Способы документирования и их развитие.

Введение
Документирование – это создание документа с использованием различных способов, способов и средств закрепления информации на материальном носителе.Под способом документирования понимается действие или совокупность действий, которые используются в процессе фиксации информации.Способы фиксации информации, т.е. способ документирования менялись и обогащались на протяжении веков. Идет эволюция и материалы, на которых можно было бы надежно зафиксировать информацию и сделать ее доступной для многих. В частности, законы должны знать все, а потому в древности они были высечены на камне.Данная работа посвящена изучению способов документирования и материалов для фиксации информации из рукописного текста в электронные документы, включая фото-, фоновую, кино- и техническую документацию. Эти знания особенно необходимы при применении новейших информационных технологий.Цель данной работы – рассмотреть способы документирования и их развитие.Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:- изучить текстовое документирование;- охарактеризовать техническое документирование;- рассмотреть кино-, фото и видео документирование;- рассмотреть электронное документирование.1. Текстовое документированиеТекстовое документирование - способ регистрации информации посредством письменности.Текстовое документирование — одно из древнейших способов сбора информации. Оно возникло, как необходимость передавать информацию через пространство и время. Для текстового способа документирования средством фиксации информации является письмо.В своем развитии это письмо прошло ряд этапов, в результате которых сменилось несколько видов письма:- пиктографическое;- идеографическое (логографическое);- слоговое (силлабическое);- буквенно-звуковое (алфавитное, фонемографическое).Пиктографическое письмо (от лат. «pictus» — нарисованный красками, нарисованный и греч. «grapho» — пишу, то есть рисующее письмо) — древнейший вид письма. Оно выросло из примитивной живописи. Ученые относят появление пиктограммы к эпохе неолита, к 8-6 тыс. до н.э. Появление в этот период относительно крупных сообществ людей — племен, племенных союзов — создало необходимость консолидации и передачи информации на большие расстояния. С помощью картинки (пиктограммы) сообщение передавалось целиком. Сначала это были обычно сцены охоты, позже - военные послания, религиозные формулы, любовные письма и т. д. Некоторые народы долгое время использовали пиктографическую письменность (индейцы Северной Америки - до конца XIX в.).Особенностью пиктографического письма является его доступность, так как оно не связано с конкретным языком и может быть расшифровано (прочитано) на любом языке. Не случайно многие пиктографические знаки используются и сегодня: в рекламе, в компьютерных программах, дорожных знаках, олимпийской символике, изображение черепа со скрещенными костями на емкостях с ядовитыми веществами и т. д.Однако пиктографическое письмо имеет существенные недостатки. Одна и та же пиктограмма может интерпретироваться по-разному. С помощью пиктограммы невозможно передать информацию, содержащую абстрактные, отвлеченные понятия (ум, мужество, совесть и т. д.).Между тем развитие мышления, языка позволило человеку разложить речь на отдельные элементы - слова. Пиктографическое письмо перестало удовлетворять растущие потребности человека. А затем на его основе возникло более совершенное — идеографическое письмо (от греческого «idea» — понятие и «grapho» — пишу).В идеографическом письме информация записывается дословно. Графические знаки (идеограммы) имеют устойчивые строго определенные очертания и передают уже отдельные слова, т. е. звуковую речь. Высшей ступенью развития идеографии было иероглифическое письмо (Египет, Месопотамия), появившееся около 4 тыс. до н.э. В Китае иероглифическое письмо сохранилось до наших дней, хотя и не в виде чистой идеографии, а в виде словесного и силлабического письма. Тем не менее, он все еще основан на идеограмме. Некоторые идеографические знаки в настоящее время широко используются другими народами: математические, музыкальные знаки, денежные символы и др.Однако идеографическое письмо очень сложное в освоении и неудобное для повседневного использования. В частности, в Китае даже самые распространенные иероглифы содержат в среднем 11 штрихов, а некоторые до 50 и более.Третьим этапом в развитии письма было силлабическое письмо (от греческого «sullabe» — слог), в котором каждый графический знак представляет собой слог. Слоговые системы появились во 2-м тысячелетии до нашей эры. Древнейшими слоговыми системами были шумерская, критская, письменность майя. Более поздние — японский слоговый алфавит «кана» и корейская письменность. В настоящее время слоговые системы письма получили наибольшее распространение в Индии и Юго-Восточной Азии.Из слогового письма во 2-м тысячелетии до н.э. произошло буквенно-звуковое (алфавитное) письмо. Здесь каждый графический знак, как правило, обозначает отдельный звук — фонему (от греческого «фонема» — звук), поэтому его часто называют фонемографическим. Буквенно-звуковое письмо делится на согласное (передающее только согласные) и вокализованное (передающее как согласные, так и гласные).Развитие письма прошло большой исторический путь: от рисунков (пиктограмм) к сложным идеографическим системам, а от них к более простым слоговым и буквенно-звуковым системам. Развитие письменности было обусловлено растущими общественными потребностями, а также необходимостью более точной передачи человеческой речи. Определенную роль в этом процессе также сыграли материалы и инструменты, использовавшиеся в разные эпохи для письма.Описательное письмо сегодня остается наиболее важным способом документирования, в первую очередь сбора и хранения информации на естественных языках.Текстовое документирование – это запись информации посредством письма. Развитие этого способа документирования шло в направлении передачи в письменных знаках, что позволяло обходиться меньшим количеством знаков. Текстовая документация всегда играла и играет огромную роль в развитии общества и человечества в целом. Важнейшее и основное предназначение письма – это возможность накапливать и передавать информацию во времени. Не менее важной ценностью текстовой документации является возможность распространения знаний на любые расстояния. Текстовая документация используется практически во всех сферах человеческой деятельности.2. Техническое документированиеТехническое документирование — это всего лишь способ фиксации технических идей на материальном носителе. Техническое документирование делится на несколько видов: проектная документация; технологическая документация; документы, определяющие технологический цикл изделия; документы, содержащие сведения, необходимые для организации производства и ремонта изделия; эксплуатационную документацию, в частности, руководство пользователя. Техническое документирование появляется в процессе документирования различных видов научно-технической деятельности, к которым относятся проектирование, строительство, разработка технологических процессов, исследовательская деятельность, организация промышленного производства, а также геологоразведочные, геодезические, картографические работы. Таким образом, техническое документирование — это общее название графических и текстовых документов, отражающих техническую идею.Техническое документирование появилась еще в глубокой древности, практически одновременно с появлением письменности. По мнению ученых, многие из наскальных рисунков уже содержали промышленную тематику. По чертежам строились храмы и дворцы в Древнем Египте и Вавилоне. Появлялись также технические описания на камне, глине, папирусе, которые впоследствии дополнялись экономическими расчетами и сметами. Для изготовления изделий и возведения зданий стали выпускать образцы и модели. Появляются чертежи специального технического назначения — чертежи, географические карты.Качественные изменения в техническом документировании произошли при переходе от аграрного общества к индустриальному. В этот период важнейшим техническим документом становится чертеж, т. е. изображение предмета, выполненное с помощью линий, линий на плоскости по определенным правилам. Неслучайно это было в конце 18 века - появился и используется до сих пор так называемый проекционный рисунок, разработанный французским инженером Г. Монже. В дальнейшем расширение сферы применения технической документации происходило за счет появления новых или совершенствования старых ее направлений: технологической документации, документации научных исследований, стандартизации и т. д.3. Кино-, фото- и видео документированиеС 19 в. наряду с текстовой и технической изобразительной документацией всё большее распространение получают новые способы документирования, являющиеся результатом технического прогресса, научных открытий и технических изобретений. Это фото-, кино-, видео- документирование.Фотодокумент – это изобразительный документ, созданный фотографическим методом. Особенность фотодокументов: они возникают в момент событий, поэтому благодаря своей точности и наглядности представляют большую ценность и широко используются в различных областях человеческой деятельности: медицине, науке, искусстве, судебной практике, журналистике и т. д. Копии документов получают с помощью микрокопирования.Кинодокумент – визуальный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Документальный фильм отражает события в динамике, движении.Фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, записанную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко используются во многих сферах жизни человека.Одной из предпосылок изобретения фотографии стала камера-обскура (темная комната), свойство которой состоит в том, что луч солнца, проникая в нее через маленькое отверстие, оставляет на поверхности световой узор предметов внешнего мира. Еще одной предпосылкой стало изобретение очков в 13 веке. В результате камера-обскура была снабжена двояковыпуклой линзой и использовалась для механического зарисовки предметов внешнего мира. Однако решающей предпосылкой стали достижения в области химии. В 18 веке была открыта чувствительность к свету растворов солей железа и брома, а в начале 19 века был открыт основной закон фотохимии, согласно которому только те лучи, которые поглощаются этим веществом, могут химически воздействовать на вещество.Первое в мире фотографическое изображение было сделано французом Ж.Н. Ньепсу в 1826 году. Он же создал первый фотографический аппарат. Другой француз – художник-декоратор Л.-Ж.М. Дагер впервые получил фотографию с относительно высоким качеством изображения на галогеново-серебряном слое. Изображение Дагера, впоследствии получившее название дагерротип, было доложено 7 января 1839 года на заседании Французской академии. С тех пор этот день отмечается как день рождения фотографии. Позднее фотография развивалась по методу английского изобретателя В.Ф.Г. Тальбота, открывшего негативно-позитивный процесс и еще в 1835 г. получившего первый в мире негатив и позитивный оттиск с него на бумаге, пропитанной хлористым серебром. Сразу же после своего появления фотография получила широкое применение в различных сферах жизни человека: в политике, науке, культуре, искусстве и т. д. Фотодокументы играют важную роль в средствах массовой информации. Они являются важнейшим историческим источником. Фотография заняла прочное место в документах, удостоверяющих личность: в паспортах, студенческих билетах, водительских правах и т.д.Применение микрографической техники расширило сферу использования фотодокументов. В результате появились документы на микроформах. Это фотодокументы на пленке или другом носителе, которые для изготовления и использования требуют соответствующего увеличения с использованием микрографической техники. Эти документы включают в себя:- микрокарта - документ в виде микроформы на материале непрозрачного формата, полученный путем копирования на фотобумагу или микроофсетной печати;- микрофильм - микроформа на рулоне светочувствительной пленки с последовательным расположением кадров в один или два ряда;- микрофиша - микроформа на пленке прозрачного формата с последовательным расположением кадров в несколько рядов;- ультрамикрофиша - микрофиша, содержащая копии изображений объектов с уменьшением более чем в 90 раз. В последнее время цифровой фотографический процесс применяется в фотографической документации. Он лишен многих недостатков, присущих традиционной технологии, основанной на фотохимическом галогенсеребряном процессе и требующей многостадийной химической обработки, значительных временных затрат, использования драгоценного металла - серебра. В цифровой фотографии оптическое изображение предмета преобразуется в электрический видеосигнал с помощью светочувствительного датчика — твердотельной пластины с размещенным на ней множеством мельчайших фотоэлементов — пикселей. Затем полученный сигнал преобразуется в цифровую форму и сохраняется в запоминающем устройстве, откуда может подаваться на принтер для получения фотопечати. Первая электронная фотосистема была создана в 1981 году японской компанией Sony.Одним из преимуществ цифровой фотографии является то, что полученное изображение можно корректировать – менять цвет, контрастность, ретушировать и т. д. Кроме того, цифровую камеру можно подключить к компьютеру и его периферийным устройствам, а полученные изображения передавать через Интернет.С фотодокументированием тесно связана кинодокументирование, появившаяся благодаря изобретению фотографии и, естественно, позже. Кино — это, по сути, динамическая фотография. В результате съемки на пленку получается изображение, представляющее собой серию фотографий, содержащих последовательные статические фазы движения. При проецировании этих изображений на экран из-за быстрой смены кадров движение воспринимается как непрерывное. Это связано с тем, что возбуждение сетчатки, вызванное проекцией изображения отдельного кадра, не успевает угаснуть до тех пор, пока этот кадр не сменится другим, содержащим изображение следующей стационарной фазы движение. В результате последовательные статические фазы движения сливаются в зрительном восприятии человека. При этом оптимальное изменение составляет 24 кадра в секунду.Первые киносистемы были изобретены в 1880-х годах. Разработкой одного из них занимался француз О. Ле Пренс, впервые применивший гибкую целлулоидную светочувствительную ленту и частоту съемки 16 кадров/сек. Зарождение кино впоследствии оказалось связанным с именами братьев Люмьер, которым в 1895 году удалось не только произвести киносъемку, но и впервые организовать публичный показ фильмов. До конца 19 века французы сняли около 2 тысяч фильмов, ставших первыми в мире кинодокументами.Первой киносъемкой в ​​России стала киносъемка коронации Николая II в 1896 г. кинематографическим способом создаются визуальные или аудиовизуальные документы, которые называются кинематографическими документами. Они имеют сложную структуру и состоят из кадров, планов (последовательно расположенных кадров, снятых с одной точки), а также звуковой составляющей, т.е. органично сочетают в себе визуальную, текстовую, музыкальную и шумовую составляющие.В кинодокументах широко отражены самые разные события и факты действительности. Не случайно уже более века кинодокументы широко используются для фиксации информации в различных областях науки и техники, социально-экономической, политической и культурной жизни. Многотысячные метры фильмов в жанре кинохроники, киножурналистики стали своеобразной летописью отечественной и мировой истории. Фотодокументы широко используются во многих сферах человеческой деятельности: в науке, искусстве, технике. Фотодокументы изготавливаются на бумаге, стекле и других материалах со специальным покрытием, темнеющим под воздействием световых лучей. Цифровая фотография становится все более популярной. Преимущество цифровой фотографии в том, что полученное изображение можно корректировать — менять цвет, контрастность, ретушировать и т. д.Однако в последние десятилетия кинодокументирование уступило место видеодокументированию. Первые попытки видеозаписи были предприняты еще в 1927 году англичанином Бердом для записи видеосигналов механического телевидения (телевидение с механической разверткой изображения). Это была система механической записи на видеокассеты, аналогичная тогдашней обычной граммофонной записи. В 1950-х годах, с распространением электронного телевидения, методы аудиозаписи первоначально использовались и для записи видео. К тому времени количество этих методов достигло уже трех: механический (на грампластинках), фотографический (в пленках) и магнитный (в магнитофонах). Однако наиболее перспективным оказался принцип поперечно-линейной записи на магнитную ленту, разработанный в 1956 г. в США.4. Электронное документированиеЭлектронный документ - документ, созданный в электронной форме без предварительного оформления на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.Исходя из содержания понятия «электронное делопроизводство», создание электронного документа осуществляется на этапе его документирования.Сегодня электронные документы в сфере управления создаются и используются наряду с бумажными носителями. Хотя общий объем документооборота увеличивается из года в год, рост электронных документов идет быстрее, удваиваясь ежегодно, а количество бумажных документов увеличивается на 8-9% в год.Уровень автоматизации процессов работы с документами, использование элементов электронного документооборота оказывают существенное влияние на организацию управленческого труда, появление новых особенностей в работе руководителей и специалистов. Новые элементы появляются практически во всех основных функциях работы с документами.В настоящее время в информационной сфере происходят радикальные изменения, которые не могут не затрагивать различные стороны управленческой деятельности. Эти изменения носят глобальный характер и рассматриваются как проявления информационной революции.История появления понятия «электронный документ» начинается в 1970-х годах в СССР термином «машиночитаемые документы». ГОСТ 6.10.4-84, выпущенный в 1984 году, подтвердил факт наличия документации в документальной среде на новых носителях. Под машиночитаемым документом понимался документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации.Электронный документ дает массу преимуществ для пользователей:1. Ускорение процессов документооборота;2. Возможность передачи документа по цифровым каналам связи;3. Легко изменяемый контент (редактирование);4. Теоретическая возможность вечного хранения;5. Неограниченное количество копий с юридической силой и т. д.
Заключение
Таким образом, документирование – запись информации на различные носители по установленным правилам.Способ документирования – это метод, используемый при записи информации на материальный носитель.Документ сопровождает человека от рождения до смерти и в нем фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение среднего специального и высшего образования, заключение брака и т. д. В далеком прошлом документ появляется, прежде всего, в целях закрепления, подтверждения права личности, семьи, рода на землю, какое-либо имущество, право на власть и т.п.Постепенное совершенствование общей культуры и языка приводило к все большему совершенствованию документа. Документ на раннем этапе возникновения человечества выполнял те же функции, что и сейчас. И, как правило, сейчас используются те же способы документирования информации, но они совершенствуются и постепенно дополняются.
Список использованной литературы
1. Абуладзе Д. Г. Документационное обеспечение управления персоналом. — М.: Юрайт, 2020. — 300 с.2. Вешкурова А. Б. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. — М.: Директ-Медиа, 2020. — 170 с.3. Кузнецов И. Н. Организация и технология документационного обеспечения управления. — М.: Юрайт, 2019. — 522 с.4. Суровцева, Н.Г. Электронный документ как объект документирования: историографический обзор / Н.Г. Суровцева // Самарский научный вестник. – 2018. - №4. – С. 277-286.5. Способы документирования. - https://hist.bsu.by/images/stories/files/uch_materialy/arch/1_kurs/Dok_Ivanova/8.pdf (дата обращения: 08.01.2022).6. Способы и средства документирования: традиционные и технотронные способы документирования. - https://scienceforum.ru/2015/article/2015010682 (дата обращения: 08.01.2022).7. Шувалова Н. Н. Документационное обеспечение управления. — М.: Юрайт, 2020. — 266 с.