Эссе на тему: "Нужна ли и почему нужна работа с документами в наше время"

На протяжении всей истории цивилизации предметная область,
характеризующая работу с документами как важную функцию управления,
формировалась и постепенно расширяла свои границы, что находило
отражение и в ее терминологическом наименовании. Первым в области
работы с документами появился термин дело, обозначающий собрание
документов, относящихся к какому-либо вопросу, и зафиксированный в
текстах. В XIX в. нормативное закрепление получил термин
делопроизводство, под которым понимали «должностную бумажную
переписку», а делопроизводителем считали «секретаря, правителя дел, на
ком лежит деловая переписка». C конца ХХ века под делопроизводством
понимаются наиболее рациональные системы документного оформления
(документирования) работы учреждений, организаций и предприятий,
основанные на научной организации и применении современной техники.
Они охватывают весь комплекс работ по составлению документов, ведению
переписки, исполнению и контролю за исполнением документов, учету,
систематизации, хранению, использованию, созданию к документальным
материалам учетно-справочного аппарата и их сдачу в архив.
В международном стандарте ISO 15489-2001 «Information and
documentation – Records management» закреплены принципы управления
документацией: установление и документальное закрепление основных
правил и стандартов работы с документацией в организации; распределение
ответственности и полномочий в области работы с документацией между
сотрудниками организации; создание и сохранение аутентичных,
достоверных и пригодных для использования документов, а также защита
целостности этих документов в течение требуемого времени.
Таким образом, развитие документационной деятельности, изменение
подходов к управлению, появление новых технологий и средств
автоматизации привело к расширению объема информации. В мире ХХI века
документ выступает как носитель информации, в качестве непременного
элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы,
обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием
для принятия управленческих решений, служит доказательством их
исполнения и источником для обобщений, а также материалом для
справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ
выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое
решение записывается, закрепляется в документе.
Постоянное увеличение потока документов сделало работу с
документами в наше время совокупностью планомерных и эффективных
действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению
документов в организациях с целью доказательства проведения
деловых (управленческих) операций
В мире третьего тысячелетия управление документацией обозначает
не только сферу работы c документами, но и требования к этой сфере:
надежное хранение документации, своевременную ликвидацию ненужных
документов, экономное и эффективное создание, использование и хранение
документов в течение их жизненного цикла, правовое обоснование всех
аспектов управления документацией.
Несмотря на развитие систем управления, способов и методов
документирования, появление новых электронных технологий, в
настоящее время для обозначения работы c документами употребляются
три термина: делопроизводство , документационное обеспечение
управления, управление документацией. Такая ситуация объясняется
различным уровнем развития организаций, их размером (малые, средние,
большие), организационно-правовой формой, а также возможностью
применения новых информационных и коммуникационных технологий,
психологическими особенностями руководителей. На наш взгляд самым
перспективным представляется использование термина «управление
документацией», так как он соответствует международной терминологии и
наиболее точно отражает современный уровень развития документирования
и организации работы с документами.
Старая советская шутливая поговорка гласила «Без бумажки ты
букашка a c бумажкой – человек!». Это квинтэссенция характеристики
документа и его роли в цивилизованном обществе. Однако документ это не
только паспорт, о котором говорится в пословице, но миллионы страниц
бумажных распоряжений, справок, отчетов и т.д. и т.п. постоянно
циркулирующих в современном мире и обеспечивающих его существование.
По материалам эссе можно сделать вывод, что для ХХI века
характерно увеличение числа документов и научная организация управления
документацией. Она заключается в следующем:
– в организации полного и точного документирования деятельности
предприятий, созидании соответствующих форм документов;
– ведении механизма контроля за объемом и качеством создаваемых
документов;
– упрощении деятельности по созданию, накоплению и использованию
документов;
– надежном хранении документации и своевременной ликвидации ненужных
документов;
– правовом обосновании всех аспектов управления документацией.
Как показывает отечественная и мировая практика рост объема
документации представляет собой проблему в разной степени характерную
для всех государств мира. Сегодня резко увеличились документные потоки,
и требуется развитие управленческой деятельности в этой сфере. В силу
этого работа с документами в наше время является нужной и важной, т.к. она
решает проблемы обеспечения нормального функционирования
человеческой цивилизации. Мое понимание работы c документами
состоит в её необходимости и обязательности для современного мира.

Список литературы

1. Банасюкевич, В. Д. Вопросы формирования теории документоведения.
- СПб.: Нева, 2017.-344 с.
2. Белоус, Е. С. Лексико-семантическая характеристика терминов
управления документацией.// Вестник Волгоградского
государственного университета. Серия 2, Языкознание. – 2010. – № 2
(12). – С. 13–18.
3. Ларин, М. В. Управление документацией. Теория и практика / М. В.
Ларин // Делопроизводитель. – 2016. – № 1.С.55-59.
4. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому
делу. Управление документами. Общие требования : ГОСТ Р ИСО
15489-1-2017. М. : Изд-во стандартов, 2017. – 54 с.
5. Сокова, А. Н. Деловая документация в сфере управления. – М.: Знание,
1985. – 64 с.