Документы коллегиальных органов, документы по личному составу

Введение
В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм. С помощью управленческой документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительная деятельность аппарата управления, ведется бухгалтерский учет и отчетность и т.п. Во время проведения ревизий проверяют именно документы, т.к. они служат основным доказательством фактов. Таким образом, роль документов в различных областях деятельности человека трудно переоценить.
Данная работа призвана помочь студенту получить необходимые знания и навыки в управленческой деятельности, познакомиться с определенными документами, в частности, с документами коллегиальных органов и документами по личному составу. В нашей стране множество коллегиальных органов, поэтому особое внимание придаётся документальному обслуживанию их деятельности. В свою очередь, кадровые документы также являются неотъемлемой частью практической деятельности любой организации, фиксируют движение персонала, подтверждают трудовые права работников, являются доказательством при разрешении конфликтных ситуаций.
1. Документы коллегиальных органов
Работа коллегиальных органов документируется постановлениями, решениями, распоряжениями. Постановления и решения принимаются в результате обсуждения определенных задач и вопросов на заседаниях (совещаниях) коллегиальных органов. Ход заседаний фиксируется в протоколах.
Основной формой деятельности коллегиального органа является заседание. При подготовке и проведении заседания создаётся ряд промежуточных документов (протокольные) – план работы, повестка дня, проекты решений и сам протокол.
План работы – составленный по определённой форме документ, которым планируется оперативная работа организации, повторяющаяся периодически или выполненная в разовом порядке в определённый отрезок времени. План работы подписывают исполнители, утверждает руководитель.
Реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, место составления или издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст (в виде таблицы), отметка о наличии приложения (при необходимости), подписи.
При составлении плана особое внимание надо обращать на формулировку вопроса в повелительной форме.
Акт – документ, составляемый группой людей, подтверждающий установленные ими факты или события.
Виды:
- ликвидации (учреждения, предприятия, организации).
- сдачи-приёмки (работ, материальных ценностей, документов, дел, законченных объектов и др.).
- обследования (состояния техники безопасности, условий труда, результатов деятельности).
- испытаний (образцов, систем, технологий, новых изделий, оборудования).
- дегустации.
- ревизий.
- уничтожения дел, испорченных товаров.
- списания.
- инвентаризации.
- расследования несчастных случаев, аварий и т.д.
Оформляются на бланке организации.
В акте содержатся следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, место составления или издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, основание для его издания, текст, отметка о наличии приложения, подписи, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, идентификатор электронной копии документа. 
Текст состоит из трёх частей:
1. Введение (указывается документ, послуживший причиной проверки, его дата и номер – основание для издания акта, далее – список фамилий лиц, составивших акт (сначала председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие (в алфавитном порядке), с указанием должности) от левого края.
Например:
Составлен комиссией:
Председатель — зам. директора В.Т. Трофимов
Члены комиссии — гл. инженер В.З.Зиновьев
ст. мастер Н.Б.Кривошеев
механик А.Т.Морозов
2. Констатирующая (начинается с абзаца, включает сроки проведения работы комиссии, сущность установленных фактов, методы, которыми велась проверка).
3. Выводы, предложения, заключения комиссии (печатается с абзаца).
В конце указываются данные о количестве экземпляров акта и месте их нахождения или адресатах, которым он направлен.
Например:
Составлен в 3-х экз.:
1-й экз. - директору предприятия;
2-й экз. - в бухгалтерию;
3-й экз. - в дело №12/05.
 Акт подписывается всеми членами комиссии. Подписи располагаются в той последовательности, в которой эти лица указаны в составе комиссии в вводной части, но без указания должности.
Например:
Председатель ________ ИОФ
Члены комиссии ________ ИОФ
________ ИОФ
 Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях.
Протокол оформляется на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дату заседания, номер протокола, место заседания, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку об исполнении документа и направлении его в дело, идентификатор электронной копии документа.
Ведётся секретарём, который стенографирует, записывает на магнитофон или конспектирует выступления на заседании. Составляется черновик, который в 5-дневный срок приводится в соответствие и оформляется.
Дата – дата заседания (если несколько дней, то включают дату начала и окончания).
Например:
21-24.01.2005
Номер – порядковый номер заседания (в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа).
Заголовок к тексту – название вида коллегиальной деятельности (собрание, заседание, совещание и т.д.) и названия органа в Род. п.
Например:
Заседания совета
Собрания акционеров
Текст включает в себя:
1. Вводную часть, в которую входят:
1.1. Сведения о председателе и секретаре заседания - их фамилии и инициалы.
Например:
Председатель — В.И.Харченко
Секретарь — С.Б.Филимонов
1.2. Сведения о присутствующих – с новой строки после слова «Присутствовали:» перечисляются ФИО постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), а также ФИО приглашённых на заседание. Если их количество больше 10, то указывается общее количество.
1.3. Повестка дня (краткое содержание документа, которое содержит оптимальное количество вопросов и устанавливает последовательность их рассмотрения, а также фамилии основных выступающих по каждому вопросу.
Например:
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О перспективах развития завода. Доклад директора Асакова В.Р.
2. Об итогах социологического опроса рабочих. Доклад начальника социологической службы Булановой Л.Д.
 2. Основная часть (столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня; каждый раздел состоит из трёх частей, которые начинаются словами (прописными буквами): «СЛУШАЛИ:», «ВЫСТУПИЛИ:”, “РЕШИЛИ:» (ПОСТАНОВИЛИ).
Например:
1. СЛУШАЛИ:
З.Е.Константинова - ...(запись выступления от третьего лица ед. ч.)
….- ...
2. ВЫСТУПИЛИ:
...- … (запись выступления от третьего лица ед. ч.)
… - ...
3. РЕШИЛИ:
3.1. Специальным кафедрам провести совместное заседание, посвящённое ...до 00.00.0000.
3.2. Доценту И.И.Иванову организовать на кафедре выставку... к 00.00.0000
Подписывает председатель и секретарь собрания. Может быть установлен гриф утверждения.
Одной из форм направления решений коллегиального органа на исполнение, которая также поддерживает правило разграничения прав доступа к информации и документам, является поручение коллегиального органа. Поручения как документы нашли свое применение в основном в деятельности совета директоров и правления.
Заголовочная и оформляющая части поручения коллегиального органа оформляются почти так, как в приказах и распоряжениях, а принятое решение, содержащее конкретные поручительские пункты, переносится (копируется) из раздела протокола «ПОСТАНОВИЛИ» (либо «РЕШИЛИ»). Подписывается поручение только председателем коллегиального органа.
2. Документы по личному составу
Важнейшей функцией кадровой службы является документирование трудовых правоотношений. В каждой организации имеется такая служба (в лице одного человека или группы лиц).  
Трудовые правоотношения работодателя (организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом РФ. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, называют документацией личному составу. Таким образом, это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками.
В состав кадровой документации входят:
- первичные личные документы (резюме, автобиография, характеристика);
- распорядительные документы;
- первичные учётные (унифицированные) документы;
- документы по социальному обеспечению.
 Документацию по личному составу (персоналу, кадрам) можно классифицировать на четыре группы:
- документация, связанная с комплектованием персонала организации;
- документация, связанная с процессом продвижения персонала по службе;
- документация, связанная с выполнением работником требований трудовой дисциплины;
- документация, связанная с прекращением трудовых отношений работников с организацией, с увольнением.
В настоящее время распространенным документом при приеме на работу является резюме. Его особенностью является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.
Реквизиты резюме: наименование вида документа, дата, текст, подпись, а также указываются данные об авторе (фамилия, имя, отчество, профессия, специальность, квалификация, домашний адрес, телефон).
Текст может состоять из разделов: цель резюме – место, на которое претендует составитель; образование; трудовая деятельность; специальные знания; семейное положение.
Документом, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их, является трудовой контракт (договор). Трудовой контракт должен заключаться в письменной форме.
При заключении контракта рекомендуется указывать следующие основные условия:
место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес);
конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнять работник;
дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт;
оплату труда;
обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.
Контрактная форма найма, организации и оплаты труда распространяется на следующие категории работников:
на постоянных работников;
на временных работников;
работающих на основном месте работы;
работающих по совместительству.
В контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия.
Трудовой контракт может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок не более 5 лет, на время выполнения определенной работы.
Контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится на предприятии, второй у работника.
Прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия оформляются приказами по личному составу. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» или «к». Приказы по личному составу относятся не только к распорядительной документации, но одновременно являются первичными учетными документами. Поэтому приказ по личному составу оформляется на общем бланке и одновременно информация фиксируется в унифицированной форме первичной учетной документации.
Реквизиты приказа: наименование организации, вид документа, дата, номер, место составления, заголовок, визы, подпись. Начинаются приказы по личному составу с глагола: ПРИНЯТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ЗАЧИСЛИТЬ, НАЗНАЧИТЬ, который печатается прописными буквами. Затем с новой строки указывается фамилия, имя, отчество (полностью), название должности, наименование структурного подразделения, с какого числа и с каким окладом принять работника (например, приказ о назначении).
Приказ о приеме на работу оформляется также на бланке типовой межотраслевой формы №Т-1. Бланк размером А5 имеет лицевую и оборотную стороны. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется и подписывается руководителем предприятия.
Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы №Т-8.
В графе «основание» указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья Трудового кодекса РФ, соответствующая причине увольнения.
Все приказы визируются юристом и другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия.
Все приказы по личному составу объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самими работником и содержит подпись работника и дату ознакомления.
Приказы по личному составу хранятся 75 лет.
На всех предприятиях, организациях независимо от форм собственности на работников ведутся трудовые книжки. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы.
На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя, отчество работника полностью без сокращений, а также указывается дата рождения, которая содержит число, месяц и год.
Сведения об образовании и специальности или профессии указываются на основании соответствующих документов (аттестатов, дипломов, сертификатов, справок, если образование незаконченное высшее).
На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была заведена.
Все записи на последующих страницах трудовой книжки производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении. С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.
При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования в сейфах не менее 50 лет.
Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы №Т-2, которая заполняется на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.
Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта и записей в трудовой книжке заполняется раздел 1 «Общие сведения». Для заполнения раздела 2 «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.
Главным разделом карточки является раздел 3 «Прием на работу, назначения, перемещения». Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника.
Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.
Карточки уволенных сотрудников формируются в самостоятельное дело также по алфавиту (по трем первым буквам фамилий). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составляется внутренняя опись. Срок хранения личных карточек – 75 лет.
Совокупность документов, содержащих сведения о работнике, представляет собой личное дело (досье). Чаще всего, оно заводится на руководителей и ведущих специалистов.
В состав личного дела должны входить следующие документы:
1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле. Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
2. Анкета или личный листок по учету кадров. Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейное положение и др. Он заполняется от руки работником при поступлении на работу. Анкета отличается от личного листка тем, что подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником, ответственным за персонал предприятия.
3. Автобиография или резюме. На коммерческих предприятиях поступающие на работу, как правило, предоставляют резюме.
4. Копии документов об образовании. Можно снимать только с подлинников данных документов.
5. Копии документов об утверждении в должности. Помещаются в личные дела руководителей фирмы. (Копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы).
6. Характеристики или рекомендательные письма. Подшиваются в личное дело работника в том случае, если они предоставлялись при приеме на работу или при утверждении в должности.
7. Трудовой контракт (договор). Он может входить в состав документов личного дела или храниться отдельно.
8. Дополнение к личному листу по учету кадров. Это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листа по учету кадров (или анкеты).
9. Справки и другие документы, относящиеся к данному работнику (списки изобретений, научных трудов и пр.)
Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Оно хранится инспектором по персоналу и выдается во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.
Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и хранится 75 лет.
Заключение
В работе были рассмотрены документы коллегиальных органов и документы по личному составу. Общие требования к документированию управленческой деятельности установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016. В соответствии с требованиями стандарта ОРД имеют установленный комплекс реквизитов и фиксированный порядок их расположения на документе, которые должны соблюдаться при составлении любого документа.
Выяснилось, что работа с любым видом управленческого документа требует базовых знаний по документированию управленческих действий. При составлении и оформлении документа необходимо проявлять максимум внимания и четкости. Уровень оформления документа служит важным показателем профессионализма специалиста. Документ должен быть правильно оформлен и содержать необходимые и правильно проставленные реквизиты.
Таким образом, мы сформировали базовые компетенции в области документирования управленческой деятельности, в частности, рассмотрели отдельные виды документов.
Библиографический список
Басаков М.И. Новый справочник кадровика : документирование кадровой работы / М. И. Басаков. ‒ Ростов-на-Дону : Феникс, 2015. ‒ 268 с.
Вялова Л.М. Кадровое делопроизводство : для студентов высших учебных заведений, обучающихся по направлению «Документоведение и архивоведение» / Л. М. Вялова: учебник. ‒ Москва : Академия, 2014. – 222 с.
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.
Кирсанова М.В. Курс делопроизводства : документационное обеспечение управления: учебное пособие для студентов высших учебных заведений, обучающихся по специальности «Менеджмент» / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов; Новосибирский государственный университет экономики и управления. Москва : Инфра-М, 2013. – 255 с.
Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (ред. от 26.04.2016) // [Электронный ресурс] / Правовой сервер КонсультантПлюс. – М.: 1997–2019. – Режим доступа: http://www.consultant.ru, свободный. – Загл. c экрана.
Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности : учебное пособие по дисциплине специализации специальности «Менеджмент организации» / А. А. Раздорожный. ‒ Москва : Инфра-М, 2015. – 302 с.
Тихомирова Л.В. Документы в кадровом делопроизводстве / [авт. и сост. Тихомирова Л. В., Тихомиров М. Ю.]. - 3-е изд., с изм. и доп. М. : Изд. Тихомирова М. Ю., 2015. 190 с.