗаключениеАрхив создается на предприятии для своевременного приема архивной документации от структурных подразделений и иных источников комплектования. Архив обеспечивает учет, сохранность, упорядочение и подготовку документов на постоянное хранение. В зависимости от объема документации предприятия архив может быть создан, как в самой организации, так и передан службе документационного обеспечения, которая занимается приемом и хранением архивных документов предприятий. Для того чтобы выполнять все свои функции и задачи архив организации имеет право требовать от подразделений компании своевременную передачу в архив документов, контролировать правила работы с документацией в них, запрашивать у них необходимые сведения.Сотрудники архива вместе с руководством предприятия являются ответственными за соблюдение условия обеспечения сохранности документации, за соблюдение правил использования документации и предоставлении доступа пользователей к документации. Сотрудники архива несут ответственность за нарушение условий хранения документации, за утрату и уничтожение документов, а также отказ от приема на хранение документов постоянного хранения. На сегодняшний день каждая компания при ведении своей деятельности сталкивается с вопросами хранения документации. Некоторые документы по законодательству должны храниться свыше 5,10 и 20 лет. Архив организации является структурным подразделением или учреждением, которое занимается хранением, комплектованием, учетом и использованием документов. Архивы предприятий могут быть передающими в архивные учреждения документы и не передающими свои документы в архивные учреждения. На первом этапе создания архива происходит исследование нормативного регулирования архивного хранения. Второй этап создания архива связан с принятием управленческого решения о выделении штатной единицы архивариуса или создания отдельного структурного подразделения. Третьим этапом является формирование помещения для архива и соблюдение в нем всех условий. На четвертом этапе создания в организации архива происходит техническое обеспечение архива компании. Пятый этап основан на передаче дел в архив. Хранению кадровых документов в ООО «Солнечный апельсин» уделено особое внимание, поскольку данные документы обладают высокой социальной значимостью. Они служат подтверждением прав работника на социальное обеспечение и подтверждением его трудового стажа. Кадровая документация обладает длительным сроком хранения. Кадровые документы в ООО «Солнечный апельсин» поделены на текущие и последующие. Хранение и использование документов с момента их создания для формирования дела являются текущими документами. Оно также имеет два подвида: хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов.В ООО «Солнечный апельсин» нет как таковой службы архива организации. Кадровая документация независимо от срока хранения хранится в отделе кадров компании. Документы на исполнение хранятся в отдельных папках, которые подписаны определенным образом. Исполненные документы подшиваются и хранятся в делах в специальном шкафу в кабинете отдела кадров. формирование в компании архива обойдется в 354 500 тыс. руб. Затем в год затраты на содержание сотрудника архива будет составлять 240 тыс. руб. в год.Создание архива позволит компании хранить документацию по требованиям законодательства, обеспечит оперативный доступ к нужным документом без затрат на поиск того или иного документа.Список использованных источниковАсалиев А. М., Миронова И. И. и др. Основы делопроизводства. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2017. 148 с.Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В. Делопроизводство. Учебник. М.: ДРОФА, 2017. 368 с.Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство). М.: Инфра-М, 2013. 304 с.Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления. Делопроизводство. М.: Инфра-М, 2018. 304 с.Грозова О. С. Делопроизводство. М.: Юрайт, 2020. 127 с.Делопроизводство в кадровой службе / Кибанова А.Я. М.: Проспект, 2021. 80 с.Иванова А.Ю., Шувалова Н.Н. Основы делопроизводства. Учебник и практикум / отв. ред. Шувалова Н.Н. М.: Юрайт. 2017. 376 с.Казанцев С. Я. Делопроизводство и режим секретности. (СПО). Учебник. М.: Юстиция, 2021.Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2017. 256 с.Книжникова А. Н. Делопроизводство и режим секретности. (СПО). Учебник. М.: Юстиция, 2021. 162 с.Книжникова А. Н. Делопроизводство и режим секретности. М.: Юстиция, 2019. 168 с.Колышкина Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство. М.: Юрайт, 2020. 164 с.Корнеев И. К. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. М.: Проспект, 2021. 480 с.Корнеева А. П., Амелина А. М., Загребельный А. П. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. М.: Проспект, 2019. 480 с.Кузнецов И. Н. Делопроизводство. Учебно-справочное пособие. 10-е изд. М.: Дашков и Ко, 2021. 405 с.Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство. М.: Юрайт, 2020. 463 с.Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. М.: Дашков и К, 2016. 520 c.Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум / И.Н. Кузнецов. Люберцы: Юрайт, 2016. 477 c.Кукарина Ю. М. Справочник по общему делопроизводству для работников организаций. М.: Термика (Цифровая книга).Ловчева М. В., Галкина Е. Н., Гурова Е. В. Делопроизводство в кадровой службе. М.: Проспект, 2019. 80 с.Лузина Т. В. Организация делопроизводства. М.: Юрайт, 2020. 274 с.Павловская О. Ю. Правовое обеспечение кадрового делопроизводства. М.: Юрайт, 2020. 214 с.Рогожин М. Ю. Типичные ошибки кадрового делопроизводства. М.: Юрайт, 2021. 160 с.Сологуб О. П. Делопроизводство. Составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. М.: Омега-Л, 2015. 208 с.Приложения